تحليل وتصميم نظم المعلومات

تحــليل النظــم Systems Analyses

• مرحلة التحليل ((Analysis Phase ، وتتضمن مرحلة التحليل معرفة الواقع الحالي لآلية النظام

• تحديد المشكلة ودراسة الجدوى ، تحليل النظم ، تصميم النظم ، التطبيق ، والتقييم .

• تحليل وتصميم النظم ، حيث أن تحليل النظم هو عملية مهمة للنظام ومكوناته ، والتصميم هو بناء للحلول ونمذجة للنظام وتحديد طريقة عملية .

مفهـوم تحــليل النظــم

• تحليل النظم هو عملية دراسة البيانات والحقائق المتعلقة بالنظام ، وإيجاد العلاقات المنطقية التي ترتبط فيما بينها ، وذلك من أجل تحديد مواصفات أو أبعاد نظام جديد لها ، أي أن مخرجات عملية التحليل هي الحصول على مستند المواصفات أو مستند الهدف (Target Document ) .

• عملية تحليل مفصل للنظام الذي يتم بموجبه إنجاز الأعمال .

• عرفوا تحليل النظم بأنه تفكيك وتجزئة النظام إلى أجزاء ومكونات فرعية بهدف دراسة هذه الأجزاء واختبارها وتشخيص عباراتها مما يساعد في تحديد طبيعتها ووظيفتها

• يتولى محلل النظام القيام بأكثر من دور فهو يقوم بعملية تخطيط وتنفيذ عملية التحليل تحديد المشكلات واحتياجات المستفيدين ووضع الحلول المقترحة يعمل على حل التناقضات والخلافات بين المستفيدين والمستخدمين لنظام المعلومات

• تهدف عملية تحليل النظم إلى فحص الواقع الحالي للنظام ، ومعرفة نقاط الضعف في النظام ، والى تحديد ما يجب عمله وتحليله لمعرفة مختلف التغييرات التي يسببها إدخال متغيرات جديدة إلى النظام

الوصول بالمنظمة إلى الكفاءة المثلي ، وذلك يتطلب الأتي :

• معرفة جميع ظروف المنظمة الداخلية والخارجية ذات العلاقة بعمل المنظمة .

• معرفة جميع البدائل ، واختيار البديل الأفضل في ظل موارد المنظمة المتاحة .

• معرفة كافة العلاقات الوظيفية المترابطة بين النظم الفرعية .

متطلبات تحقيق أهداف تحليل النظم :

• التكامل أي دمج النظم الفرعية بطريقة تستفيد منها مختلف الأنظمة الأخرى بشكل اندماجى ، ويقصد بالتكامل أيضا التنسيق بين الأنظمة الفرعية بغرض تحقيق الوحدة والترابط بينها .

• المنهج العلمي وهو استخدام الأساليب العلمية عند إنجاز هذه النظم بشكل كامل .

• القرارات المبرمجة هو برمجة قرارات الإدارة بشكل يجعلها أكثر كفاءة وفاعلية .

•  

• التقنية وهى استخدام التقنية الحديثة للمساعدة في تنفيذ النظام ، كالحاسبات الآلية ، شبكات المعلومات ...

• الاتصالات ضرورة وجود قنوات اتصال بين جميع النظم للربط بينها .

أهمية تحــليل النظــم

• تحليل النظم هو أساس عملية تصميم النظام .

• مساعدة محلل النظم من تكوين فكرة صحيحة عن النظام الحالي وبالتالى تمكنه من تطوير أفكار جديدة عن النظام المراد إقامته .

• إن عملية تحليل النظام تساعد على تحديد مستند المواصفات أو مستند الهدف الذي يعتبر الهدف النهائي لعملية التحليل .

• القدرة على دراسة البدائل بين النظم التي سيتم الاختيار من بينها .

• الجدير بالذكر أنه لا توجد خطوات محددة يمكن إتباعها في جميع الحالات ولجميع النظم ، ولكن هناك مجموعة من الخطوط العريضة يمكن الاسترشاد بها عند القيام بعملية التحليل وهى جمع البيانات وتصنيفها وتفسيرها ، ومعرفة العلاقات المنطقية بين البيانات ، وتحديد البدائل واختيار أنسبها .

أسباب تحليل النظام

• النظام الحالي غير فعال بمعنى لم يحقق الأهداف المرجوة .

• ظهور متطلبات جديدة . تلك المتطلبات الجديدة تجعل النظام الحالي عاجزا من تلبيتها ، مثل إنشاء فرع جديد ، تقديم خدمة جديدة .

• ظهور تقنية حديثة مثل الحواسب والبرمجيات المتطورة في تطبيق نظام المعلومات .

• إجراء التحسينات الشاملة للنظام وذلك من خلال إيجاد أفضل السبل في تشغيل ومعالجة البيانات التي أعدت منذ فترة طويلة مما يتطلب إجراء التحسينات عليها لمواكبة التطور الحديث فى مجال نظم المعلومات .

