التطوير الاداري واستخدام الهندرة في المنظمات الحكومية وشبه الحكومية

مقـدمـة :

إننا نعيش في عالم يختلف كثيراً عن العالم الذي كنا نعيشه منذ سنوات مضت ، إذ يشهد العالم الذي نعيشه كثيراً من التطورات والتغييرات المتتالية والسريعة في جميع الأعمال والخدمات ونتج عن ذلك قفزات من التقدم والتحسن الذي انعكس أثره على كثير من الأعمال وأدى إلى الارتفاع بمعدلات ومؤشرات الإنتاج بصورة أعلى ، إضافة إلى الجودة وقلة التكلفة في أداء كل مؤسسات القطاعين العام والخاص في معظم الدول المتقدمة من خلال تطبيق النظريات والأساليب العلمية الجديدة وتأسيساً على ما تقدم ، ينبغي على العالم العربي كجزء من هذا العالم أن يعايش ويمارس التحولات الكبيرة فما كان صالحاً بالأمس من نظم ومبادئ إدارية لم يعد الأفضل والأكفأ هذه الأيام ، وبالتالي ينصح الإداريون والقادة في عالمنا العربي ومؤسساتنا بإعادة النظر في جميع المفاهيم والأساليب التي كنا نمارسها من خلال الأخذ بالجديد والمفيد من أجل التطور والارتقاء لمواكبة ما يجري حولنا باقتدار وتميز ، وهذا يتطلب الحرص على تطبيق وممارسة جميع الأساليب الحديثة في جميع مؤسساتنا وشركاتنا سواء كانت حكومية أو خاصة ، بحيث يكون الهدف هو الوصول إلى معدلات عالية في الأداء والإنتاج حتى تستطيع تقديم الخدمات المطلوبة والقدرة على التنافس من أجل الاستمرار والبقاء في هذا الزمن الصعب وللوصول إلى ما سبق ذكره ، يمكن للمؤسسات والشركات تبني فكرة أو أسلوب هندسة التغيير التي تعتمد على التغيير الجذري والسريع للعمليات المهمة في المؤسسات والشركات ، وينصح أن يكون التغيير جذرياً حتى يمكن الوصول للنتائج المرجوة بطريقة أسهل وأسرع من حيث جودة الخدمة والسلعة وقلة التكلفة ، مما ينعكس أثره على المستفيد من هذه الخدماتوبحيث يتم ذلك وفق أسلوب علمي مدروس لتحقيق الأهداف المرسومة

الأهداف العامة :

• تفجير الطاقات الإبداعية الكامنة في كل فرد في الإدارة

• التغيير المستمر ضرورة من أجل البقاء والاستمرار

• تعريف الهندرة

• فالهندرة كلمة عربية جديدة مركبة من كلمتين هما (هندسة ) و(إدارة) وهي ترجمة للمصطلح الإنجليزي (Business Reengineering )

• هي إعادة تصميم العمليات بشكل جذري بهدف تحقيق طفرات كبيرة في الأداء"

• الهندرة هي إعادة التفكير بصورة أساسية و إعادة التصميم الجذري للعمليات الرئيسية

• معايير الجودة العالمية"

المحاور الرئيسية :

الوحدة الأولى :(أسلوب الهندرة وما يخلتف عن غيره من المفاهيم الإدارية )

• تسعى إلى حلولاً عاجلةً وسطحيةً لمشكلات العمل ومعوقاته

• إعادة التصميم الجذرية تعني التغيير من الجذور وليس مجرد تغييرات سطحية أو تجميلية ظاهرية للوضع القائم

• التجديد والابتكار وليس مجرد تحسين أو تطوير أو تعديل أساليب العمل القائمة

• تحقيق طفرات هائلة وفائقة في معدلات الأداء

• ولقد حققت الشركات التي طبقت مفهوم الهندرة بنجاح نتائج هائلة في نسبة تحسين الدخل والأرباح وزيادة الإنتاجيةوتقليص الزمن اللازم لإنجاز العمل وتقديم خدمات أفضل للعملاء ، وتضمنت كتب الهندرةالمختلفة الكثير من تجارب الشركات التي طبقت الهندرة بنجاح والنتائج الهائلة التيحققتها هذه الشركات في مجالات متعددة

الوحدة الثانية(العمليات )

• خصائص الهندرة

• إعادة بناء من الجذور.

• تختلف تماماً عن أساليب التطوير الإداري التقليدي كالإصلاح والتجديد

• تركز على العمليات الإدارية لا على الأنشطة

• تهتم بالنتائج وحاجات المستفيدين والعملاء

• تقوم على هيكلة العمل كوحدة كاملة

• تقوم على نقد أنشطة الرقابة والمراجعة بصورتها التقليدية لأن تكلفتها تفوق قيمة نتائجها

• تميل للرقابة اللاحقة وتقليص ضوابط الرقابة السابقة مع خفض مستويات الرقابة والمراجعة وإتباع أساليب الرقابة الكلية

• تقليل الحاجة إلى مطابقة المعلومات وذلك من خلال تقليص عدد الجهات التي تعالج مهمة واحدة معينة

