أرشفة المكتبات في الإنظمة الإلكترونية

مقدمة :

شهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات عميقة وشاملة في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، ذلك أن التطورات الحديثة عبر الشبكات أتاحت الفرصة لربط أجزاء العالم مما حتم على كثير من المؤسسات والإدارات دخول عالم الإليكترونيات من أوسع أبوابه من أجل البقاء وإيصال الرسالة للعالم أجمع ،واجراء العمليات والمهام بشكل أسرع، وشملت هذه التطورات جميع مجالات المكتبات والمعلومات بما في ذلك الأرشيف الذي مر بتطورات كثيرة من الصلصال إلى الورق وأخيرا إلى الإليكتروني حتى قيل أن أرشيف القرن الحادي والعشرين إليكتروني مما يؤكد على أهمية هذا النوع من الأرشيف لذلك قامت كثير من الدراسات والبحوث والبرامج والأنظمة التي تقوم على تنظيم الأرشفة والأرشيف الإليكتروني لذلك حاولت البحث عن هذا الموضوع وسبر أغوار الأرشفة والأرشيف الإليكتروني للتعرف عنهما بأسلوب أعمق وتوضيح مفهومه وأهميته التي غابت عن أذهان كثير من القراء .

الأرشيف والأرشفة والمصطلحات ذات العلاقة :

الأرشيف:

• مجموعة الوثشائق الأرشيفية المنظمة من خلال العمليات الفنية المتمثلة في الاقتناء والتصنيف أو الفهرسة .

• تيسير سبل الاستفادة منها عن طريق إعداد وسائل الإيجاد المناسبة وتقديم الخدمات للمستفيدين من الأرشيف.

• الأستفادة من المقتنيات مثل والوثائق والصور غير المنشورة غالبا ، تحفظ لأسباب تاريخية، مع بعض المواد الأخرى ، وتنشأ هذه الوثائق من نشاطات للقطاع العام والخاص .

الأرشيف الجاري current archives :

• المكان الذي تحفظ فيه الوثائق الجارية.

• الطرق التي تستعمل بها للحاجة إليها في العمل.

الأرشفة archiving :

• عملية تخزين البيانات والمعلومات على وسيط إليكتروني لمدة طويلة الأجل لأهميتها وندرتها.

• استرجاعها وقت الضرورة ولأسباب تاريخية وأمنية.

• أو هي عملية حفظ وتخزين الوثائق التي سوف تستعمل في البحث التاريخي، لأنها غير ذات فائدة جارية

المواد الأرشيفية archival material :

• عبارة عن سجلات وكتب قديمة ونادرة ،

• صيانة ومعالجة خاصة ليس من السهل تعويضها .

أهمية الأرشيف والأرشفة الإليكتروني :

يعتبر الأرشيف وسيلة عمل، وأداة تسيير للمؤسسات على غرار الموارد الأخرى سواء أكانت بشرية أم مالية أم مادية؛ التحكم في تسيير الأرشيف ينعكس إيجابياً على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجال تخصصها

دور مهنيو الأرشيف في البيئة الإليكترونية الجديدة :

إن مهنيي الأرشيف معنيون بإنشاء السجلات وحفظها ، وتنظيمها ووصفها وإتاحتها لاستخدام المستفيدين. لذلك وجب تقديم الدورات المناسبة لهم لكي تنجح عملية الأرشفة الإليكترونية وبالتالي نجاح الأرشيف الإليكتروني

مجال التدريب المستمر :

• إدارة الأرشيف ،إدارة سجلات الأرشيف الإليكترونية

• إدارة نظم، الوثائق الإليكترونية وأرشيفات البيانات

• تصميم قواعد البيانات

• إدارة الملفات الشخصية إضافة إلى مجموعة في الفهرسة

• إعداد الكشافات والمستخلصات

• دور الإنترنت واستخدام تطبيقاته المختلفة

• الرقمنة والحفظ الرقمي في مجال تكنولوجيا المعلومات والشبكات

أسباب التحول من الأرشيف الورقي إلى الأرشيف الإليكترونية :

• السلبيات الملازمة للأرشيف الورقي وهي على النحو التالي

• أختصار الوقت للبحث عن الوثائق المفقودة .

