التقنيـات الحديثـة في الفهرسة والارشفة الالكترونية لحفـظ الوثائـق والملفـات

المقدمة:

يهدف هذا البرنامج إلى تعريف المشاركين بمعنى التنظيم الفنى للمحفوظات والأساليب التقليدية فى الحفظ والتصنيف والفرز والترحيل للأوراق والملفات والبيانات وتزويدهم بالمهارات اللازمة لتطبيق الأساليب الحديثة فى إدارة المحفوظات وتطبيقات الإليكترونية فى الحفظ والتأمين والاسترجاع وتطوير الوسائط والاستراتيجيات وأساليب التأمين والحماية المتبعة.

في نهاية هذا البرنامج يتوقع من المشاركين أن يتحاوروا حول

• تحديد أهمية البيانات ونظم المعلومات و ارشفتها الكترونيا .

• التوثيق و الاجندة الالكترونية لحفظ المعلومات .

• أجهزة نقل المعلومات ونظم الاتصالات الالكترونية .

• البريد الالكتروني و شبكة الإنترنت و اهميتها في الارشفة الالكترونية

• التعرف على التنظيم الاداري للمحفوظات الالكترونية.

• التعرف على طرق تصميم سجلات الارشيف ومستنداته الكترونيا.

• استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات .

المحاور العلمية:

• أهمية البيانات ونظم المعلومات

• معالجة البيانات الكترونيا و أرشفتها

• الأرشفة و الفهرسة الالكترونية باستخدام تقنية OCR

• إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة و الصادرة . الأرشفة الإلكترونية

• متابعة البريد الوارد و أمن و سرية المعلومات

• أساليب التصنيف و الترقيم عند حفظ المعلومات .

• أساليب الفهرسة و استرجاع المعلومات و طرق حفظها الكترونيا و تقليديا

• فرز و إتلاف و ترحيل الأوراق - حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات

• النظم الحديثة فى الحفظ والتداول

• مفهوم حفظ وتداول السجلات والمستندات

• النظم الحديثة فى استرجاع المعلومات

• استخدام المصغرات الفيلمية للحفظ

• تداول البيانات ( نظم الاتصالات )

• الشبكات المحلية

• البريد الإلكترونى

• البريد الصوتى و الفاكسميلى

• الأرشفة الإلكترونية

• مفهوم نظام معالجة الوثائق الآلية

• طرق حفظ الملفات

• تصنيف وفهرسة الملفات

• الأهداف الإستراتيجية للأرشفة الإلكترونية

• أهداف الأرشفة الإلكترونية داخل المنظمة

• كيف يعمل نظام معالجة الوثائق والملفات

• مميزات نظام معالجة الوثائق والملفات الآلي

• المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي إلى أرشيف الكتروني

• حالة عملية فى مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية

• تطبيقات الحاسب الألى فى وسرية المعلومات

• حماية البيانات من خلال نظام التشغيل ويندوز XP

• حماية البيانات من خلال مجموعة البرامج المكتبية Microsoft Office

• أساليب الحفظ الاحتياطى Backup

• تشفير البيانات Pretty Good Privacy - PGP(( PGP

• حماية البريد الإلكترونى e-mail

• الحماية من الفيروسات Antivirus

• الأرشفة باستخدام Microsoft Access

• التعامل مع الماسح الضوئى Scanner

• التعامل مع الكاميرا Camera

• التعامل مع الطابعات Printer

• حفظ البيانات على الاسطوانات الضوئية