السكرتارية الالكترونية E.Secretary

الـهـدف العام:

• طبيعة عمل السكرتارية في عصر هندسة المعرفة.

• مسئوليات السكرتير العالمي (تجارب عالمية و عربية ناجحة)

• تطوير أداء السكرتير العصري (الفعاليات و التحديات )

• الممارسات العالمية في المجالات المختلفة للسكرتارية الحديثة.

• المفاهيم المعاصرة للسكرتارية الحديثة في عصر هندسة المعرفة

• تنمية مهارات السكرتارية لإدارة أعماله باستخدام الحاسب الآلي .

• تنمية مهارات التركيز وتقوية الذاكرة.

• تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة الإنجاز.

• إلمام المشارك بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.

• إعداد و صياغة المراسلات الرسمية ضمن منظومة الاتصالات الإدارية.

• حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.

• جدولة المواعيد والمقابلات.

• بناء قواعد البيانات الخاصة بالمدير.

• إطلاع المشارك على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.

• المهارات السلوكية و التنظيمية للسكرتير (مدير المكتب المتميز)

• توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتارية ومدراء المكاتب المعاصرة.

• تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات وتقوية الذاكرة.

• مهارات التركيز وتقوية الذاكرة للسكرتير المتميز

• تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للمؤتمرات وإدارة عملية انعقادها.

• تقوية الذاكرة ، تطوير القراءة , و الثقة بالنفس , مهارات التركيز .

• التعامل مع شبكة المعلومات لخدمة المدير.

المحاور العلمية والعملية :

• السكرتارية العالمية (المهام والمسئوليات )

• نظام معلومات السكرتير.

• طبيعة عمل السكرتارية في عصر هندسة المعرفة.

• مسئوليات السكرتير العالمي (تجارب عالمية و عربية ناجحة)

• تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.

• التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.

• إعداد و صياغة المراسلات الرسمية ضمن منظومة الاتصالات الإدارية.

• المهارات السلوكية و التنظيمية - التركيز وتقوية الذاكرة للسكرتير (مدير المكتب المتميز)

• تطوير أداء السكرتير العصري (الفعاليات و التحديات )

• تطبيقات الحاسب الآلي في حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.

• تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.

• العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.

• مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.

• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.

• أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب والأجهزة الحديثة

• تطبيقات الحاسب الآلي في جدولة المواعيد والمقابلات.

• تطبيقات الحاسب الآلي في سرعة تجهيز واسترجاع العناوين.

• سرعة تجهيز المراسلات من خلال خاصية دمج المراسلات والعناوين.

• تطبيقات الحاسب الآلي في تجهيز العروض المقدمة في الاجتماعات .

• إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب. إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية

• تطبيقات الحاسب الآلي في حساب المؤشرات والمعايير المطلوبة من السكرتير.

• تطبيقات الحاسب الآلي في البريد الإلكتروني.

• التعامل مع مواقع الشبكة الدولية للمعلومات المرتبطة بأعمال السكرتير.

• شبكة المعلومات الداخلية والاستفادة منها في خدمة السكرتير.

• إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.

• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها. ادارة البريد الالكتروني.

• التعرف على الأوامر اللفظية والطباعة اللفظية في برامج MS Office XP .

• المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات. عناصر ومراحل عملية الاتصال.

• وسائل الاتصالات المختلفة.عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.

• الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال.

• مهارات التركيز والاتصال والتعامل مع الاخرين , اساليب تقوية الذاكرة وتنظيم الوقت

• أنواع الرسائل: رسالة عادية: نموذج فاكس، رسالة الكترونية.

• مواصفات وأجزاء الرسالة الرسمية تحديد الأهداف والتمويل اللازم.

• تحديد وتنظيم القوى العاملة والأدوات والمعدات والمستلزمات كافة.

• مراحل انعقاد الملتقى (الإعداد، الانعقاد، وما بعده) المتطلبات اللازمة لكل مرحلة.