التحـليل التقـليدي والتحـليل الآلـي

• خطوات التحليل التقليدي

• دراسة النظام المادي الحالي .

• وضع نظام جديد .

• خطوات التحليل الآلي

• دراسة النظام المادي الحالي .

• بناء النموذج المنطقي الحالي .

• تحليل أهداف النظام .

• دراسة تصميمات بديلة .

• وضع النظام المادي الجديد .

مفهوم تحليل النظم الآلي :

• أدوات للمساعدة في تجزئة النظام وكتابة هذه التجزئة قبل التوصيف ، وتستخدم خريطة تدفق البيانات في ذلك ، وهى شكل بياني يوضح العمليات المطلوبة وتدفقات البيانات فيما بينها ونتائج المعالجة في تلك العمليات.

• أدوات لتتبع الوصلات في النظام وتقويمها دون التعرض إلى التفاصيل المادية ، ويستخدم في ذلك قاموس البيانات ، وهو وصف آلي لكل المصطلحات الخاصة بالعمليات وتدفق البيانات الداخلة والخارجة ومصادر ومستودعات وملفات البيانات في النظام .

• أدوات جديدة لتوصيف المنطق والأسلوب بدلا من استخدام الوصف الكتابي ، كاستخدام شجرة القرارات .

خطـوات تحـليل النظــم

• إدراك الإدارة بأن النظام الحالي لا يعكس وظائف المنظمة ، وغياب وظائف مهمة.

• البطء في أداء النظام الحالي وكثرة حدوث الأخطاء ، وعدم رضاء المستخدمين عن النظام الحالي ( ارتفاع معدل دوران العمل ، زيادة نسبة الغياب ... ) كثرة الشكاوى من الجهات ذات العلاقة بعمل المنظمة .

تعريف المشكلة Problem Definition

• الخلفية التاريخية للمنظمة

• الهيكل التنظيمي للمنظمة (قطاعات و مستويات إدارية ، موقع نظام المعلومات من هذا الهيكل)

• آراء العاملين بالمنظمة

• دراسة مختلف أنشطة المنظمة (الإنتاج ، التسويق ، الإداري ، المالي .... )

• المعدلات الإدارية و المالية لعدة سنوات متتالية

وضع الأهداف Objective Setting

• أن يكون الهدف معروفا ومحدد بوضوح ، ليس الهدف أن نقول هدف المنظمة هو زيادة الأرباح ، بل الهدف هو زيادة الأرباح من خلال تقليل نسبة التالف من الإنتاج

• أن يتم التعبير عن الهدف بشكل كمي ، أي التعبير بشكل رقمي ، مثل زيادة الأرباح بنسبة 10% وهكذا التوقيت ، أي تحديد الهدف زمنياً (مثلاً زيادة الأرباح في السنة(

• قابلية تحقق الهدف

دراسة الجدوى Feasibility Study

• الإبقاء على النظام الحالي ، أو

• توظيف عناصر جديدة لسد النقص في العمل ، أو

• شراء برمجيات جديدة ، أو

• تطوير برمجيات خاصة ضمن المنظمة ، أو

• إعادة هندسة العمليات الحالية واستخدام تقنيات وتجهيزات جديدة .

أنواع دراسة الجدوى وهى :

• الجدوى الفنية وتهدف الجدوى إلى التأكد من أن التقنية الموجودة تتناسب مع النظام الجديد ، أو أنها بحاجة إلى تطوير أو إلى استبدال ، و الأهم هو ضرورة التأكد من توافر الكوادر البشرية المؤهلة لاستخدام تقنية النظام الجديد.

• الجدوى العملياتية تعتبر ضرورة لأنها تتأكد من أن النظام قادر على تأمين المعلومات التي تحتاج إليها في الزمان والمكان المناسبين .

• الجدوى التنظيمية تهدف إلى التأكد من أن النظام الجديد ينسجم مع القيود والقواعد التنظيمية الموجودة ، مثلا إذا تتطلب استخدام النظام الجديد دمج قسمين في قسم واحد ، قد يؤدى ذلك إلى تذمر مدير القسم الذي تم دمجه ، فإذا وافقت الإدارة العليا على هذا الدمج فان ذلك سيصبح قيدا تنظيميا في مواجهة النظام الجديد.

• الجدوى الاقتصادية تعتبر ضرورية وهامة ، و تتضمن دراسة النواحي المالية والاقتصادية لمعرفة إذا كان النظام يمكن تنفيذه أم لا من ناحية اقتصادية ، أي اختيار النظام البديل الذي يحقق أعلى أرباح وبأقل التكاليف ، وهذا ما يطلق إليه تحليل التكلفة Cost Benefit Analysis ،