أساليب حفظ ونقل المعلومات السرية بين الدوائر الحكومية المعتمدة وداخليا بين الإدارة الوحدة

مقدمة :

ينبني النظام العصري لإدارة الوثائق العمومية بالوحدات الحكومية على الاهتمام بجميع أنواع الوثائق التي تنتجها أو تنشئها التقسيمات الإدارية بجميع الجهات الحكومية دون استثناء أو تمييز بين الوثائق المشتركة والمتداولة لدى الهياكل العمومية وبين الوثائق الخصوصية بكل وزارة أو هيكل عمومي .أما في ما يتعلق بالوثائق المشتركة و تطبيقا لقرار مجلس الوزراء بتشكيل لجنة متابعة إعداد نظام موحد لتصنيف الوثائق المشتركة بين الجهات الحكومية وكذلك تشكيل فرق عمل منبثقة من اللجنة المشار إليها تتولى إجراء كشف لأنواع الوثائق تمهيدا لإعداد جدول مدد استبقاء و نظام لتصنيف الوثائق، تم تشكيل لجنة متابعة وذلك لإنجاز مشروع إعداد نظام إدارة الوثائق المشتركة بين الوحدات الحكومية وفي فما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للوحدات الحكومية سوف يتم اعتماد نفس المنهجية التي يتم اعتمادها في إدارة الوثائق المشتركة. و تطبيقا لقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية تكون الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها، وعلى كل جهة، بالتنسيق مع الهيئة ، إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها الخصوصية

يتضمن على الأخص ما يأتي:

• تصنيفا لوثائقها يتلاءم مع طبيعة عمل الجهة ونوعية وثائقها

• جداول مدد استبقاء وثائقها.

• طريقة حفظ وتداول الوثائق الأساسية والوثائق ذات الطابع السري.

الأهداف العامة :

• فوائد بناء نظام لإدارة الوثائق

• تنظيم الوثائق جارية الاستعمال مع سرعة الوصول إليها

• تطوير العمل الإداري والارتقاء بالإدارة

• المساهمة في تحقيق شفافية تسيير المرافق العامة

• تأمين سلامة الوثائق من الضياع أو التلف و الحفاظ على مصادر حقوق الأفراد والجماعات

• التوفير في وقت العمل وفي مساحة الأماكن والمعدات

• تيسير أعمال التقييم والتدقيق و التخطيط والاستشراف

• الانتقاء المنظم للوثائق الجديرة بالحفظ الدائم

المحاور الرئيسية :

المحور الأول

إعداد الأدوات الإجرائية للنظام و تتمثل الأدوات الإجرائية للنظام فيما يلي:

• فهرس لأنواع الوثائق المتداولة بالجهة المعنية.

• جداول مدد استبقاء الوثائق حسب المراحل التي تمر بها الوثائق.

• نظام تصنيف للوثائق جارية الاستعمال.

إعداد فهرس لأنواع الوثائق

• يؤدي الكشف عن وضع الوثائق بكل وحدة حكومية إلى الحصول على صورة دقيقة حول أنواعها وحجمها وتوزيعها عبر أقسامها وطرق تنظيمها واسترجاعها

• يتم جمع أنواع الملفات والوثائق المتداولة في كل قسم في فهرس مرتب حسب التنظيم الهيكلي للوحدة المعنية

• يمثل هذا الفهرس قاعدة لبناء نظام تصنيف الوثائق ولإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق

المحور الثاني(إعداد نظام تصنيف للوثائق)

• تهدف عملية إعداد نظام لتصنيف الوثائق إلى تيسير الوصول إليها والاستدلال عليها بسرعة ودقة ثم حفظها

• يُبنى نظام تصنيف الوثائق جارية الاستعمال بالوحدة الحكومية بتجميعها في مجموعات متجانسة حسب تقسيم العمل داخلها والأنشطة التي تقوم بها، ويتم تفريع الوظائف من العام إلى الخاص إلى أن تشمل السرية لأرشفة كل الوثائق

إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق

• مدة الاستعمال في مكاتب العمل (فترة نشطة)

• مدة الاستبقاء في محلات حفظ الوثائق الوسيطة بالجهة المعنية (فترة شبه نشطة)لما يتعين من أغراض: تنفيذ أحكام قانونية أو حفظ مصادر حقوق الأشخاص والجماعات أو ضرورة التدقيق والتقييم والتخطيط وضرورة الذاكرة

• المصير النهائي الذي تؤول إليه وهو الحفظ الدائم والترحيل إلى الدوائر الحكومية أو الآليات المتبعة في تطبيق منهجية العمل السري دور الدائرة في الإشراف الفني على تنظيم الوثائق العامة والجارية منها والوسيطة بالجهات المعنية وتقديم الدعم الفني لذلك من خلال متابعة حسن تنفيذ إجراءات وقواعد العمل المقررة للوثائق بالتنسيق مع الجهات المعنية.

