الادارة المتقدمة للمكاتب للسكرتيرة والاداريين

مقدمة:

للتفوق في مهنة المدير أو المسؤول أو الأمين للمكتب تحتاج إلى إتقان المهارات الشخصية والسلوكية للاحتفاظ بقدرتك على التحكم والسيطرة على المهام الموكلة إليك.

في هذا البرنامج ستتعلم كيفية

• ترتيب أولوية المسؤوليات اليومية لتحقيق الطاقة الإنتاجية القصوى
• تنظيم ممارسات العمل وبيئته بشكلٍ انسيابي
• التواصل بشكلٍ فعال وحازم على جميع المستويات
• فهم طبيعتك وطبيعة الآخرين حتى يتسنى لك التفاعل بشكلٍ أكثر إيجابية وتطوير علاقاتك بالآخرين
• استخدم الأساليب التي ستساعدك في التفكير بشكلٍ إبداعي وحل المشكلات والتخطيط واتخاذ القرارات

أهداف البرنامج:

يكون المشاركون الحاضرون لهذا البرنامج قادرين على

• تعلُّم كيفية ترتيب أولويات المهام المتعددة وإدارتها بشكلٍ ناجح
• تعلم كيفية تفكير المدير من حيث التخطيط واتخاذ القرارات وحل المشكلات
• تعلم كيفية تحسين مهارات التواصل لتعزيز بناء العلاقات
• تعلم كيفية إدارة الأفكار والمشاعر وزيادة الثقة بالنفس
• تعلم كيفية التحمس، مما يزيد الفاعلية في بيئة العمل
• فهم المهارات الذاتية ومهارات التعامل مع الآخرين وتطويرها

طريقة التدريب:

سيكون البرنامج تفاعلياً وعملياً، ومزوداً بطرق التعلم التي تناسب جميع الاختيارات. وسيكون هناك العديد من الأنشطة الجماعية والأنشطة الثنائية فضلاً عن التمارين الفردية، وسيتمكن الجميع من مناقشة تحديات العمل الخاصة بهم في بيئة مساعدة وداعمة. وستتاح فرص لممارسة مهارات التواصل مع القدرة على تأكيد الذات من خلال لعب هذا الدور وتقديم أحد العروض في نهاية الأسبوع.

أثر التدريب على المؤسسة:

• ظهور الحافز بشكلٍ جَلِيٍّ وزيادة الثقة
• الفهم المتعمق للمبادئ والممارسات الخاصة بمديري المكاتب الناجحين
• وجود بيئة عمل أكثر هدوءاً وراحةً من خلال إدارة الإجهاد والوعي الذاتي
• زيادة احترام الذات والتواصل مع الآخرين بشكلٍ أكبر من خلال تعلُّم كيفية الحديث بشكلٍ حازم
• التغلب على خوفك من التحدث أمام العامة وتقديم عرض مبتكر فعال
• تعلم كيفية التنظيم والسيطرة على الوقت والمهام الخاصة بك

لمن هذا البرنامج:

• مديرو المكاتب
• رؤساء الفرق
• الإداريون
• المشرفون
• الأمناء
• فريق الدعم
• المساعدون الشخصيون

المحاور الرئيسية:

اليوم الأول:

السيطرة على حياتك العملية:

• المقدمات - التعرف على الآخرين
• فهم الغرض والرؤية والمهمة وتوضيحها
• خدمة عملاء داخلية وخارجية
• سر تفضيل الأسلوب الأكثر ذكاءً عن الأسلوب الأكثر إجهاداً في العمل
• استخدام الأنشطة ذات الفاعلية العالية لإنتاج المزيد في أقل وقتٍ ممكن
• تنظيم العمل وترتيب أولوياته والسيطرة عليه
• وضع خطة طويلة الأجل لكي تجعل مكتبك أفضل المكاتب الموجودة في الشركة
• ترتيب الأنظمة الخاصة بالمكتب
• تنظيم أوراق العمل
• جعل مكتبك سهل الاستعمال وذا كفاءة عالية

اليوم الثاني:

رؤية ورسالة المؤسسة:

• تسخير القوة العقلية - من خلال أساليب التخطيط العقلي
• نظرية جزأي الدماغ الأيمن والأيسر
• إدارة المشروعات الكبيرة للوفاء بالمواعيد النهائية
• مهارات التخطيط - استخدام مخطط جانت لتخطيط سير العمل
• أساليب حل المشكلات
• تعزيز القدرة على اتخاذ التدابير الوقائية
• أدوات صنع القرار
• إدارة الاجتماعات بفاعلية
• الاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات
• العمل مع أكثر من مدير

اليوم الثالث:

مهارات التواصل الرئيسية:

• أخطاء التواصل المشتركة
• أساليب التواصل المختلفة
• التواصل بثقة
• تعلم كيف تصبح أكثر حزماً
• حل الصراعات بالتراضي
• أكثر الطرق فاعلية لرفض أمرٍ ما
• فهم لغة الجسد وكيفية استخدامها بشكلٍ صحيح
• فهم الفروقات بين الجنسين عند التواصل مع الآخرين
• التغلب على عمليات التحيز وعدم الراحة المرتبطة بطريقة ممارسة السلطة
• فهم أنماط الشخصيات المختلفة وكيفية التعامل معهم
• كيفية إيجاد علاقة عمل فعالة مع أي نوع من الرؤساء

اليوم الرابع:

تطوير المهارات المهنية:

• مهارات الاستماع - محاولة فهم الآخرين أولاً
• السبب الرئيسي أننا لا نصغي جيداً
• رسم صورة مهنية
• مهارات القيادة
• التعرف على مهارات القيادة الموجودة بداخلك وتعزيزها
• إدارة جميع الأحداث التي تحدث في المنظمة
• كيفية تقديم العروض بشكلٍ حيوي وبكل ثقة
• التغلب على الخوف الخاص بالتحدث أمام العامة
• تعلم أساسيات التخطيط لتقديم أي عرض من العروض
• كيفية جذب انتباه المجموعة
• الأساليب البنَّاءة لتقديم الملاحظات التصحيحية
• أفضل الطرق لتقديم الملاحظات الإيجابية

اليوم الخامس:

تمكين الذات وإدارتها:

• معرفة الأسباب الرئيسية للضغط
• كيفية تقوية الثقة بالنفس وتعزيز الاستجابة بشكلٍ أسرع للحالات الصعبة
• كيفية الاسترخاء وتجديد نشاط العقل والجسد
• علامات وجود الضغط وأعراضه وأسبابه ودوافعه
• لماذا يمثل الإجهاد رسالة قوية
• كيفية الخروج من دوامة التفكير المجهد
• المهارات الأساسية للذكاء الانفعالي
• استخدام الذكاء الانفعالي في العمل
• تحويل الخوف والسلبية والاستجابة لهما إلى مزيد من التفاعل
• تعزيز القدرة على اتخاذ التدابير الوقائية وتحمل المسؤولية وزيادة الوعي الذاتي
• استمرار التطوير المهني - الغاية المقصودة انطلاقاً من هنا