الإدارة المكتبيـة الحـديثـة

تعريف السكرتارية :

هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة. ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ،وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة . وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية .

الأهداف العامة :

• مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي :

• تنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية

• تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة

• هناك الدوائر الصغيرة ، والدوائر الكبيرة . وهناك الدوائر المتمركزة في موقع واحد ، والدوائر الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة .

• اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات .

• إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم .

وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :

• مركزية السكرتارية

• لامركزية السكرتارية

• الجمع بين المركزية واللامركزية .

المحاور الرئيسية :

الوحدة الأولى

أنواع السكرتارية

• السكرتارية العامة - وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .

• السكرتارية الخاصة - وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله .

• السكرتارية المتخصصة - وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها .

• السكرتير الخاص - وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات

• والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .

• الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير

• حسن المظهر والهندام

• أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .

• قوة الشخصية .

• حسن التصرف .

• قوة الذاكرة .

• الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .

• المرونة في التفكير وحب التغير .

• الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .

• هدوء الأعصاب .

• الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص

الوحدة الثانية :

القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته:

• معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .

• معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .

• تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .

• معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل

• إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .

• تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.

• مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .

• معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل : تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة .

• تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.

• تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.

• مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.

• الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .

• الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية .

الوحدة الثالثة :

أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :

• إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس

• استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .

• تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة

• استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .

• تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .

• تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .

• مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس

• متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .

• تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس

الوحدة الرابعة :

أعمال السكرتيرة الخاصة:

• استقبال الزوار، وتقديمهم إلى الرئيس.

• تنظيم الاتصال التليفوني، وتوصيل المكالمات الهامة إلى الرئيس.

• الاحتفاظ بمفكرة لتنظيم مواعيد الرئيس ومقابلاته اليومية.

• حفظ المستندات الخاصة بمكتب الرئيس.

• تنظيم الاجتماعات وكتابة محاضر الاجتماعات.

• استلام البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس والاطلاع عليه وعرض الرسائل الهامة على الرئيس لاتخاذ القرار المناسب بشأنها.

• إعداد البريد الصادر واعتماده من الرئيس وإرساله إلى الجهات المعنية.

• الإشراف على صندوق المصاريف النثرية الخاص بمكتب الرئيس.

• معاملات الرئيس مع البنوك.

• تلخيص المذكرات والتقارير إذ لزم الأمر.

• إعداد ترتيبات السفر للرئيس.

• القيام بالواجبات الروتينية نيابة عن الرئيس، وإنجاز بعض أعماله الخاصة.

• الإشراف على سكرتيرات مساعدات يلحقن بمكتب الرئيس إذا كانت كمية العمل كبيرة.

• الاطلاع على الصحف اليومية، وتلخيص ما يهم الرئيس في حالة عدم وجود قسم للعلاقات العامة في المشروع

الوحدة الخامسة :

الصفات الواجب توافرها في السكرتيرة الخاصة

• إجادة الاختزال والآلة الكاتبة وأعمال السكرتارية.

• لديها روح المبادرة .

• المواظبة والانتظام.

• الوعي والرغبة في العمل.

• الكياسة والكتمان والدبلوماسية وخاصة في: الاستعلامات، والتليفون، واستقبال الزوار.

• الولاء للرئيس، والإيمان بمبادئه.

• تعتبر السكرتيرة الخاصة مسئولة عن جانب من الأعمال الروتينية التي يقوم بها الرئيس، وعليها تنفيذها بكفاءة وسرور.

الصفات الشخصية :

• يجب أن تكون السكرتيرة مواظبة على الدوام، مستعدة عندما يحتاجها الرئيس.

• يجب أن تكون لطيفة في كل الأوقات حتى في الظروف الصعبة.

• أن يكون لها روح مرحة.

• الإنصات بعناية واهتمام للتعليمات التي يعطيها الرئيس، حتى لا تضطر للسؤال عن التعليمات مرة أخرى مما يزعج الرئيس.

• يجب أن تلتزم الصمت بالنسبة لمشاكلها الخاصة وأسرار المكتب وعدم ذكر أي شيء عن شئون الرئيس وأعماله.

• تنفيذ الواجبات الروتينية بانتظام وفي الوقت المناسب.