• على جميع الوحدات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق أرست خطة عمل قصيرة ومتوسطة المدى تتمكن من خلالها من بناء نظام الوثائق في جميع الجهات الحكومية في ذلك على دراسة أولية لواقع الحال بالدوائر الحكومية وعدد المختصين بها وكذلك توفر الهيكل الإداري المختص والمتمثل في دوائر الوثائق بها.

المحور الثالث(منهجية بناء نظام للوثائق الخصوصية بالوحدات الحكومية)

تطبيق نظام عصري لإدارة الوثائق بالوحدات الحكومية وذلك من خلال التجارب السابقة والاحتكاك بواقع فتح الملفات بالتقسيمات الإدارية للوحدات والأجهزة الحكومية

وهي تتمثل في الخطوات التالية:

• تشكيل لجنة متابعة رئيسية لإعداد نظام إدارة الوثائق بكل وحدة حكومية تتكون من ممثلين عن المديريات العامة التخصصية للوحدة وتحت الإشراف المباشر

• تشكيل لجنة متابعة داخلية لإعداد نظام إدارة الوثائق بكل وحدة حكومية تتكون من ممثلين عن المديريات العامة التخصصية للوحدة وتحت الإشراف المباشر

• تشكيل مجموعات عمل تمثل التقسيمات الإدارية التخصصية للوحدة الحكومية تعمل في شكل فرق يتم اختيارهم من ذوي الخبرة والاختصاص كل في مجال عمله وممن تتوفر فيهم الشروط الضرورية والحنكة في إنجاز الأعمال المنوطة بعهدتهم

• إصدار قرارات تفريغ لهؤلاء حتى يقوموا بأداء واجباتهم بالسرعة والدقة المطلوبة لبناء النظام

• إجراء دراسة مدققة لاختصاصات التقسيمات الإدارية المعنية بالوحدات الحكومية التي ينتمي إليها كل عضو حول المواضيع المكلف بها فريق العمل الذي ينتمي إليه

• يتولى أعضاء الفريق التنسيق بينهم لإعداد صيغة موحدة وشاملة لهذه الاختصاصات أثناء جلسة عمل.

• تحديد الوثائق والخلفيات المفروض تواجدها داخل كل ملف

• إعداد صيغة موحدة وشاملة لهذه الوثائق والخلفيات بحيث يتم الحصول على نماذج لإنشاء هذه الأنواع من الملفات.

• عرض القائمة الاسمية للملفات والوثائق على المسئولين بالتقسيمات الإدارية لإبداء الرأي وسد النواقص وإجراء مقارنة عملية على أرض الواقع بين الملفات التي تم استخراجها من قرارات الاختصاصات والملفات وخلفياتها من الوثائق المتواجدة بمكاتب العمل.

• عرض القائمة الاسمية للملفات للاعتماد من قبل المسئولين عن التقسيمات الإدارية المعنية.

المحور الرابع (مهام واختصاصات مختلف أصناف الأعضاء المشاركين في إعداد النظام)

• لجنة المتابعة الرئيسية

• لجنة المتابعة الداخلية

• فريق الدعم الإداري والفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

• المنسق الإداري للهيئة

يقوم المنسق الإداري للهيئة بـ:

• تمثيل الهيئة من خلال دائرة المتابعة والدعم الفني

• اتخاذ القرارات المتعلقة بتذليل الصعوبات الإدارية التي قد تعترض فرق العمل بالوزارة.

• رفع تقارير دورية حول مدى تقدم سير العمل .وإيضاح كل الجوانب الإدارية والفنية المتعلقة بنجاح العمل.

• المنسق الفني للهيئة

يقوم المنسق الفني بـ:

• التنسيق مع فريق أخصائيي الوثائق والمحفوظات بالوزارة ( أعضاء لجنة المتابعة الداخلية)

• تلقي تقارير من قبل أعضاء لجنة المتابعة الداخلية حول تقدم أشغال مجموعات العمل تحت إشرافهم.

• رفع تقرير شامل إلى المنسق الإداري يتضمن الجوانب الإدارية والفنية

المحور الخامس (مساعد المنسق الفني والمشرف الفني للهيئة)

يقوم المشرف الفني للهيئة بـ:

• متابعة جميع أعمال الفرق من الناحية الفنية

• عقد الاجتماعات بفرق العمل كلما استوجب الأمر ذلك

• مراقبة أعمال فرق الكشف عن والوثائق بالتنسيق مع المنسق الفني للهيئة

• تقديم تقرير فني دوري في الغرض إلى المنسق الإداري للهيئة.

يقوم فريق تقنية المعلومات بالهيئة بالآتي:

• تجميع البيانات الواردة من فرق العمل في قاعدة بيانات لكل وزارة تتضمن ما يلي

• قائمة الملفات المتعلقة بكل فريق عمل

• خلفيات الملفات من الوثائق

• تجميع تقارير العمل الدورية الشاملة من قبل المنسق الإداري للهيئة

• فرق الكشف عن الوثائق

• فريق تقنية المعلومات بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية

• حالات عملية :