التطوير المتقدم للسكرتير التنفيذي و مدراء المكاتب

الأهداف العامة:

أهدف البرنامج :

• إطلاع المشاركين على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية ورؤية تنفيذية.

• توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتاريا التنفيذية المعاصرة عالية الأداء.

• تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات.

• تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للمؤتمرات وادارة عملية انعقادها.

• تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة إنجازها.

• إلمام المشاركين بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.

البرنامج موجة إلى:

موظفو السكرتارية ومدراء المكاتب والموظفين المناط بهم مساعدة كبار المدراء، ورؤساء مجالس الإدارة. جميع موظفي السكرتارية التنفيذية.

المحاور الرئيسية:

المحور الأول :

الإدارة الفعّالة لمكاتب المستقبل

• تحديد غايات واهداف وخطط عمل المكتب كوحدة ادارية في المؤسسة.

• التوجيه المستمر والارشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفه التي تضعها الإدارة.

• الرقابة الدائمة للتأكد من سير الامور ومعالجة المعوقات باقصر مدة ممكنة.

• تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.

• العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.

السكرتارية العالمية المعاصرة ودورها المحوري

• مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.

• مهمات وواجبات وظائف السكرتارية.

• أنواع السكرتارية بالنسبة للانشطة المتخصصة.

• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.

• أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب الحديثة والاجهزة والادوات والتجهيزات المكتبية.

ضرورة تحديد متطلبات التنمية الذاتية للسكرتير والعمل على متابعتها لمواكبة التغيير.

• تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب

• إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب.

• إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية

• إعداد الرسائل والتقارير الادارية والمحاسبية.

• إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.

• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.

الإدارة الإلكترونية للسكرتارية العالمية

• مهارات العرض والتقديم . - امن وسرية المستندات.

• التعرف على الأوامر اللفظية والطباعة اللفظية في برامج MS Office XP.

• مهارات الاتصال وأهمية المراسلات وإدارة المؤتمرات - المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات.

• عناصرومراحل عملية الإتصال. - وسائل الاتصالات المختلفة.

• عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.

• الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال.

أنواع المراسلات كالمذكرات الداخلية والتقارير.

• أنواع الرسائل: رسالة عادية: نموذج فاكس، رسالة الكترونية.

• مواصفات وأجزاء الرسالة الرسمية .

• مهارات التميز

• مكونات العقل البشري.

• وظائف العقل البشري.

• الفروق الأساسية بين عقل الرجل والمرأة.

• مزايا تحسين العقل البشري.

• أساليب تحسين قدرات العقل البشري.

• الفرق بين المبدع والمتميز.

• دور الإبداع في التميز