الرقابة المالية

المقدمــــــــــــة:

• تلعب الرقابة المالية والادارية دورا هاما في نجاح المنشأة وذلك من خلال مهمتها الاساسية التركيز على ادارة رأس المال والاستثمار لكل العناصر والموارد لتحقيق الربحية والكفاءة والفاعلية التي تقود بالنتيجة الى تحقيق اهداف المنشاة .

• يعتبر هذا البرنامج الجزء الاول من سلسلة من البرامج بهذا الاختصاص والتي تسعى الى خلق كوادر فنية مؤهلة لادارة هذه الانشطة بكفاءة .

• ومن اجل الحصول على نتائج مقنعة يتطلب من المشاركين طرح التساؤلات والمشاكل التي تواجههم في عملهم حتى يتسنى ايجاد الحلول اللازمة لها .

اهداف البرنامج :

• المعلومات والمؤشرات الرقمية المالية والمحاسبية والادارية واثرها على اتخاذ القرار

• القرارات المستندة على التحليلات المالية والادارية في المنشاة

• تمارس الادارة العليا في أي هيكل تنظيمي وظائفها باتخاذ قرارات استراتيجية تتعلق بوضع الاهداف والسياسات طويلة الاجل كالربح او الربحية

الرقابة التنفيذية:

الرقابة الادارية والمالية :

• الادارية والمحاسبية.

• النظام التشغيلي

• حسب المرحلة .

• او الوظيفة .

• او الادارة القائمة بها .

• المحاور الرئيسية:

• النظام الاداري : يمثل النظام الاداري تؤثره على تصميم وعمل الوظيفة المالية من حيث

• ان حجم الوظيفة المالية ( نظام المعلومات المحاسبي والموارد التي تتوفر لها تتحدد بقرار اداري ويتوقف ذلك على نوع النظام الاداري المتبع .

• ان الهيكل التنظيمي يحدد المستويات الادارية والوظيفية المختلفة رأسيا وافقيا في المنشأة .

• توفير البيانات وتوريدها للنظام الاداري " متخذي القرارات " اننا نوجد ان هناك علاقة عضوية بين الوظيفتين .

• وصف الوظائف الاساسية التي تؤديها عناصر نظام المعلومات المحاسبية والمالية بانها مراحل لتحويل البيانات الاقتصادية الى معلومات نافعة لمتخذي القرارات .

• تسلسل العمليات التحويلية, فان هذه المراحل تتصف بما يلي :

• القابلية للمكننة فيما عدا وظيفة الادخال واستخدام المعلومات .

• استخدام قواعد معينة في تسجيل وتلخيص وتبويب ومعالجة البيانات وهذه القواعد هي الاصول المالية المتعارف عليها .

• احتياجات مستخدمي المعلومات المالية وعلاقتها بالقرارات

• الهدف الاساسي لنظام المعلومات المالي هو توفير المعلومات المطلوبة لمتخذي القرارات وينقسم متخذوا القرارات المتوقع استفادتهم من نظام المعلومات المالي الى قسمين :

• ادارة المنشأة .

• متخذي القرارات من خارج المنشأة .

وفيما يلي نتناول كل مجموعة من متخذي القرارات بالتوصيف :

ادارة المنشأة :

• متخذوا القرارات داخل لمنشأة ويقصد بهم المستويات الادارية المختلفة

• وتحتاج هذه المستويات الادارية الى تقارير محاسبية عن اداء الوظائف والانشطة المختلفة

• مساعدة المديرين ورؤوساء الاقسام على ممارسة مهامهم في الاشراف والتوجيه والرقابة .

• تقسيم تقارير المعلومات المحاسبية والمالية داخل المنشأة كالاتي

• من حيث الوظيفة او النشاط الذي يشمله التقرير

• من حيث المستوى الاداري المستخدم للمعلومات

يمكن تقسيم المستويات الادارية التي تستخدم المعلومات المحاسبية الى ثلاث مستويات

بالاضافة الى المشرفين وهذه المستويات هي :

الادارة العليا .

• يقصد بها المدير العام او مجلس الادارة الذي يضع الاهداف او السياسات العامة للمنشأة في الاجل الطويل ولاشك ان تحديد الاهداف والسياسات العامة لايحتاج الى معلومات تفصيلية تتعلق بالممارسات اليومية لتفاصيل العمل ، كذلك يحتاج هذا المستوى الى معلومات ملخصة ومكثفة ومعبرة عن كافة الوظائف والانشطة بالمنشأة .

• الادارة الوسطى.

• مديري الادارات ورؤوساء الاقسام وهذه الفئة تحتاج الى معلومات اكثر تفصيلا من الادارة العليا ، وبمعنى اخر فان الادارة الوسطى تضع الخطط التفصيلية الفنية لتحقيق اهداف المنشأة كما انها تمارس الرقابة على تنفيذ الخطط والبرامج ، وهذا المستوى الاداري يحتاج الى معلومات اكثر تفصيلا لتقارير على مستوى الادارة تكون اضيق نطاقا من المقدمة لللادارة العليا .

• الادارة التشغيلية .

• تشمل على رؤساء الاقسام والمشرفين ويهتم هذا المستوى بالرقابة والاشراف على تنفيذ الخطط التي وضعها المستوى الثاني " الادارة الوسطى " ورفع تقارير عن مستوى الاداء والانحرافات عن الخطط والمعلومات التي يحتاجها هذا المستوى تتعلق بتفاصيل نشاط او مجموعة فرعية من الافراد او جزء من النشاط داخل القسم .

