إدارة المشاريع الإلكترونية

مقدمة في إدارة المشاريع :

تستخدم جدولة المشاريع من قبل الإداريين لضمان إنجاز المشروع في الوقت المحدد لإيجاد مؤشرات منبهة للحالات الغير اعتيادية حين ظهورها والمرونة في إعادة تخطيط المشروع وفقا لذلك وتشخيصها في ثلاث مراحل تنفيذية :

نطاق المشروع:

ويتضمن ذلك جميع العمليات التي تؤكد حدود العمل واحتياجات المشروع وفقط احتياجاته وذلك للوصول إلى تنفيذ أمثلي. مثل الحصول على جميع متطلبات واحتياجات القسم المالي في المؤسسة عند تطبيق نظام إدارة مالية والتأكد من صحة مطابقة النظام بعد تنفيذه مع هذه المتطلبات والاحتياجات. وقد يتم تعديل النظام بما يلائم هذه الاحتياجات أو يتم تعديل نطاق المشروع ولكن كل شيء بشكل موثق وضمن صلاحيات معينة

إنشاء شبكة الأعمال للمشروع:

• تحليل المشاريع إلى أنشطة وأحداث.

• تتابع الأنشطة والأحداث.

• رسم تخطيطي للمشروع.

• تقدير الأزمنة لكل نشاط.

تخطيط المشروع:

• تعريف أنشطة المشروع حسب التسلسل الزمني وتحديد التالي:

• أنشطة والأحداث الحرجة.

• المسار الحرج.

• وحساب الفائض من كل نشاط.

• إدارة زمن المشروع:

• للتأكد من عدم تجاوز الزمن المحدد لكل مرحلة من مراحل المشروع وبالتالي مدة التنفيذ

ضــبــط المشروع:

• تقدير مراقبة الأنشطة ومتابعتها:

• مراقبة الأزمنة ومقارنتها مع خطة المشروع النظرية.

• محاولة قدر المستطاع إتباع الخطة المزمع تنفيذها.

• نقل الإمكانيات من نشاط ذات فائض إلى الحرج إن أمكن .

• لذلك فإن أهمية أسلوب المسار الحرج ، وبيرت تكمن في الخطوات التالية:

• مساعدة المدراء على التعرف على الأنشطة الحرجة.

• حساب مرونات الأنشطة الغير حرجة لإتاحة الفرص لنقل الموارد إلى الأنشطة الحرجة.

• التعرف على الأزمنة المبكرة والمتأخرة لإنتهاء المشروع.

• حساب التكلفة النهائية للمشروع.

• إدارة كلف المشروع: Project Cost

• مراقبة كلف المشروع والتأكد من عدم تجاوزها للكلف المتوقعة أو الميزانية المحددة:

• كلف متغيرة.

• كلف ثابتة.

• كلف مباشرة.

• كلف غير مباشرة.

إدارة الجودة للمشروع:

• وتضمن وضع محددات الجودة والسياسة المتبعة لتطبيقها والمسؤوليات وتتضمن: التخطيط، التأكيد، المراقبة، والتحسين.

• رضى العميل.

• المنع مقابل التفتيش.

• إلا أن الجودة تستمر إلى ما بعد تنفيذ المشروع حيث تنتقل المسؤولية بها بعد من إدارة المشروع إلى الجهة المستلمة.

إدارة الموارد البشرية في المشروع:

• يجب توفر عدة أمور من إدارة المشروع حتى تتم السيطرة وإدارة موارد المشروع البشرية

• المهارات العامة: القيادة، الاتصال، المنافسة.

• مهارات التعامل مع الأشخاص: الدفع المعنوي، القدرة.

• مهارات التعامل مع المجموعات: البناء، حل المشاكل.

• وتتضمن أيضاً عمليات: الزيادات، التوظيف، الأمان، الصحة وكل ما تتضمن إدارة الموارد البشرية من أمور أخرى.

إدارة الاتصال للمشروع:

تأكيد توزيع العمليات الخاصة بالمشروع بمختلف النواحي بتوقيت ملائم وبشكل يراعي المسؤوليات والصلاحيات ومن الاتصالات: الاجتماعات، التقارير الدورية، الاتصالات بكل أنواعها (فاكس، هاتف، بريد إلكتروني).

إدارة مخاطر المشروع:

تحليل وتحديد مخاطر المشروع وفي مختلف المراحل وبما يخص جميع مناطق المعرفة. على سبيل المثال ماذا يحصل في حال تم اعتذار أحد المبرمجين؟ وما هي الإجراءات الواجب اتخاذها عند حصول أمر مماثل؟

إدارة مشتريات المشروع:

تحديد العمليات اللازمة للحصول على البضائع، التجهيزات، الخدمات اللازمة لسير المشروع من خارج الشركة أو الجهة المنفذة للمشروع.