ادارة المكاتب الحديثة وتبسيط الإجراءات في ظل الادارة الحديثة

المقدمة :

إدارة المكاتب مبني على نظام الانترانت / الانترنت والذي يمكن من تهئية مكتب خال من الورق وذلك من خلال توفيرعمليات إدارة البريد ، تكليف مهام ، تقرير عن وضع المهمة ، سير العمل ، قاعدة المعرفة ، مستودع الوثائق مع مزايا أخرى عديدة مثل : الاعمال الواجب تنفيذها ، خطابات الإشعارات والاخبار ، تعابير و اقتراحات ، التقييم الذ اتي للموظفين ... الخ.

(ومن المزايا الرئيسية لإدارة الحديثة )

• سهولة استخدام البرنامج مع واجهة جذابة .

• توفير بيانات مركزية الكترونية آمنة .

• الحفظ الامن للمراسلات والوثائق لاي عدد من السنوات .

• استرجاع المراسلات والوثائق المحفوظة بشكل سهل جدًا عند طلبها .

• السرية في حفظ الوثائق والتي لا يسمح بالإطلاع عليها الا لأشخاص معنيين .

• إعطاء صلاحيات محددة لمستخدمي النظام لحماية المعلومات من التسرب .

• الإطلاع على جميع المراسلات الداخلية ، الخارجية الواردة / الصادرة من قبل مستخدمي النظام .

• إدارة العمل في المؤسسة مبا شرة لتأمين سير العمل بإنسيابية تامة .

• تطور مذهل في عملية إدارة الاتصالات ، قاعد المعرفة و الوثائق .

• إنجاز الأعمال بالنسبة للافراد والمجموعات مع فريق ربط محكم وذلك لإيجاد عمل حيوي ، ايجابي ومسئول .

• انخفاض ملحوظ في تخفيض نفقات إدارة المكتب والوقت م ن خلال .

الأهداف العامة :

• الخطوات التفصيلية أو المراحل التي تمر بها المعاملة من البداية إلى النهاية .

• تحديد مسؤولية الإداريين والمشرفين في الإدارة الوسطى .

• الإسراع في إنجاز المعاملات .

• تحسين الخدمات المقدمة للجمهور .

• توحيد أداء الأعمال المكتبية .

• تخفيض النفقات .

• التقليل من المجهود الفكري للموظفين .

• تجنب الفوضى .

• إحكام الرقابة .

• رفع الروح المعنوية .

المحاور الرئيسية :

الوحدة الأولى :(مبادئ الإجراءات الإدارية الحديثة)

• الأهداف المحددة لكل خطوة من خطوات الإجراءات الإدارية

• الإسراع في إنجاز العمل

• تقدير الوقت اللازم

• منع الازدواجية في الإدارة

• التخفيف من الأعمال الكتابية

• التقليل من الحالات الاستثنائية " تصميم إجراءات مناسبة للحالات المستثناه

• التقليل من أعمال المراجعة والتدقيق غير الضرورية

الوحدة الثانية : (أهمية تبسيط الإجراءات الإدارية الحديثة:)

• تسهيل تقديم الخدمات للمواطنين

• تسهيل العمل على العاملين

• مواكبة التغيرات المستجدة التي تحدث

• توفير الوقت والجهد والمال

• يساعد على الإبداع الوظيفي

• زيادة كفاءة التنظيم والرقابة واتخاذ القرارات ويساعد على توفير قوة عمل فعلية داخل التنظيم

الوحدة الثالثة :(الحاجة التي أدت إلى تبسيط الإجراءات:)

• كثرة المراحل التي تمر بها المعاملة

• كثرة حالات اللف والدوران في المعاملة

• كثرة السجلات المطلوب الرجوع إليها

• كثرة تنقل الموظفين بين المكاتب

• كثرة عمليات الرقابة والتدقيق

• التأخير في إنجاز المعاملات

• تراجع حجم الأداء الوظيفي

• طول سلسلة الإجراءات اللازمة لإنجاز العمل

• كثرة ضياع المعاملات

• كثرة الخلافات والصراعات الوظيفية

• كثرة المخالفات بحق العاملين نتيجة التقصير في أداء العمل

• كثرة الشكاوي والتذمر من المراجعين

الوحدة الرابعة :(مراحل تبسيط الإجراءات:)

• تحديد الإجراءات المراد دراستها وتبسيطها

• جمع المعلومات الكاملة عن الإجراءات التي تتم تحديدها للدراسة

• تحليل وتقييم المعلومات .

• وضع التوصيات لتحسين الإجراءات .

• التنفيذ .

• المتابعة .