إدارة المهام المتعددة وترتيب الأولويات والالتزام بالمواعيد النهائية

مقدمة:

تتحقق الرؤى والأهداف عندما يتم فهم مهام الأهداف والأولويات وتحديد المواعيد النهائية بشكل صحيح. وقد صممت هذه الدورة لمساعدة المشاركين في تطوير القدرات المناسبة لإدارة المهام وتقييم وتحديد الأولويات الصحيحة وجدولة الأنشطة معتمدة على مواعيد موضوعة بدقة. كما تغطي الدورة طرق وأساليب تشجع على تحيّز مهام خاصة الى جانب التنسيق مع أعضاء الفريق الآخرين. وتغطي الدورة أيضا كيفية التأثير على المحيطين بنا عن طريق وضع التوقعات ورؤية المهام بنجاح.

المنهجية:

يستخدم في هذه الدورة التقييم الذاتي ونماذج واسعة من حالات الأعمال التي تعزز مناقشات صحية حول أهمية إدارة المهام المتعددة والأولويات والالتزام بالمواعيد. وسيستفيد المشاركون من الجزء الذي يغطي تحديات العمل المتعلقة بالتعامل مع المهام والأولويات والالتزام بمواعيدها. وسيكتسب المشاركون كيفية التعامل مع النزاعات التي قد تنشأ نتيجة لذلك. سيتم استخدام تمارين جماعية تفاعلية مع كل فريق لتقديم النتائج التي توّصلوا إليها والافادة بالرأي.

أهداف الدورة:

سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

• تطبيق المهارات المناسبة اللازمة لإتمام العمل على نحو فعال وبكفاءة
• تخطيط المهام وجدولة العمل ذات الصلة باستخدام المشروع الأساسي وأدوات التخطيط
• الاستفادة من عمليات شراء أصحاب المصلحة والدعم
• استخدام التواصل الإيجابي والتقنيات الفعالة لأنهاء الأمور
• اكتساب الرغبة بالالتزام الفريقي وتقديم الدعم من خلال التقدير وتعزيز المشاركة

موجه الى:

ويستهدف هذا البرنامج المهنيين من جميع الصناعات الذين يريدون اكتساب المهارات الأساسية لإنشاء وتطوير نظام وبيئة عمل فعالة. وهو مصمم لقادة الفرق والمشرفين والمدراء ورؤساء الأقسام الذين يرغبون في تحسين الإنتاجية الشخصية الخاصة بهم أو بالذين يعملون معهم سواء كان ذلك العمل في مشروع أو داخل قسم. وتقدم الدورة أساسا متينا لأولئك الذين يرغبون بالحصول على دور إشرافي أو إداري كخطوة تالية في حياتهم المهنية.

الكفاءات المستهدفة:

• إدارة الذات والوقت
• تحديد الأهداف
• الجدولة
• تعيين وإدارة المهام
• فض النزاعات
• التواصل الفعّال
• التحفيز
• التعامل مع التغيير من الناحية الفردية وعلى المستويات المؤسسية

المحتويات الرئيسية:

الوحدة الأولى:

مقدمة في إدارة المهام في بيئة العمل:

• الإدارة الذاتية وإدارة المهام
• منظور سياق إدارة المهام
• إدارة المهام وبيئة العمل
• المنظور المؤسسي لإنجازات العمل
• أثر الإدارة الاستراتيجية على إدارة المهام
• كيف يؤثر نوع الهيكل التنظيمي للمؤسسة على إدارة المهام

الوحدة الثانية:

إدارة المهام وأهمية التخطيط:

• المهارات اللازمة لإدارة وقيادة المهام
• التعامل مع القيود المهمة
• الغايات والأهداف والمهام
• دمج النطاقات وقواعد العمل وخطط الإدارة في تعيين المهام
• إدارة المهام وأصحاب المصلحة
• إدارة المهام والمخاطر

الوحدة الثالثة:

تحديد الأولويات ووضع المواعيد النهائية:

• ربط عامل الوقت بإدارة المهام
• التخطيط والجدولة والالتزام بالمواعيد
• إدارة المهام ووضع الأولويات
• الإدارة الفعالة للاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والمعطلات عن العمل
• اعداد قوائم المهام وإدارة الأولويات
• التعامل مع مضيّعات الوقت والمماطلة والطلبات الملحّة
• إدارة التوتر والمهام

الوحدة الرابعة:

التعامل مع الأشخاص أثناء تأدية المهام المحددة بإطار زمني ضيّق:

• المهارات المطلوبة عند طلب المساعدة
• العناصر الأساسية الاربع للتفويض الصحيح
• العمل بفعالية مع الآخرين
• المهارات الشخصية وإنجاز المهام
• تأثير أسلوب العمل على إنجاز المهام
• المرونة والقدرة على تأدية مهام متعددة
• تحسين إنتاجية المهام

الوحدة الخامسة:

إدارة المهام والتغيير:

• تقنيات تحسين مخرجات المهام
• التواصل عند تكليف أو تغيير المهام
• استيعاب سلوكيات الموظفين عند التعامل مع التغيير
• التعامل مع مقاومة التغيير
• التقنيات الضرورية لإدارة التغيير المرتبط بتأدية المهام
• الخطط الشخصية والادارة الذاتية