الإدارة بالأهداف وتحقيق النتائج للإدارة العليا

مقدمة :

• اسلوب إداري يشترك فيه الرئيس والمرؤوسين في كافة المستويات الادارية في المنشأة والشركة والمؤسسة في تحديد الاهداف التي ينبغي على الوحدات الادارية التي يعملون فيها تحقيقها ثم تحديد مسؤولية كل موظف على شكل نتائج متوقعة منه مطلوب تحقيقها ثم كتابة خطة واحدة لتحقيق تلك النتائج

• ثم الاتفاق على معايير لقياس الانجازات الفعلية لجميع العاملين

• ثم قياس نتائج التنفيذ آو الانجاز في مراجعة لاحقة دورية متفق عليها لاستعراض المشاكل ووضع سبل علاجها

• وفي النهاية تقويم الاداء بشكل كامل وتحديد الثغرات وتلافيها وهذا من خلال التعريف يبدو لنا

خصائص وصفات اسلوب الإدارة بالاهداف

• خصائص وصفات اسلوب الإدارة بالاهداف:

• وضع اهداف كل منصب ا داري هو اساس اسلوب الإدارة بالاهداف والمنصب الذي ليس له اهداف لا لزوم له

• تعتمد الإدارة بالاهداف على اداء شخصية العاملين في الانجاز أي يقوم الشخص من خلال ماا نجز وليس بما يتمتع به من صفات

• الإدارة بالاهداف تقوم على اساس المشاركة الديموقراطية أي التشاركية في الإدارة وليس إدارة الباب المغلق المحجوبة

يتكون منهج الإدارة بالاهداف من عناصر متعددة:

• الاهداف

• الخطط

• الاداء

• معايير الاداء

• احوال العمل

• نقاط تفتيش

• تقويم الانجازات

• آن التغييرات في المؤسسة تستمد من الاهداف فعندما يطلب مدير بيانات آو صلاحيات يتم دراسة علاقة ذلك بما يخدم تحقيق اهدافه

• تركز الإدارة بالاهداف على ضرورة الاقتناع الشخصي بالعمل وعلى التحفيز والاهداف المتفائلة تهتم بالكفاءة والاهداف الشخصية

• تركز على نظرية ماك غريغور التي يقول آن العامل الانسان يحب العمل وتحمل المسؤولية لذا يجب تحفيزه ودفعه وتنمية هذا الشعور لديه

• يقتصر دور الرئيس على التوجيه والتشجيع وتقويم الانحرافات

اهداف واغراض اسلوب الإدارة بالاهداف

• الربط بين اداء الفرد واهدافه واهداف المنظمة

• رفع مستوى الكفاءة من خلال المشاركة

• المساهمة في تحديد نظم مقبولة للاجور والحوافز على اساس موضوعي

• المساهمة في تحقيق التنسيق والرقابة الفعالة

• قياس الاداء والحكم عليه بشكل مستمر وموضوعي عن طريق المراجعة الدورية

فلسفة الإدارة بالاهداف

• نظرية تؤمن بان الانسان يحب العمل ومبتكر اذا توافرت له الظروف والطريقة الفعالة لتحفيزه هي تحقيق ذاته واشباع حاجاته الفيزيولوجية وحاجات الامان وليس من تعارض بين اهداف المنظمة واهداف الفرد

• الايمان بالإدارة كمنهج ديموقراطي يرتكز على المشاركة والتعاون

• الإدارة بالاهداف ليست مبدأ جديد بل هي اسلوب عمل تطبيقس يركز على النتائج من خلال الاستفادة الفعالة من جميع الموارد

• فلسفة الإدارة بالاهداف جامعة شاملة لمفاهيم مدارس الفكر الإداري ( الإدارة العلمية ومدرسة العلاقات الانسانية

• بيتر دراكر اول من نادى بالإدارة بالاهداف في امريكا عام 1954 في كتابه الإدارة في التطبيق

• الإدارة بالاهداف اداة تخطيطية واشرافية ورقابية اسلوب يضم كل وظائف الإدارة وينسق بينها ويعمل على تكاملها