والخلاصة انه كلما ارتفع المستوى الاداري كلما ازدادت الحاجة الى ان تكون المعلومات موجزة وتغطي

نطاق اوسع من النشاط ، وتتضح هذه الخصائص بالشكل التالي :

• الخاصية المستوى الاداري الاعلى المستوى الاداري الاقل

• المجال الزمني الذي تغطيه المعلومات

• النطاق

• مستوى التفصيلات

• حداثة المعلومات

• الدقة

• معلومات كمية

• معلومات وصفية الامد الطويل

• واسع

• اقل

• اقل أهمية

• اقل أهمية

• قليلة

• كثيرة الامد القصير

• ضيق

• اكثر

• مهمة جدا

• مهمة جدا

• كثيرة

• قليلة

نوع القرارت المطلوب اتخاذها

قرارات روتينية :

• وتتضمن هذه القرارات صرف الاجور واستعاضة المخزون اوما يماثلها من امور محددة الاسس وواضحة الخطوات .

• وهذه القرارات تتخذ غالبا بواسطة المستويات الادارية المنخفضة .

قرارات شبه روتينية :

• يتضمن القرارحكما تقديرا او تقويما شخصيا من متخذ القرار وبالتالي من الصعب برمجته

• المعلومات المطلوبة لمثل هذه القرارات قد تختلف كل مرة حسب ظروف التشغيل وطريقة متخذ القرار في التفكير.

قرارات غير روتينية :

• وهذا النوع من القرارات هو اصعبها على الاطلاق حيث يعتمد على درجة كبيرة من المعلومات المتغيرة والاحتمالات المستقبلية ، كما يستند على خبرة متخذ القرار .

• تحديد الاهداف الاستراتيجية . ويشترط في المعلومات المطلوبة في مثل هذه القرارات الشمولية ، الحداثة ، الملائمة والدقة .

• متخذي القرارات من خارج المنشأة

• اصحاب المنشأة " ملاك الاسهم " .

• المستثمرون بصفة عامة .

• البنوك .

• الموردون .

• العملاء .

• نقابات واتحاد العمال .

• الجهات الحكومية .

• المؤسسات والمنظمات الاجتماعية .

• متخذو القرار من خارج المنشأة معلومات عن المركز المالي للمنشأة .

• معلومات عن مصادر الاموال الداخلة الى المنشأة واوجه استخدامها .

• معلومات عن الانشطة والعناصر التي نتج عنها الارباح او الخسائر .

• القرار في ضوء المعلومات عن القرار المتخذ بدون المعلومات

• تحديد القرار المزمع اتخاذه في ضوء المعلومات المحاسبية .

• تحديد احتمالات الاحداث المؤثرة على القرار والعائد التقديري من القرار في حالة وقوع كل حدث .

• تحديد ما اذا كان القرار سيختلف في ضوء المعلومات عنه بدونها .

• حساب اختلاف العوائد المالية المحتملة بين القرارين .

• التخطيط والرقابة

• بغية انجاز الاعمال بكفاءة عالية لابد للمسؤولين

• دورة التخطيط في الرقابة المالية والادارية لكي يتم التنسيق بين هذه الفعاليات باسلوب ايجابي ، ولتوضيح هذه العلاقة فلابد لنا من التطرق الى دورة التخطيط والرقابة بشى من الايجاز .

• تأكيد المنطقية في الاجراءات من حيث وضع الاهداف وتصميمها وتنفيذها

النتائج التي طالما تقف عند عملية " الرقابـــــة " ومن ثم " التقييم " .اذا لم تكن المدخلات

في العملية التخطيطية سليمة ودقيقة فان ذلك سينعكس سلبا على الخطوات اللاحقة في

مجال :

• التنفيذ

• الرقابة

• التقييم

دورة التخطيط والرقابة :

الرقابة المالية

• تشمل جميع الاجراءات المتعلقة بالنواحي المالية – للتأكد من صحة تسجيلها .

• التأكد من سلامة ادارة اصول المنشأة .

• وتشمل اجراءات الرقابة المحاسبية الخطوات التالية :

• الرقابة السابقة للتأكد من سلامة الاجراءات المتخذة كمراجعة الفواتير على المستندات الخاصة بامر التوريد ، ولجنة الفحص والاستلام واذن استلام المخازن قبل الصرف .

• الرقابة ورصد أي تلاعب في الدفاتر والسجلات المحاسبية .

• الجرد المستمر المفاجئ على الاصول للتحقق من الوجود الفعلي لها .

• اجراءات استلام ودفع النقدية .

• يمكن الادارة من اكتشاف المشاكل الادارية قبل وقوعها .

• التأكد من اتباع التعليمات والسياسات والاجراءات .

• التأكد من سير العملية التدريبية للعاملين والموظفين ومدى كفاءة هذه البرامج.

• دراسة واختيار النشاطات الخدمية والتسويقية والانتاجية والادارية .

• التأكد من كفاية الموارد المتاحة .

• مراجعة هيكل رأس المال ومدى كفاية الموارد .

• مراجعة النظام المحاسبي ومدى كفايته في أي تعديل .

• ضبط حركة القوى العاملة في المنظمة .

• التأكد من اداء الانشطة والعاملين ومطابقتها بالاهداف .

• حالات عملية