الإدارات ومكاتب الإدارة العليا أفضل الممارسات والتكنولوجيا

لمحة عامة

المساعدون الإداريون هم جزء مهم من العمل ولا يقدرون بثمن حيث يقومون بالإشراف وتنسيق العمليات اليومية للأعمال التجارية. بفضل تطور تكنولوجيا الاتصالات تغيرت طبيعة عملهم وباتت تتطلب التنوع في المهارات. تتناول الدورة المهارات السلوكية خاصة ذات الصلة بالتكنولوجيا لإنجاز الأمور بشكل فعال وناجح.

المنهجية

تشمل استخدام مزيجاً من أدوات التقييم الذاتي وعرض لبعض تطبيقات الحاسب الآلي وعروض تقديمية موجزة عن موضوعات تتعلق بالدورة وأشرطة فيديو لتعزيز التعلم وتطبيقها في واقع الحياة.

أهداف الدورة

سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

• تحديد وتطبيق الأدوار الجديدة للمساعدين الإداريين التنفيذيين لمواجهة التحديات الحديثة
• استخدام التكنولوجيا للقيام بمعظم الاعمال ولابقاء التواصل مع المكتب والمدير
• تنظيم سير العمل بشكل فعال من خلال حفظ الملفات والتوثيق والتصنيف والفهرسة واسترجاع وثائق الشركات والسجلات والتقارير
• وضع مقاييس الجودة للحصول على بيئة عمل تحفيزية ومنتجة
• تطبيق اللغة الإنجليزية والاستخدام الصحيح لقواعد الكتابة
• تحديد وتحسين الكفاءات المطلوبة لزيادة قيمة الخدمات المضافة

الفئات المستهدفة

تستهدف هذه الدورة الذين تخرجوا من برنامج الإدارة المكتبية أو أولئك الذين لديهم عدة سنوات من الخبرة في العمل موثقة في مجالات الإدارة المكتبية أو السكرتارية. كما صممت هذه الدورة لأولئك الذين يرغبون في دخول عالم الإشراف أو وظيفة مدير مكتبي أو يشغلون حاليا مثل هذه المناصب ويسعون إلى تحسين المعرفة والمهارات المهنية الخاصة بهم من أجل تحقيق النجاح في عالم المكاتب ذات التكنولوجيا العالية.

الكفاءات المستهدفة

• إدارة تطبيقات الحاسب الآلي
• إدارة الوقت
• آداب المكتب وأخلاقيات استخدام الهاتف والبريد الإلكتروني
• الحافز والإنتاجية
• مهارات الكتابة
• التعامل مع التنوع
• الفهرسة والأرشفة
• إدارة الاجتماعات والمناسبات

محتوى البرنامج

• أدوار جديدة لأول مرة
  •  المؤسسة المتغيرة
  •  دور الإدارة في مكان العمل
  •  المهام الرئيسية لمديري المكتب
  • أدوار جديدة لأول مرة
    • التواصل الأمثل والتأثير
    • تعزيز السلوك المهني
    • نتائج النشاطات المختلفة
    • استخدام التكنولوجيا لإنجاز الأمور
• إتقان إدارة البيانات والفهرسة والأرشفة
  •  أنظمة تخزين الملفات المتقنة
    • خمسة أسرار لتنظيم الملفات بشكل أفضل
    • الأرشفة الإلكترونية
  • إدارة السجلات
    •  السجلات ودورة المعلومات
    •  المشاكل المشتركة في إدارة السجلات
    •  قواعد فهرسة الأسماء الشخصية والتجارية
    •  قائمة الرجوع إلى الأسماء الشخصية
  •  إنشاء بيئة تحفيزية ومنتجة
  •  التصميم والإنتاجية
    •  تصميم فنغ شوي Feng Shui: فن العمل (النصائح والخطوات الأساسية)
    •  التعامل مع وإدارة التنوع
    •  التواصل عبر الثقافات
    •  ست خطوات لإدارة الوقت بشكل رائع
    • إعداد الاجتماعات والمؤتمرات
    • التعامل مع المدير الصعب
    •  علبة الصفر: إدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل فعال
• مهارات الاتصال المتقدمة للاداريين
  •  إنشاء عروض تقديمية قصيرة قوية
    • نصائح لتقديم العروض القوية
    • الخصائص الرئيسية للمتحدثين
    •  تحليل الجمهور
  • مهارات كتابة الأعمال
    • إدارة توقعات القارئ
    • استخدام لغة إيجابية ومهذبة
    • إعداد جداول أعمال وكتابة محاضرالاجتماعات
•   صندوق أدوات نجاح التنفيذي
  •  أساسيات آداب المكتب الحديثة
    •  آداب استخدام الهاتف
    • آداب التواصل عبر البريد الإلكتروني
  •  التخطيط والتنفيذ للمناسبات
  •  التعامل مع المصروفات النثرية
  •  مهارات القيادة والفريق
    •  مراحل تشكيل الفريق
    •  القيادة الظرفية