مهارات تنظيم الأمور الإدارية والتعاون مع الآخرين في العمل

أهداف البرنامج :

• هناك قول مأثور يقوليمكن تغيير اي شيء ثابت وهذا هو السائد اليوم في مجتمعنا.

• هل انت كمدير او قائد او مشرف مستعد للتغييرفي مؤسستك او منظمتك؟

• هل تستطيع الحصول علي الدعم الضروري لتفعيل الاشياء؟

• وماذا عن مهارتك في التدريب و تيسير الامور؟

• ان معظم كتب الادارة تصف التغيير في المنظمات بأنه التحول الحقيقي في بعض اقسام المنظماتولكن كيف يحدث هذا التغيير؟وما هي العوامل التي تؤثر علي درجة التغيير داخل المنظمة؟

نظرة عامة:

• هناك قوتان يتسببان في التغيير داخل المنظمات:

• القوة الداخلية

• القوة الخارجيه

• ان مفتاح الاعداد الحقيقي للتغير هو فهم من اين تأتي هذه القوى.

المحاور الرئيسية :

الوحدة الأولى :

القوة الخارجية:

• هي دائما التي تتواجد خارج المنظمة بدون اي تحكم مباشر عليها

• وهي تشمل:النظم الاتحادية و المحلية,الاقتصاد,قرارات المحكمة,الطبقة الغير عاملة,التضخم المالي,و تكلفة المعيشة.

• ان التغير في هذه المجالات يمكن ان يكون له تأثير مباشر علي العمليات التي تتم في المنظمة.

القوة الداخلية:

يمكن ان تحدث تغيير ايضا و ربما تشمل التغيير في استراتيجيات الادارة العليا ,زيادة مستوى الانتاجية او التحكم في مستوى الجودة.

هل انت مستعد للتغيير؟

• الاجابة البسيطة هي احيانا,نعماحيانا ,لا

• ان افضل طريقة للتغيير هى التغيير المخطط له,فهو يكون مصمما ومنفذا بترتيب معين وتوقيت محدد من خلال التوقعات المستقبلية.

التغيير التفاعلي او الراجعي:

هو الاصعب في المنظمة لأنه يضعنا في عجلة وبذلك يواجه العديد من المشاكل.

الوحدة الثانية :

مقاومة التغيير:

• ربما يكون من اكبر التحديات للمدير اوللقائد الذي يرغب في التغيير الداخلي للمنظمة ومقاومة التغيير تكون مرتبطة بقاعدة (10 80 10),

• 10%من الموظفين يتقبل التغيير بسرور

• 80%من الموظفين سيكونون حياديين

• 10%سوف يحاربون التغيير بشدة

• فوظيفتك هى ان تعقل وتتفهم ذلك.

• ان نسبة ال10%المضادة للتغيير سوف يكون لديهم القدرة علي التأثير علي نسبة ال80%المحايدة وبذلك فأنك في حاجة الي تركيز مجهوداتك للتأثير علي ال 10%السلبيين والمواجهون للتغيير.

• ان مقاومة هذه الفئة السلبية دائما تقع تحت العناصر التالية

مبدأ الريبة او الشك:

• فهؤلاء هم الفئة العصبية و الغاضبة من التغيير,فيكون اهتمامهم الاول هو تحقيق الامان في العمل و تلبية الاحتياجات الجديده فى العمل.

• فيجب عليك ان تفدم لهم جميع الحقائق وان تجيب علي كل استفسار ولكن دافعهم الداخلي سوف يمنعهم من الاستيعاب الكامل لمدي التأثير الذي سوف يحدثه التغييرعليهم.

• تحديد الاهتمامات الشخصية:فالاهتمام بمجالات التغيير مرتبط بمكانة الالرجل في المنظمة فلا احد يريد ان يري تاثيره ومكانته كمدير ام مشرف تتلاشي داخل المنظمة لذلك فهم يحاربون التغيير.

الوحدة الثالثة :

مفاهيم متعددةك

• سوف يقوم الموظف بتفسير التغير علي حسب معتقداته الشخصية لذلك فهم لا يرون ان التغيير

• سيكون مفيدا لهم او لفريق عملهم او للعميل الذي يتعاملون معه.

• الشعور بالخسارة :فبمرور مدة معينه من الوقت فأن الشبكات الاجتماعية تتطور داخل المنظمة فان التغيير يزعج هذه الشبكات ,علي سبيل المثال :فتغييرالجداول في المنظمة يمكن ان يكون له تأثير عكسي علي الشركاء ,الأمن ,القوة و بناء الثقة بالنفس.