خطوات تطبيق الإدارة بالاهداف الخطوة الاولى:

• تحديد وصياغة الاهداف العامة للمنشأة بالتعاون مع مجلس الإدارة والمستشارين

• مثال: زيادة الايرادات 15% خلال العام الحالي

الخطوة الثانية:

• توزيع السلطات والمسؤوليات بين الرؤساء

•  في الادارات العليا بحيث يتعرف كل منهم على الجزء الذي يخصه من الهدف الكلي ويفضل تدوين ذلك حتى لايحصل تداخل في الاختصاصات

الخطوة الثالثة:

• تكليف خط الإدارة التنفيذي باعداد الاهداف التي سيعملون على تحقيقها على ضوء اهداف الإدارة العليا التي يتبعون لها

الخطوة الرابعة:

• تحديد اهداف الخط الإداري المباشر على ضوء اهداف الوحدة التنفيذية التي يتبع لها

الخطوة الخامسة:

• تحديد هدف كل موظف مرؤوس وعامل بناء على اهداف الوحدة التنفيدية وذلك بالتعاون مع وحدته ورئيسه

الخطوة السادسة:

وضع خطة عمل كل مسؤول في المنشأةمتفق عليها مع الرئيس ويلتزم الجميع بالتنفيذ

الخطوة السابعة:

• المراجعة الدورية للانجاز للاهداف الذي حققه المرؤوسين

الخطوة الثامنة:

• تقويم الانجاز في نهاية الفترة المحددة المتفق عليها وهل فعلا زادت الايرادات بنسبة 15 % كما وضعنا الاهدف؟

• يقدم كل مستوى وكل مسؤول في كل خطوة تقرير عن العمل لاسيما في الانجازات

عملية تحديد الاهداف

• يجب آن نفرق بين الهدف ومجالات الهدف وتمر عملية وضع الاهداف في ثلاثة مراحل:

• تحديد مجالات الاهداف

• وضع مقاييس لكل مجال

• وضع الاهداف أي ترجمة كمية في زمن محدد

• مجالات مدير الانتاج : جودة الانتاج – تكاليف النتاج – استخدام اللالات

• مجالات مدير التسويق: مستوى المبيعات – ربحية المبيعات – الانتشار البيعي

• مجالات مدير المشتريات : تكلفة الشراء موعد التسليم – المرفوض

مستويات الاهداف

• الاهداف العامة الرئيسية

• اهداف الإدارة العليا

• اهداف الادارة الوسطى

• اهداف المستوى الاشرافي الإدارة التنفيذية

• يجب التنسيق والتوفيق بين الاهداف المتعددة وهذه مسألة هامة جدا أي عدم تنازع الاهداف

• يوجد نوعين من الاهداف: اهداف نمطية روتينية متكررة

• اهداف ابتكارية استحداثية تجديدية

• الابداع والابتكار هو الذي يميز المدير الناجح عن المدير الفاشل

عوامل الهدف الناجح والجيد

• تحديد النوعية بدقة ووضوح وبشكل موجز

• تحديد الممنوعات والقيود ومساعدات العمل

• امكانية القياس ( كم – كيف – وقت – كلفة – اداء )

• الواقعية أي ممكن التحقيق على ضوء الموارد

• الا تفاق مع اهداف الاخرين واهداف المنظمة

• المرونة

• الترتيب ترتيب الاهداف وفقا لاولويتها ووضع اولويات ضمن الاولويات

• التحديد بدء وانتهاء انجاز الهدف

• الضوابط وضع تعريف واضح وضع تاريخ محدد الهدف الانجاز وليس الابهار

• ساكمل دراستي للحصول على الماجستير في الإدارة العامة وساشترك في مجلتين للإدارة هذا مثال عن اهداف بناء الذات وتطوير القدرات

صفات المدير في ظل الإدارة بالاهداف

• قادر على احراز النتائج وتحقيق الاهداف

• التعاون والتعاطف مع المرؤوسين لتحقيق النتائج الملموسة

• النجاح هنا لايعتمد على الصفات الشخصية كالصرامة

• كسب ثقة ومحبة المرؤوسين

• صورة المنظمة في البيئة والمحيط يجب آن تكون ساطعة ومحترمة وموثوق بها

• يمثل عامل القدوة في كل شيء لاسيما في نوع السيارة التي يركبها وانماط استهلاكه واين يسهر وماذا يأكل ؟؟

