أساليب التصنيف و الترقيم والحفظ وتامين الوثائق والاسترجاع الالكتروني

الـهـدف العـام:

تهتم الشركات والمؤسسات العامة والقطاع الحكومي ولا سيما في الوقت الحاضر بالوظائف المتعلقة بإدارة الأعمال المكتبية وخاصة وظائف السكرتارية المتقدمة لما بات لهذه الوظائف من أهمية عظمى في تسيير الأعمال المكتبية وامكانية مساعدة متخذي القرار في المستويات العليا على انجاز الأعمال غير النمطية من خلال القدرة على تحمل بعض العبء والمسئوولية في إدارة العمل المكتبي . ولايتسنى للمشتغلين بهذه الوظائف وظائف السكرتارية مدراء المكاتب أن يقوموا بواجبهم على أكمل وجه إلا إذا توافرت لهم الدراية والمعرفة اللازمة للإلمام بجميع الأمور المتعلقة بتسيير الأعمال المكتبية . وتمثل المعرفة 50 % من النجاح في هذا المجال أما بالنسبة الباقية فتكتسب بالتدريب التطبيقي والصقل المهني لمهارات القائمين على هذه الأعمال فتمزج فاعلية الأفراد بكفاءتهم. والواقع علينا أن نفسح المجال للبحث والاهتمام بدراسة وتحليل الأعمال المكتبية خاصة المتغيرات والمستحدثات التي يواجهها عالم الأعمال المحور وما يسايرها من التمسك والسعي الحثيث وراء استخدام أحدث الأساليب والتنكولوجيا. لذا فإن هذا البرنامج قد سعى إلى تحقيق الجوانب النظرية والجوانب التطبيقية في إدارة الأعمال المكتبية التي تعرض تمثيل القاعدة العملية التي يجب أن يلم بها كل مهتم في هذا المجال .

كما يهدف هذا الملتقى إلى تحقيق مجموعة من الأهداف منها على سبيل المثال:

• تحسن انتاجيتك من خلال زيادة مهاراتك التنظيمية وتطوير أساليب العمل .

• مقارنة خطة العمل مع المنظمات الأخرى وتحدي نطاق مهاراتك بغية تطويرها وتحسينها .

• تكريس التكنولوجيا لخدمتك وخدمة منظمتك .

• خلق بيئة عمل تعاونية للحصول على مستوى انتاج عالي وذلك بمعرفة طرق التعامل مع

• إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة و الصادرة .الأرشفة الإلكترونية

• تقنيات متقدمة في الحفظ ( الأرشفة الضوئية , النظم الإلكترونية ).

• متابعة البريد الوارد و أمن و سرية المعلومات .

• أساليب التصنيف و الترقيم عند حفظ المعلومات .

• أساليب الفهرسة و استرجاع المعلومات و طرق حفظها .

• فرز و إتلاف و ترحيل الأوراق - حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات

• الحد من الأعمال الورقية في المكاتب .

• عرض فيلم : ( ميكنة المكاتب )

المحتوى العلمي

الأرشفة الإلكترونية:

• إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة و الصادرة . الأرشفة الإلكترونية

• تقنيات متقدمة في الحفظ ( الأرشفة الضوئية , النظم الإلكترونية ).

• متابعة البريد الوارد و أمن و سرية المعلومات .

• أساليب التصنيف و الترقيم عند حفظ المعلومات .

• أساليب الفهرسة و استرجاع المعلومات و طرق حفظها .

• فرز و إتلاف و ترحيل الأوراق - حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات

• الحد من الأعمال الورقية في المكاتب .

ميكننة المكاتب

• عرض و مناقشة ملاحظات المجموعة .

• أهم التّكنولوجيّات الجديدة و المتطوّرة المستخدمة لزيادة فاعليّة أداء العمل و تحسين إنتاجيّة الموظّف.

• القواعد التي يفرضها عصر تكنولوجيا المعلومات.

• خصائص وعناصر وتوجهات الإدارة الإلكترونية.

• الأنظمة الإلكترونية اللازمة للإدارة الإلكترونية.

• سمات الإدارة الإلكترونية وعناصرها وتوجهاتها

• خصائص الإدارة الإلكترونية وامكانية تنفيذ المعاملات إلكترونيا

• عناصر الإدارة الإلكترونية:إدارة بدون ورق- إدارة بلا تنظيمات جامدة-إدارة بلا مكان- إدارة بلا زمان

• ما هي مواصفات مدير المكتب والسكرتير الإليكتروني ؟

• العلاقة بين الإدارة الإلكترونية والعلاقات الإنسانية ؟

• التحديات التي تواجه تطبيق الإدارة الإلكترونية ؟

• استخدام تكنولوجيا الانترنت في مجال السكرتارية وادارة المكاتب

• الانترنت والبحث عن المعلومات من خلال الشبكة والأرشفة الالكترونية

• Outlook واستخدامه بفعالية في مجال التراسل والمخاطبات والمواعيد

• رقابة الموازنة المكتبية .

موجه الى :

مدراء اقسام الارشفة, مدراء ادارة الشؤون الادارية وموظفيها, مدراء ادارة التدريب, مدراء و موظفي ادارة التوثيق والسجلات,سكرتاريةومدراء المكاتب .