التقنيات الحديثة في تنظيم الملفات والوثائق

أهدف البرنامج :

إكساب المشاركين المعارف والمهارات التقنية الحديثة اللازمة لمعالجة المراسلات الواردة والصادرة، والقيام بحفظ المعاملات والوثائق وفق أسلوب تقني حديث يضمن سرعة الوصول إلى المحفوظات واسترجاع الوثائق.

موضوعات البرنامج

أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق

• مفهوم الاتصالات الكتابية والمحفوظات، وأهميتها، والسرية والخصوصية

• معوقات ومشكلات الوضع التقليدي للمحفوظات

خصائص موظفي الحفظ

• واجبات ومسئوليات موظفي الحفظ، ومؤهلاتهم وقدراتهم ومهاراتهم

• طرق اكتساب القدرات والمهارات والمعارف اللازمة

التعامل مع الاتصالات المكتبية والتقنيات الإلكترونية

• الإجراءات التقليدية، والأساليب الإلكترونية لضبط الوارد والصادر

• البريد الإلكتروني، والإنترنت، والإنترانت، والاكسترانت

• الحفظ الإلكتروني للمعاملات والوثائق

نشأة ودورة الوثائق, وتطور الأرشيف التقليدي

• أنواع الوثائق، وأشكالها

• تطور الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني

• التعامل مع الوثائق والمعاملات في فترة الإنشاء

• التعامل مع الوثائق والمعاملات في فترة المعالجة والإجراء

• مرحلة الحفظ النشط، والحفظ غير النشط، والحفظ الدائم

نظم الإشراف على المحفوظات

• مفهوم الإشراف على المحفوظات، وأهميته

•  

• أسلوبا مركزية، ولامركزية الإشراف على المحفوظات

•  

• أسلوب الدمج بين مركزية ولامركزية الإشراف على المحفوظات

•  

التصنيف والترميز والفهرسة

• أهمية إنشاء نظام لحفظ الوثائق والمعاملات

• تصنيف وترميز المحفوظات، والأساليب المتبعة

• إنشاء خطة متكاملة لفهرسة المحفوظات

فهرسة المعاملات والوثائق إلكترونيا

• أهمية الأرشفة والحفظ الإلكتروني، ومراحلها

• نظام البريد والمراسلات بالحاسب الآلي

• تأهيل وتدريب الموظفين للأرشفة بالحاسب

فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات

• متطلبات وإجراءات فرز وترحيل وإتلاف الوثائق المتقادمة

• تجهيزات وأدوات حفظ ا لمراسلات والوثائق، وأماكن الحفظ

التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ الاسترجاع

البريد الإلكتروني - المصغرات الفيلمية - نظام الحفظ الضوئي