إدارة الاجتماعات وإعداد المحاضر والتقارير

الفئة المستهدفة:

اعضاء المجالس و جميع المستويات الإدارية التي يتطلب عملها عقد الإجتماعات وإدارتها وكذلك مقررو الإجتماعات واللجان وأمناء السر والقائمين على إدارة وتنظيم الإجتماعات واللجان فى المنظمات والوزارات والاجهزة المختلفة.

الأهداف العامة :

• إكساب المشاركين المهارات الإدارية لتنظيم وتخطيط وقيادة الإجتماعات واللجان

• صقل وتنمية إدارة وقيادة الإجتماعات واللجان ومهارات التعامل مع المواقف والأفراد المجتمعين بما يضمن قرارات ونتائج صائبة

• تنمية قدرات المشاركين وتزويدهم بالمهارات اللازمة لإعداد وكتابة المحاضر والتقارير للإجتماعات واللجان وذلك من حيث الشكل والمضمون

• والصياغة والمحتوى وإكسابهم المهارات اللازمة للعرض والتقديم والمتابعة للقرارات والتوصيات

• أن يتقن المتدرب جميع الأسس اللازمة لكتابة وإعداد التقارير

• إتقان مهارات تزيد من سرعة العمل

• القدرة على إعداد تقارير منظمة والعمل عليها وإخراجها بالصورة المناسبة

المحتويات الأساسية :

(إدارة وتنظيم الإجتماعات واللجان- المفاهيم الأساسية للإجتماعات واللجان)

• التعريف بالاجتماعات واللجان ودورها في زيادة فعالية الإدارة

• الأنواع المختلفة للإجتماعات واللجان .

• القواعد المنظمة لسير العمل والإجراءات .

• الجوانب التنظيميه والقانونيه للاجتماعات واللجان .

• مهارات التخطيط والتنظيم لأعمال الإجتماعات واللجان

• مبررات الدعوة لعقد إجتماع .

• كيفية وضع جداول الأعمال .

• التجهيزات الأساسية لعقد الإجتماع .

• الجوانب الفنيه للإجتماعات .

(مهارات القيادة الفعالة لإجتماعات و لجان)

• طرق وفنون قيادة الإجتماعات النقاشية واللجان الفنية .

• مهارات التعامل مع الأنماط المختلفة للأفراد المجتمعين ومواجهة المواقف المختلفة .

• مهارات تحقيق المشاركة الفعالة في إتخاذ القرارات .

• مهارات إكتشاف نقاط الإختلاف والإتفاق لأفراد الاجتماع والتعرف على الأسئلة المثارة .

• كيفية سحب الموضوع من المناقشة أو البت أو التأجيل أو إتخاذ قرار .

• مهارات إدارة الوقت للإجتماع .

• مهارات الحديث الجيد والعرض الفعال والإنصات .

• المخرجات الأساسيه للإجتماعات واللجان ( القرارات / التوصيات ) .

• مهارات إتخاذ القرارات وإجراءات الموافقة عليها .

• القرارات الناجحة وكيفية صياغتها .

• مواصفات ومعايير المحضر الجيد وكيفية مراجعته .

• أساليب تطوير أداء أعمال الإجتماعات واللجان .

(فن كتابة التقارير باللغتين العربية والانجليزية)

• مفهوم التقارير والبعد الإداري لها .

• عناصر تعريف تقنية التقارير .

• أهمية التقارير الإدارية .

مهارات إعداد وكتابة والتقارير والمحاضر لإجتماعات المفاهيم الأساسيه

لإعداد المحاضر والتقارير وأهميتها لزيادة فعالية العمل الإداري

• دور المحاضر والتقارير في نجاح أعمال الاجتماعات واللجان .

• الأنواع المختلفة للمحاضر والتقارير ( الصور التي تخرج عليها ) .

• أساليب إعداد المحضر الجيد والتقرير الجيد .

• المراحل الأساسيه لإعداد المحاضر والتقارير .

• مهارات الكتابة الجيدة وخصائص إعداد المحاضر والتقارير

• مبادىء الكتابة الإدارية ( الرسميه )

• مناهج وأسس كتابة المحاضر والتقارير .

• أسس تطوير مهارة الكتابة الجيدة ( تطبيقات عملية ) .

• مبادىء الصياغة الجيدة للقرارات والتوصيات لمجالس.

• كيفية تحسين تركيبات الجمل .

• إستعراض الأخطاء اللغوية الشائعة .

• مختبر عملي للتدريب على إعداد المحاضر والتقارير ومهارة العرض والتقديم .

(تقنيات إعداد الرسائل والتقارير الإدارية)

• تحديد هدف التقرير (الموضوع ) .

• تصميم منهجية التقرير (طريقة التفكير ) .

• الحقائق الميدانية ( الاستقصاء ) .

• التحليل الكمي (عملية القياس ) .

• تشخيص النتائج الميدانية (الاستنتاجات ) .

• اقتراح البدائل العلاجية(الحلول ) .

• كتابة التقرير (التوثيق ) .

• مفهوم المعلوماتية والمراسلات والتقارير الإدارية .

• نظم المعلوماتية وصناعة القرارات الإدارية .

• تحرير المراسلات باستخدام النماذج الإلكترونية .

• إعداد التقارير الإدارية باستخدام البرمجيات والمعلوماتية

• الاتصالات الكتابية وعلاقتها بالكتابة الإدارية .

• أهمية تقارير محاضر الاجتماعات للإدارة العليا

• أنواع التقارير وأهميتها وطريقة إعدادها .

• أجزاء القرير ومراحل إعداده .

• كيف تكتب تقريرا ناجحا .

• كيف تحلل محتوى التقرير .

• الجانب الإحصائي في التقرير واعداد الملاحق .

(كيفية تحليل المعلومات تمهيدا لكتابة مسودة التقرير)

• وصلة الكتابة النهائية للتقرير .

• كيفية إخراج التقرير .

• مختبر عملي لاعداد وصياغة محاضر الاجتماعات مجموعات عمل ) .

• تلخيص وعرض التقارير ( تمثيل أدوار ).

• اثر التقارير في إدارة الوقت , اتخاذ القرارات

• مقدمة عن الاتصالات الشفوية (أنواعها أهميتها أشكالها(

• مفهوم الاجتماعات وأنواعها وأهميتها

• كيفية إعداد وصياغة محضر الجلسة

• التصرف في المواقف العارضة في الاجتماعات

• قواعد الإنصات الجيد والحديث الفعال

• مفهوم السلوك الإنساني وأثره في التعاملات الشخصية

• مهارة الاتصالات الهاتفية بكبار الشخصيات

• مهارة الاستقبال والتقديم والتوديع قبل وبعد الاجتماعات

(عن المراسلات والتقارير)

• أنواع المراسلات والتقارير وصفات كل نوع

• مهارات الكتابة المتميزة للتقارير

• مهارات تنظيم الكتابة وتسريعها

• دور الحاسب الآلي لتحسين الأداء في كتابة التقارير

• أهم الأخطاء وعلاجاتها في إعداد وكتابة التقارير