التميز وافضل الممارسات لادارة وتحسين المستودعات وعمليات الجرد

مقدمة :

تعتبر الإجراءات الإدارية والمالية من أهم الإجراءات التي تقوم بها أي جهة حكومية، نظراً لأنه يتم من خلالها إدارة الموارد البشرية، ومتابعة ميزانية الجهة من مصروفات وإيرادات وتنفيذ عمليات الصرف ومتابعة الحسابات، كذلك تأمين متطلبات هذه الجهة من خلال صرفها من المستودعات الخاصة بالمنشأة، أو من خلال شرائها من الموردين من خلال عمليات الشراء المباشر والمنافسات وقيد الاصناف كعهد على الموظفين والإدارات. يشير نظام الإدارة وضبط المخزن إلى الحلول التى يرغب التي فيها المديرون لتعقّب ومراقبه وضبط كلّ الأنشطة والعمليات التي تحدث داخل المخزن او اثناء عمليه التخزين او بعد عملية التخزين وكذلك قوائم الجرد او البضاعى التى تصدر خارج المخزن او المستلمه للتخزين داخل المخزن ومتابعة تنفيذ اوامر البيع وتسليم البضاعه لمستحقها. ان نظام إدارة المخزن يساعد فى تخفّيض تكاليف التّشغيل وخلق مساحات اوسع داخل مخزنك, بشكل يزيد وبطريقه فعاله الإنتاجيّة العامه للشركه وموظفيها فى قسم المخزن و يحسّن الخدمة بين مخازنك و مراكز التّوزيع .خلق إمكانيّات التّحليل القويّة والفوريه و إدارة المخزن بدرجة كبيرة تزيد فى الكفاءه والدقه العاليه لعمليات الشحن والجرد .

أهداف الدورة:

التميز في خدمة المؤسسات والمنشآت الحكومية وذلك من خلال:

• تحقيق التميز و الدقة في العمل والسرعة في الإنجاز

• توفير المرونة العالية في العمل ومواكبة التطور

• توفير الحماية والأمن والسرية

• تحسين الأداء الحكومي

• نظام الموارد البشرية

• نظام الميزانية والنظام المالي

• أنظمة الإمداد والتموين

• تحسين دقّة وعملية قائمة الجرد

• يقلّل حجم المخزون

• زيادة الفاعليّة التّشغيليّة

• يساعد فى اتخاذ القرارات السريعه والفعاله

• تحسين إنتاجيّة العمل

• تحسين خدمة الاهتمام بالعميل.

• دقّة وسرعة عمليات الشحن والتحميل .

• يخفض تكاليف عمالة مباشرة و غير مباشرة .

المحتويات الأساسية ::

مرجعية القيود والأنظمة:

• تتميز إجراءات النظام بموافقتها للأنظمة الإدارية والمالية الحكومية

• تستمد إجراءاتها من الأنظمة الإدارية والمالية الحكومية المعمول بها في الدولة

• تستمد إجراءاتها لأنظمة الموارد البشرية من نظام الخدمة المدنية وينطبق ذلك على الأنظمة المالية حيث يتم تطبيق لوائح وزارة المالية في الأنظمة المالية وأنظمة الميزانية

• الإمداد والتموين ويدعم نظام نقود التعامل مع النماذج الحكومية المعتمدة وطبيعة الإجراءات الحكومية في جميع مراحلها.

• دعم الحكومة الإلكترونية بتطبيق (برنامج يَسّر للحكومة الإلكترونية).

المخزن و إدارة قائمة الجرد

• السوابق بالتّاريخ

• السوابق بالبند

• قائمة جرد بالصّنف

• قائمة جرد بالمكان

• قائمة جرد بالحزم / تواريخ صلاحيّتها

• تفصيل بند قائمة الجرد

• ملخص قائمة جرد

• قائمة جرد بالصّور

• قائمة جرد, كمّيّة السّالبة

• ملخص زياده المخزون.

مميزات النظام:

• نظام متكامل مرن يقوم بأتمتة جميع أعمال المنشأة

• توفير تقارير تهم جميع مستويات الموظفين

• ترابط أجزاء النظام بشكل وثيق

• تطبيق نظام عمل متكامل وذلك بأتمتة جميع الإجراءات (Workflow System).

• إتاحة قائمة المهام للمعاملات الصادرة والواردة لكل مستخدم.

• توفير الخدمة الذاتية للمستخدمين

• استخدام أحدث التقنيات في بناء نظام نقود والتي توفر

• درجة عالية من الأمان في استخدام النظام (Security)

• مرونة في التعامل مع النظام وذلك لبساطة تركيب وبناء شاشات النظام (User Friendly)

• قابلية تغيير وتطوير إمكانيات النظام (Scalability)

نظام الميزانية والنظام المالي:

• نظام الميزانية

• النظام المالي

• تعريف المخزن

• تعريف أماكن المخزن.

• إدخال قائمة المخزونات ومواقعها فى المخزن .

• عمليلت الجرد ( إدخال المواد,اصدارها، تحويلها, إيصالات التّفتيش, قضايا التّفتيش ).

• التوازن الشهرى.

• إدخال اساليب وطرق إعادة الطلب.

• التعامل الالى مع إعادة الطلبات.

• معرفة دورات الجرد لكل بند على حده.

• ضبط عمليه انتقال المخزون من مخزن إلى مخزن.

• نظام المشتريات والمنافسات

• نظام مراقبة المخزون والعهد

• نظام الصيانة: ويتيح متابعة صيانة ممتلكات المنشأة ومبانيها وآلياتها.

• نظام النقل: ويتيح متابعة شؤون المركبات الخاصة بالمنشأة.

• نظام الإسكان: ويتيح متابعة المساكن الخاصة بالمنشأة إن وجدت وتوزيعها على المستفيدين.

• نظام الإعاشة: وتيح متابعة العمليات المتعلقة بتوفير الغذاء للعاملين في المنشاة.