الرقابـــة على المخـــزون Inventory Control

تحتل وظيفة الرقابة على المخزون أهمية خاصة نظراً لما تؤدي إليه من ترشيد لإدارة المخزون فضلاً عن تقليل احتمالات التوقف عن التشغيل . ويهدف هذا الجزء إلى إلقاء الضوء على هذه الوظيفة مع التركيز على أهم الطرق المستخدمة في الرقابة على المخزون .

أهداف الرقابة على المخزون:

• تعرف الرقابة على المخزون بأنها عملية تخطيط وطلب وجدولة المواد / السلع المستخدمة في أو المطلوبة للتشغيل . وتتحدد أهداف هذه العملية في هدف تشغيلي يتمثل في العمل على توفير المواد / السلع بالقدر الذي يضمن استمرار التشغيل والوفاء بالطلبات دون تعطل

• هدف مالي يتمثل في تقليل الأموال المستثمرة في المخزون من المواد / السلع إلى أقل ما يمكن .

• وتتحدد أهداف مراقبة المخزون في هذين الهدفين نظراً لما يؤدي إليه الاحتفاظ بمخزون أكثر من اللازم إلى التأثير على كفاءة استثمار أموال المنظمة وما يؤدي إليه الاحتفاظ بمخزون أقل من اللازم من تعطل عمليات التشغيل وعدم القدرة على مواجهة طلبات العملاء .

عناصر المخزون التي تخضع للرقابة:

تشمل مراقبة المخزون حركة المواد من لحظة طلبها إلى تمام

صرفها إلى جهات الاستخدام المختلفة . وتشمل هذه المواد ما يلي :

• المواد تحت الطلب التي صدر أمر توريد بشأنها ولم تصل بعد .

• الكميات التي تم استلامها بالفعل .

• الكميات التي يتم صرفها من المخازن بناء على أذونات صرف .

• الأرصدة الحاضرة بالمخازن .

• الأصناف المحتجزة بالمخازن لأوامر تشغيل معينة .

• وفي ضوء ذلك يمكن القول بأن جميع الأصناف التي تخضع للتخزين تخضع للرقابة عليها .

طريقة تحليل المخزون :

توجد طرق متعددة لتحليل المخزون بما يخدم أغراض الرقابة عليه . ونعرض فيما يلي أهم هذه الطرق :

طريقة التقسيم الثلاثي حسب قيمة الصنف:

تقوم هذه الطريقة على أساس تقسيم الأصناف التخزينية في فئات ثلاثة متدرجة أ،ب،ج، أو A B C وذلك على ضوء قيمة الاستخدام من كل صنف . وبصفة عامة جرت العادة على تجميع أعلى 10% من قائمة التصنيف لتكون المجموعة أ/ ( A ) ثم 20% الوسطى لتكون مجموعة ب/ ( B ) وأخيراً باقي الأصناف 70% لتكون المجموعة جـ/ ( C ) . ويتطلب استخدام هذا الأسلوب تجهيز بيانات عن رقم الصنف ، تكلفة الوحدة منه ، ومعدل الاستخدام منه . ويتم فـــي ضوء هذه البيانات حساب قيمة المستخـدم من الصنف ( معدل الاستخدام × تكلفة الوحدة ) ثم ترتيب الأصناف تنازلياً حســب قيمة الاستخدام ( الأكبر فالأقل ) .

طريقة التقسيم الثلاثي حسب سعر الوحدة (H M L ):

تتشابه هذه الطريقة مع الطريقة السابقة وإن كان الأساس في تصنيف وتحليل المخزون هو سعر الوحدة من الصنف ، ويتم تقسيم الأصناف إلى مجموعات متدرجة بدءاً بالسعر المرتفع ثم المتوسط ثم المنخفض . ويمكن الاستفادة من هذا التقسيم كذلك في مراقبة أسعار الشراء .

طريقة التقسيم حسب قيمة المخزون من الصنف ( X Y Z ) :

ترتكز هذه الطريقة على توزيع الأصناف حسب قيمة المخزون من كل منها حيـث تـأخذ أصناف القيمة الأكبر الرمزX والوسط Y والأقل Z وذلك بهدف كشف الأصناف التي يرتفع المخزون منها . وإذا ربطنا هذه الطريقة بالطريقة الأولى ( A B C ) فإننا نتوقع أن مجموعة الأصناف ( C ) هي تقريباً مجموعة الأصناف ( Z ) .

طريقة التقسيم حسب أهمية الصنف (V E D ):

تناسب هذه الطريقة من الرقابة قطع الغيار بصفة أساسية .وتقوم على أساس تقسيم الأصناف في ثلاثة مجموعات هي مجموعة العناصر الأساسية ( V ) لاستمرار العمل ، ومجموعة العناصر متوسطة الأهمية ( E ) ومجموعة العناصر غير الهامة ( D ) ويتم توزيع الجهد الرقابي في ضوء الأهمية النسبية لكل مجموعة من هذه المجموعات .

طريقة التقسيم حسب معدل دوران الصنف ( F S N ) :

طبقاً لهذه الطريقة يتم تقسيم الأصناف إلى ثلاث مجموعات حسب معدل دورانها أو حركتها في المخازن . وتتمثل هذه المجموعات في المجموعة سريعة الحركة أو السحب ( F ) والمجموعة بطيئة الحركة ( S ) والمجموعة الراكدة ( N ) . وتفيد هذه الطريقة في مراقبة تقادم الأصناف وفي متابعة حركتها للتعرف على احتمالات الركود ومن ثم تفادي المشاكل المترتبة على تحول الأصناف إلى راكدة قبل حدوثها .

طرق أخرى :

بالإضافة إلى الطرق السابقة يمكن تحليل المخزون طبقاً لعدة طرق أخرى منها درجة صعوبة توفير الصنف أو شراؤه (SDE) . وتنقسم الأصناف طبقاً لذلك إلى أصناف نادرة ( S ) أو صعب الحصول عليها ( D ) سهل الحصول عليها ( E ) كذلك يمكن تصنيف أو تقسيم المخزون حسب طبيعة الموردين ( GOLF ) والمتمثلة في مصادر حكومية ( G ) ومصادر عادية ( O ) ومصادر محلية ( L ) ومصادر خارجية ( F ) .