إدارة سجلات الموظفين وشؤون الطلبة

إدارة سجلات الجودة :

السجلات هي كل الاستمارات والنماذج بعد كتابة المعلومات الحقيقية عليها والتي تعبر عن تنفيذ العمل وتحدد المسؤول عن العمل مع التاريخ، وتعتبر أدلة موضوعية على التنفيذ من اجل تقييم الأداء وهي تحتاج إلى فهرسة،تصنيف،عنونة وحفظ لعدم تعريضها للتلف والأذى. في عالم اليوم الذي تتغير فيه القوانين والصناعة والمتطلبات التنظمية الاتحادية والمحلية بشكل مستمر أضحت إدارة السجلات أكثر أهمية من أي وقت مضى.إن فهم كيفية إدارة سجلاتكم من أجل تلبية التوافق والبقاء مطلعين على أحدث التقنيات ليست بالعملية السهلة. تقدّم QMSrs وسيلة فعّالة لإدارة ومراقبة سجلات المسجلة في الإرشيف.تقدّم ادوات QMSrs في ادارة سجلات الجودة تبسيطاً شديداً لعملية التخطيط ومتابعة اجراءات ادارة سجلات وتحليل النتائج وادراجها بيانياَ.

المميزات التي تقدمها QMSrs لعملائها:

• تقوم بإدارة ومراقبة كافة حاجات السجل في ادارة سجلات الجودة لبلوغ المعايير المتعارف عليها مثل نظام إدارة الجودة ( ISO 9000) والصحة والسلامة وإدارة البيئة (ISO 14000) والكثير غيرها.

• لا يوجد خطرمن ناحية ارتكاب أخطاء باستخدام إصدارات(نسخ) أخرى غير الإصدار الأحدث من سجلات الجودة.

• سهولة التحويل من نظام القديم الحالي الى النظام الجديد في ادارة سجلات الجودة.

• من أكثر الأنظمة فعالية من ناحية الوقت والتكلفة لتحديث واعتماد وتوزيع السجلات.

• لاتوجد مصاريف للقرطاسية لإدارة سجلات الجودة وتخزينها.

• بوسع ادوات QMSrs أن تقوم بإدارة أي سجل في أي مكان وأي وقت.

• توفرمعجم جاهز لجميع المفردات المختصرة والخاصة بسجلات الجودة في التسجيل الجامعي مثلا.

المميزات التدرج والبساطة :

• سعة تخزين غير محدودة.

• دخول سريع من أي مكان وفي أي وقت.

• مناسبة لاي نوع من انواع الشركات بدءاً بالأفراد ووصولاً إلى الشركات ذات العمليات التي تتم على نطاق متعدد المواقع ومتعدد الأقاليم وعلى اختلاف الجنسيات.

• يتم استخدام التطبيق نفسه الذي تم استخدامه لإنشاء وتعديل السجل.

• لاتوجد حاجة إلى مهارات معينة لعملية تحويل السجلات للنظام الجديد أو لصيانتها.

سلامة السجلات والوصول إليها :

• نظام أمني للتحكم بالسجلات والاطّلاع عليها وتعديلها واعتمادها.

• بوسعك التحكم بنوعية السجلات التي يحق لكل فرد أو موظّف الدخول إليها وكذلك صلاحية الدخول الممنوحة لكل منهم.

• بإمكان المستخدمين فقط أن يطّلعوا على السجلات التي تم منحهم صلاحية الدخول إليها.

• إذن دخول سريع للسجلات لكل المستخدمين الذين تم تحدديهم،الداخليين منهم والخارجيين.

• تحكّم مركزي أو إقليمي بالسجلات وذلك يعتمد على الشركة.

• حفظ عن بعد على خوادم الاستضافة مع مراقبة صلاحية دخول المستخدم.

• تعديل السجلات

• لا يمكن إنشاء سجل جودة جديد بدون وجود تصريح كامل بالانشاء.

• إجراء تعديلات إلكترونية على السجلات عبر الإنترنت مع سيطرة كاملة باستخدام عملية الموافقة إلالكترونية.

• عملية إنشاء ومعاينة واعتماد ونشر السجلات بصورة إلكترونية بالكامل.

• لا يوجد مجال لإستبدال سجل مكان سجل أخر بفضل ميزة تدقيق إدخال وإخراج الوثائق.

مراجعة السجلات

• متابعة إلكترونية من اجل مراجعة السجلات حتّى يتم الانتهاء منها.

• مراجعة السجلات عبر الإنترنت من قبل أصحاب القرار والمخوّلين بالمراجعه.

حفظ السجلاّت والأرشيف

• سجلّ أرشيفي شامل وكامل لكل وثيقة مع إمكانية الاسترداد السريع لتلك الوثائق .

• ارشفه إلكترونية وتلقائية للوثائق التي يتم تحديدها.

• توفر نسخ أرشيفية من الوثائق للمستخدمين المصرّح لهم.

التغيّرات

إدارة وقبول التغيّرات المؤقتة للوثائق عبر الإنترنت وفق تحكّم إلكتروني.

الإبلاغ بالتغييرات

إخطار(تبليغ) إلكتروني فوري بالتغييرات الحاصله في سجلات الجودة.

التدريب على إجراء التغيرات

متابعة التدريب على إجراء التغيرات في السجلات.