• غير قابل للتوزيع

• قابل للضرر قصير أو طويل المدى

• مكلف في عملية التخزين

• قابل للتلف والتحطيم

العوامل التي دعت إلى إدخال الحاسب ومصادر المعلومات الإليكترونية في مراكز المعلومات :

• التزايد الهائل في كمية المعلومات .

• لذا من الصعب على المقدرة البشرية والطرق التقليدية حفظ المعلومات وتنظيمها واسترجاعها . تغير أهمية مصادر المعلومات .

• فلقد كان لتزايد المعلومات وتعدد مصادرها أثر كبير في جعل المؤسسات العلمية والصناعية والعلمية والسياسية والاقتصادية تركز أكثر في البحث عن المعلومات الكافية والمتوازنة في مجال الاختراعات العلمية والتنافس العلمي والثقافي من مناطق جغرافية متعددة.

خصائص ومميزات الأرشيف الإليكتروني:

• إن مميزات الأرشيف الإلكتروني تسهيل عملية الاستنساخ في عدة أشكال،

• و بأقل تكاليف من نسخ الورق، كما يمكن تحويله آليا من مكان إلى مكان بفضل الانترنت.

• ويمكن للأرشيف الوطني أن يصبح بنك للمعلومات الإلكترونية على مستوى الدولة،

• يحفظ الأرشيف على المدى الطويل و يوفر لأصحاب القرار فوراً عند الطلب

• و فيما بعد للباحثين في حدود الإجراءات القانونية

• مميزات الأرشفة الإليكترونية وهي على النحو التالي:

• توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي وأكوام المعاملات والملفات وغير ذلك.

• ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها.

• سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاق المؤسسة .

• سهولة الوصول للوثائق الإلكترونية أياً كان موقع المستفيد أو المستخدم لهذه الوثائق

• مراقبة الوثائق وتحولاتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة سير المعاملات داخل المؤسسة.

• تعدد نقاط الوصول للوثائق المحفوظة إلكترونيا مما يسهل استرجاع الوثائق.

• سرعة الوصول للمستفيدين أياً كان موقعهم وتقديم الخدمات لهم.

• التقليل من الأخطاء ومخالفة الأنظمة.

• التقليل من المراجعات للدوائر الحكومية من قبل المستفيدين.

• المركزية في التعامل مع الوثائق وبالتالي عدم التضارب والتكرار في إصدار الأوامر أو القرارات.

• توحيد المعايير في التعامل مع الوثائق الربط بين المعلومات في أكثر من قاعدة معلومات سواء داخل المؤسسة الأم أو خارجها.

• الرفع من أداء المؤسسات الحكومية وكذلك مؤسسات القطاع الخاص.

• يعد البوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإليكترونية.

السلبيات يجب معالجتها من هذه السلبيات :

• التطور السريع لبرامج الأرشفة ووسائط الأرشيف الإليكتروني والتي لا يمكن ملاحقتها ، مما يؤكد على ضرورة إيجاد سياسة واضحة لإدارته وتوفير وسائط وأجهزة لاسترجاعه .

• إمكانية تعرض المواد الأرشيفية للسرقة والتلاعب والتحريف.

• يتطلب تكاليف كثيرة تحتاجها الأجهزة والعاملين في إعداد ملفات الأرشيف وتطويرها ومتابعتها من حين إلى آخر لتحديثها .

• أن تعرض جهاز الكمبيوتر لأي حادث مثل الأعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البيانات المحفوظة في هذا الأرشيف كليا أو جزئيا مما يكون له تأثير بالغ على العمل في المكتب بشكل كلي