• عينه على العمل وليس على الكرسي والسكرتيرة

• يسمع للجميع يقرب المجتهدين والاذكياء والمبدعين ويحفز المتفوقين

• مقومات نجاح الإدارة بالاهداف

• نظم سليمة ( نظام عاملين يسمح بتجديد العمالة الماهرة وليس منطلق هذا قريبي دبر له وظيفة وهذه اخت زوجتي ضعها سكرتيرة وهذه جميلة ضعها رئيسة دائرة من اجل آن تدخل اليك كثيرا في مكتبك )– نظام معلومات دقيق واتصالات حديثة – نظام مالي مرن في الصرف والانفاق لان الإدارة بالاهداف لا تعرف ميزانية بنود

• شرح الاسلوب للجميع

• دعم الإدارة العليا له

• نظام حوافز مجزي

• تدريب العاملين على الاسلوب

• تفويض السلطات اللازمة بقدر الاهداف

• الاخذ بالافكار الابداعية ومقترحات العاملين

• الاهتمام بالعامل البشري وتخطيط القوى العاملة

فوائد ومحاسن اسلوب الإدارة بالاهداف

• ينمي اسلوب الإدارة بالاهداف القدرة التخطيطية لكل من الرؤوساء والمرؤوسين

• يسهل مهمة الاشراف والتوجيه

• يساعد في التعرف على المشكلات الفعلية للعمل الحالية والمستقبلية

• يزيد من الإنتاجية وفيه قيمة تعليمية كبيرة

• يقوي الاتصالات بين الإدارة والعاملين وينشر المعلومات

• يساعد على رفع درجة رضى العاملين وروحهم المعنوية

• يساعد على اكتشاف المهارات الصالحة للترقية

• يخفف الروتين ويحقق المرونة التي يتطلبها العمل

• يكشف المقصرين بسرعة

• يعطي صورة كاملة عن المنظمة والشركة وعن العمل مما يسهل عملية الرقابةوتقويم الاداء الكلي لها

• يشكل هذا المبدأ فلسفة وثورة في الإدارة لكنه ليس علاجا ناجعا لكل مشاكل الإدارة

• ويمكن لنا في سورية استخدامه والاستفادة منه ومن مبادئه لان فيه الكثير من الأمور المهمة والتي يمكن تطبيقها على مؤسسات القطاع العام الخاسرة والفاشلة

• لكن من وجهة نظري لم يعد الإصلاح مناسبا لكثير من مؤسسات القطاع العام

• بل المطلوب اعادة هيكلة شاملة وجذرية واعادة دراسة كل مؤسسة وكل جهة عامة وكل مديرية تربية وكل مديرية صحة وكل مديرية ثقافة وهكذا ضمن خطة وطنية شاملة في اطار رؤية جديدة لدور الإدارة العامة في العمل الوطني ورسالة كل وحدة من وحداتها

• كفى هدرا للمال العام وكفى خسارات بمئات الملايين وربما المليارات ولم يبق أي عذر للاستمرار والعمل والخسارة لان الاستمرار بالعمل يعني المزيد من الخسارة لبعض المؤسسات

• يجب التحول من نمط الاجهزة الحكومية آلي نمط الشركات التي تطبق عليها قوانين قطاعات الأعمال

• يجب التحول من نمط الموازنة موازنة الاعتمادات والنفقات والابواب آلي موازنة البرامج والاداء

• يجب التخلص من الانشطة الهامشية وليس من اختصاص الدولة بيع الرز والسكر!!

• المدير الناجح المتخصص الموهوب يستطيع آن يحول الشركة من خاسرة آلي رابحة لنبحث عن المدراء المؤهلين المدربين الذين تخصصوا بدراسة الإدارة وكفى القول بان أي شخص يحمل اجازة جامعية يمكن آن يكون مديرا