تحديد مفهوم العمل الجماعي للجودة الشاملة فـي إدارة المـكاتب

أهداف الـدورة :

• في ظل سرعة التغير في رغبات واحتياجات الزبائن تسعى المنظمات للتطوير المستمر في خدماتها ومنتجاتها لتحقيق التميز والريادة في الأداء، وذلك من خلال تطبيق منظومة الجودة الشاملة. ومن هذا المنطلق جاء هذا البرنامج لتنمية مهارات المشاركين في تطبيق إدارة الجودة الشاملة بهدف تطوير الخدمات والمنتجات.

• تطبيق الخطوات العملية لإدارة الجودة في إدارة المكاتب

• بناء مناخ العمل المساعد في تطبيق إدارة الجودة الشاملة.

• تطبيق أدوات تطوير الجودة.

• تحديد مفهوم العمل الجماعي وأهميته بالمقارنة مع العمل الفردي .

• بيان أنواع فرق العمل وأهدافها .

• القيام بدور فعّال في الفريق سواءً كرئيس، أو منسق، أو عضو .

• معالجة المشكلات المرتبطة بالعمل كفريق.

• اكتساب المشاركين مهارات جديدة و صقل المهارات فعليا ًوذلك من خلال اربع محاور رئيسية :

• المهام والمسئوليات

• المهارات الأساسية والشخصية

• التطبيقات الفعلية والعملية

• التطبيقات الإليكترونية والتكنولوجية

• الفهم والتفسير الصحيح للسلوك الإنساني ودوافعه ، الإدراك الواقعي لرؤيتنا لأنفسنا ... ورؤيتنا للآخرين.

• إتباع أساليب فعالة لإرجاع الأثر والنقد البناء .

• إدراك أهمية الاتصال كمهارة سلوكية في مجال العمل .

• تنمية مهارات التحدث والإنصات وتفسير دلالات الإتصالات غير اللفظية .

• تحديد معايير السلوك المناسبة للعمل الجماعي ، وإدراك أهمية فرق العمل والسلوكيات المميزة لعضو الفريق.

• التعامل الفعال مع مواقف النزاع والصراع في العمل .

• إستخدام أساليب فعالة للتعامل مع الرؤساء والزملاء .

• التعامل الفعال مع المشكلات السلوكية في العمل .

• تبني سلوكيات إيجابية وفعالة داخل الإجتماعات .

• إستخدام مهارة العلاقات التبادلية للتعامل الفعال مع الآخرين .

المحتــويات الرئيــسية :

الوحدة الأولى:(المفاهيم الأساسية لنظام إدارة الجودة)

• مفهوم الجودة وتأثيرها على زيادة المبيعات وخفض التكاليف.

• تطور نظم إدارة الجودة .

• التوجه نحو تعديل مناخ الجودة.

• الخطوات العملية لإدارة الجودة.

• تكاليف الجودة.

• إدارة الجودة الشاملة أساس بقاء ونمو المنظمات وريادة الأسواق

الوحدة الثانية:(مفهوم إدارة الجودة الشاملة.)

• بناء مناخ العمل لتطبيق الجودة الشاملة.

• أهمية تطبيق إدارة الجودة الشاملة.

• تأهيل الشركة لتطبيق إدارة الجودة الشاملة

• متطلبات تطبيق إدارة الجودة الشاملة.

• بناء مناخ العمل لتطبيق الجودة الشاملة.

• مراحل تطبيق إدارة الجودة الشاملة.

• أدوات تطوير الجودة.

الوحدة الثالثة:(مفهوم العمل الجماعي وأهميته)

• التمييز بين فريق العمل وجماعة العمل

• أنواع فرق العمل.

• الفرق الوظيفية

• فرق حلّ المشكلات

• حلقات الجودة

• فرق التسيير الذّاتي

• الفرق المركّبة

الوحدة الرابعة:(مراحل بناء الفريق)

• مرحلة التشكيل (التكوين)

• مرحلة العصف (المقاومة والنزاع)

• مرحلة التطبيع (الانسجام والتوافق)

• مرحلة العمل (الأداء كفريق ومباشرة المهمة)

• مرحلة الإنهاء (فضّ فرق العمل المؤقتة)

• الجوانب السلوكية في عمل الفريق

• دور الرئيس (المنسق) والعضو المشارك في الفريق

• معالجة مشكلات العمل كفريق

• أسباب فشل فريق العمل وكيفية التغلب عليها

الوحدة الخامسة:

• الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق :

• أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق .

• خصائص موظفي الحفظ .

• التعامل مع الاتصالات المكتبية .

• نشأة ودورة الوثائق .

• نظم الإشراف على المحفوظات .

• التصنيف والترميز والفهرسة .

• استخدام الحاسب في الأرشفة .

• حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق .

• فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات .

• التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع .

الوحدة السادسة:

إعداد التقارير والمراسلات

• مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها .

• أهمية التقارير للإدارة .

• القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة .

• خصائص وأجزاء التقرير الجيد .

• أسلوب كتابة المراسلات والتقارير .

• الأشكال التوضيحية في التقارير .

• الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير .

• الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير .

الوحدة السابعة:

مهارات السكرتارية الحديثة

• دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري

• مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية

• إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات

• تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات

• التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية

• تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف .

• السكرتارية الإلكترونية .

• استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة .

الوحدة الثامنة:

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

• العملية الإدارية المكتبية.

• مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي .

• مهارات الاتصال .

• إدارة الوقت وتحديد الأوليات .

• تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات .

• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين .

• البيئة المادية في المكتب الحديث .

• المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية .

• التجهيزات والتقنيات المكتبية .

• أدلة العمل والإجراءات المكتبية .

الوحدة التاسعة: السكرتارية الإلكترونية

• الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.

• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.

• إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.

• عرض المعلومات بالحاسب الآلي.

• تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.

• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.

• تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.

• التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.

• الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني) .

الوحدة العاشرة:

التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت

• مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.

• العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي .

• تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية .

• مهارات استخدام الهاتف.

• بناء الشخصية الهاتفية .

• جدولة النشاطات في مكاتب السكرتارية .