تنظيم الحفظ وتأمين الوثائق والمستندات والمعلومات

أهداف البرنامج :

يهدف البرنامج إلى تزويد المشاركين بـكيفية :

• صياغة إستراتجيات الأرشفة والحفظ وتأمين الوثائق والاسترجاع الإلكترونى الحديثة لتطوير عمليات الحفظ للوثائق والمعلومات وتأمين الأنظمة المختلفة للبيانات وجمع المعلومات في البيئة المعاصرة.

• الأساليب المختلفة الواجب أتباعها لحماية وأمن المعلومات فى بيئة الأجهزة الشخصية وبيئة الشبكات الداخلية والعالمية والتعريف بالأضرار التي قد تصيب أنظمة معلومات المنظمة وكيفية الوقاية منها.

• أساليب تقويم استراتيجيات الأرشفة والحفظ وتأمين الوثائق والاسترجاع الإلكترونى.

الموضوعات الرئيسية  :

دراسة وتحليل نظم الأرشفة الورقية الحالية :

• مفهوم الأرشفة الورقية

• مفهوم نظم التصنيف الورقى

• مفهوم نظم الترميز الورقى

• مفهوم نظم الفهرسة الورقية

إستراتيجيات التوثيق والفهرسة والبيانات والمعلومات.

• مفهوم التوثيق والفهرسة وعلاقته بالإدارة المكتبية؟

• أهمية البيانات ونظم المعلومات في العمل المكتبي.

• تعريف المحفوظات وأنواعها وأهميتها.

إستراتيجيات التصنيف والترقيم الإلكترونى.

• التصنيف وطرق التصنيف (الموضوعي/ الجغرافي / الزمني / الأسمي / الشكلي).

• الترقيم أو التميز – طرق الترقيم (الهجائي / المزدوج / العشري / العددي / المركب).

• إعداد خطة تصنيف وترقيم الوثائق.

إستراتيجيات الفهرسة الإلكترونية :

• مفهوم الفهرسة والفرق بين الفهرس والفهرسة.

• كيفية إنشاء فهرس للمنظمة (فهرس موضوعات فهرس أسماء).

• فهرس السجل وفهرس البطاقات للموضوعات.

• فهرس السجل وفهرس البطاقات للأسماء.

إستراتيجيات الحفظ والتداول الإلكترونية :

• طرق حفظ الأوراق وتداولها.

• تداول الملفات داخل الوحدة الإدارية وخارجها.

• إجراءات حفظ الأوراق في الملفات.

• أوعية وأجهزة الحفظ المختلفة.

• فرز وترحيل وإتلاف الأوراق المهمة.

الاستراتيجيات الحديثة في حفظ واسترجاع الوثائق الإلكترونية :

• الربط بين تنظيم الأوراق يدوياً وبين إدخال معلوماته في التقنيات الحديثة.

• المصغرات الفيليمة في الحفظ ومزاياها.

• اثر استخدام الحاسب الآلي والأقراص الضوئية في حفظ الوثائق.

• استخدام شبكة الإنترنت والبريد الإلكتروني في مجال المحفوظات.

• كيفية تقليص الأعمال الورقية في المكاتب بعد استخدام نظم المعلومات.

تصميم نظام أرشيف إلكترونى متكامل باستخدام الحاسب الآلى :

• خطوات إعداد أرشيف إلكترونى

• تصميم قواعد البيانات الخاصة بالأرشيف

• الماسح الضوئى وإدخال البيانات إلى الأرشيف الإلكترونى

• الربط بين نظم معلومات الأرشيف الإلكترونى

• استخلاص المعلومات وعرضها وطباعتها من الأرشيف الإلكترونى.

• تأمين نظام الأرشيف الإلكترونى.

المشاركـــــون :

• المسئولون عن تطوير إدارات وأقسام حفظ وضبط الوثائق والبيانات والأفراد العاملين فى نظم وإدارات الأرشفة فى الهيئات والمنظمات.