• تنفيذ العمل حسب نوع وطبيعة كل نشاط بدلاً من الأسلوب التقليدي وهو ترتيب الخطوات المتتالية للعمل

• دمج عدة وظائف في وظيفة واحدة وذلك في حالة الوظائف ذات الطبيعة الواحدة والمتقاربة

• اشتراك الموظف في اتخاذ القرارات المتعلقة بالوظيفة فهو لم يعد مجرد منفذ ولكنه مشارك ومسئول

• تقليل المركزية وتقليل الإجراءات اللازمة للعمل (مثل قيام الإدارة المعينة بشراء احتياجاتها السريعة بدلاً من مخاطبة إدارة المشتريات)

• تعدد خصائص العمليات حيث أصبح الإنتاج والخدمات متعددة المواصفات حتى تتناسب مع الأسواق المختلفة ومتطلبات العملاء

• استخدام أسلوب فرق العمل لتنفيذ عملية كاملة وقد تكون فرق العمليات دائمة أو مؤقتة

• توسيع صلاحيات الموظف وكأنه مستقل في وظيفته ومن ثم تخفيف إجراءات الرقابة والاتجاه نحو الرقابة الذاتية

• تحول إعداد الموظف من مجرد التدريب إلى التعلم والنمو والصقل وتوسيع المدارك

الوحدة الثالثة (فوائد ونتائج التغييرات)

• تغيير الأعمال من المهام البسيطة إلى الأعمال ذات الإبعاد المتعددة

• تغيير دور الفرد من المراقب إلى الداعم

• تغيير العمل من التدريب إلى الثقافة

• تركز مقاييس الأداء من النشاط إلى النتائج

• تغيير معيار التقدم من الأداء إلى القدرة

• تغيير القيم من قيم وقائية إلى قيم إنتاجية

• تغيير المدراء من مشرفين إلى مدربين

• تغيير الهيكل التنظيمي من هرمي تراتبي إلى مستوي

الوحدة الرابعة(عناصر الهندرة )

• أن يكون التغيير أساسي

• أن يكون التغيير جذري

• أن تكون النتائج جوهرية وضخمة

• أن يكون التغيير في العمليات

• أن يعتمد التغيير على تقنية المعلومات

• أن يعتمد التغيير على التفكير الاستقرائي وليس الإستنتاجي

الوحدة الخامسة (مبادئ التطوير )

• التنظيم على أساس النتائج وليس المهام

• معرفة الأشخاص الذين يستعملون مخرجات العملية

• تصنيف عمل استثمار المعلومات إلى الأعمال الحقيقية التي تنتج المعلومات

• التعامل مع الموارد في كل أنحاء الشركة

• إعادة النظر بكل الأنشطة مهما صغر حجمها من المدخل حتى وصول الخدمة إلى المواطن

• وضع نقطة القرار حيث ينجز العمل

• الحصول على المعلومات من المصدر المناسب

• معرفة نقاط الضعف من الجذور

الوحدة السادسة (مفاهيم الإدارة الحديثة )

• التفكير في العمل

• اشتراك شبكات الحاسب الآلي في قواعد المعلومات المركزية

• معالجة المعلومات في موقع مستخدميها

• جعل المواطنين والعملاء جزء من نظام المعلومات الالكتروني

• الخدمة الذاتية

• تمكين المستفيد من الخدمة والحصول عليها بنفسه

• الاحتفاظ بعدد مناسب من الموارد البشرية

• الاحتفاظ بالموظفين الأقل تكلفة والأعلى كفاءة

• تقديم الرعاية الصحية

• إقامة فرق تنمية وتطوير ذات تخصصات شاملة

• الاستغناء قدر الإمكان عن العمل الورقي

• الاستغناء قدر الإمكان عن المكاتب

• الاستغناء عن القيود الرقابية

• الاستخدام الفعال لشبكة الاتصالات بدلاً من السفر والتنقل

• وضع آلية لكشف الأخطاء ومراقبة الحالات الاستثنائية في نظام المعلومات

• تفويض السلطة إلى الفرد المسؤول عن انجاز العمل

• الاهتمام الدائم بطلبات الزبائن وأراء المواطنين

الوحدة السابعة (أهداف المنظمات الحكومية )

• سرعة الأداء

• تخفيض التكلفة

• جودة المنتج

• تبدأ من نقطة الصفر

• تركز على العمليات الإدارية

• تهتم بالنتائج وتركز على حاجة العميل

• تقوم على هيكلة العمل على أساس العملية ككل

• تبدأ من التشكيك في مشروعية العملية الإدارية وضرورة بقائها أصلاً

• تقوم على نقد أنشطة الرقابة والمراجعة بصورتها التقليدية الضخمة

• تطور بيئة إدارية تعتمد على العمليات

الوحدة الثامنة :(النقاط الرئيسية لتطبيق العمليات )

• يجب عدم إهمال تقاليد وعادات العمل داخل الشركة

• تحديد المدة الزمنية لتنفيذ عملية الهندرة والالتزام بها

• إشراك كافة العاملين في الشركة بعملية الهندرة والعمل على تدريبهم

• أن تخدم عملية الهندرة الأهداف والخطط الإستراتيجية للشركة

• أن تكون قيادة عملية الهندرة من داخل الشركة وليس من خارجها