• ان التغلب علي مقاومة التغيير ليس امرا سهلا ولكن يمكن ادارته والتعامل معه بوضع هذه الاهداف في الحسبان:

• يجب اشراك الموظفين في عملية التخطيط علي اعلي مستوي.

• فعندما تجعل الموظفين يعبرون عن افكارهم ويستمعون للاخرين في عملية التخطيط هذا سوف يزيد من ثقتهم في التغيير للمنظمات ويكون لهذا العنصر القوة في تقليل نسبة العشرة10% السلبية.

• فكلما جعلنا الاتصال قائم دائما و بصورة كبيرة فكلما قل القلق و الشك تجاه التغيير .

• فعندما تسمع اشاعة ما حول التغيير (وهذا عادة ما يحدث)فعليك سريعا توضيح الحقائق و المعلومات مع الاخذ في الاعتبار توضيح الرسالة بطرق متعددة للفريق

الوحدة الرابعة :

للوصول الى التغيير بأربعة طرق مختلفة:

• عقد مقابله عامة للفريق.

• من خلال بريد الكتروني من المشرف او المدير .

• من خلال مناقشات بين فرق العمل لتخفيف الضغوط.

• التسهيلات :يمكن استخدام العديد من وسائل التسهيلات والتيسيرات

التغييرات صغيرة.

• عمل التغييرات الضرورية فقط.

• التخطيط الجيد للتغيير المستقبلي.

• تدريب الموظفين قبل حدوث التغيير.

• تحليل مجال القوة:فربما يبدو العنوان و كانه من الفظاء الخارجيلكنه ببساطة هو وسيلة لقياس القوى التي تواجه و تعمل من اجل التغيير.

• تقوم عوامل التغيير بتسجيل المعايير السلبية و الايجابية (نسبة الممتلكات العجز)وبعد ذلك محاولة ربح الميزان فتكون القوى المؤيدة للتغيير اكثر من القوي المعارضة للتغيير.

هناك بعض الخطوات التي تحدث في عملية التغيير:

• يستطيع القائد استخدام العديد من الاساليب و النماذج في عملية التغيير.

• اهم مبدأ يجب اتباعه لتحقيق المبادىء و الاهداف هو تحديد و ادراك الاحتياج للتغيير

• فالعديدمن التغييرات قد حدثت نتيجة بعض المشاكل داخل المنظمة او كرد فعل لقوى خارجية مخططة او غير مخططة.

• تحديد هذه المشاكل و انتقاء المشكلة الاكثر اهمية والتي تؤثر فعلا علي المنظمة.

• تحديد المشكله بدقه ولا تفترض انك تعلم ما هي المشكلة.

• معرفة ما تريد انجازه من التدريب ؟

• زيادة الانتاجية؟زيادة الكفاءة؟

• تقليل النفقات؟

• تحديد عام للاهداف وتحديد العناصر المستفيدة من التغيير و تسجيلهم في خطط التغيير.

الوحدة الخامسة :

تشخيص المتغيرات المناسبة:.

• ما هي جميع القضايا؟

• من الذي سيتأثر سلبا بالتغيير؟

• ما الذي سيحقق هدفك القوى الخارجية ام الداخلية؟

• هل ستتختار عامل التغيير من خارج المنظمة؟ما الاسلوب الذي ستتبعه؟

• أين سيتم التغيير؟

• التخطيط لتنفيذ التغيير:

• اتصل ,اتصل,اتصل.

• ان تحديد الخطة المستخدمة شىء اساسي لجعل هذا التغيير فعال و ناجح,ويجب ان تكون متأكدا ان عامل الزمن محدد بدقة وعادلا.

• طبق شعار(سير بطيئا لتسير سريعا)..بمعني اخر :ضع افضل جهودك أمامك خلال عملية التخطيط,هذا سوف يؤدي للتنفيذ الفعال للتقدم بسرعة و نجاح.

• خطوة اتخاذ القرار الفعل وتنفيذه بالتخطيط السليم.

• حتي الان لديك 90%من الموظفين يدعمون التغيير لذلك استمر للتركيز علي المنافع الايجابية للتغيير.

• التقييم و المتابعة:وهي من اهم الخطوات التي يجب ان نتطرق اليها

• هل تم انجاز الاهداف كما كان مفترضا ان تتم؟

• ماذا تريد لدعم التغيير؟

• ماذا استفدت من التجربة؟