نظام الأرشفة في المكتبات وبناء قواعد البيانات

المقدمة:

يناقش هذا البحث الموسوم نظام الأرشفة في المكتبات وبناء قواعد البينات آلية الأرشفة، وبناء قاعدة المعلومات data bases ، وكيفية التعامل معها. فقد قسم البحث الى خمسة فصول، الفصل الأول تناولنا فيه اهم نظم المعلومات والمكتبات، اما الفصل الثاني، فقد خصصناه للحديث عن خطوات تصميم قواعد البينات باستخدام برنامج اكسس، وفي الفصل الثالث تطرقنا الى تحليل نظم المعلومات لتهيئتها لإدخالها الى الحسابة او تهيئتها الى الحوسبة، وفي الفصل الرابع الذي تضمن توضيح الأسس العلمية لتطوير المكتبات الرقمية. وانهينها هذا البحث المقتضب بالفصل الخامس والأخير بسلسلة من الاستنتاجات والتوصيات، نسال الله العلي القدير ان تكون مفيدة للطلبة والباحثين، والله ولي التوفيق

الأهداف العامة :

أهم نظم المعلومات والمكتبات

• نظام المكتبة الآلي المتطور: aLIS (Advanced Library Information System

• مواصفات النظام

• قاعدة البيانات الببليوجرافية

• صيانةوبناء الملفات الأساسية للمكتبة

• ضبط السلاسل من الدوريات والحوليات :

• إجراء عمليات بحث موسعة بطرق شتى بحيث يتم البحث عن الأوعية بخواص وعناصرمختلفة

• متابعةالميزانية السنوية ، إصدار أوامر الشراء ، إصدار الاستعجالات للموردين ، طباعةتقارير مختلفة للتزويد ، إدارة عملية الاختيار.

• إصدار التقارير والإحصائيات

المحاور الرئيسية :

الوحدة الأولى :

نظام بحث معلومات المكتبة المتطور aLIS :

• موسعة enlarged version للمكتباتالمتوسطة والكبيرة .

• مبسطة version simplified للمكتبات المدرسية والصغيرة .

• حفظ قاعدة البيانات المركزية باستخدام نظام إدارة قواعد البيانات العلاقية سواء كانت oracle أو Sybase وذلك على أجهزة خادم تعمل بنظام التشغيل UNIX أو windows NT .

• خاصية التشغيل من خلال شبكة الانترنت ومعيار Z39.50 .

• النظام الآلي المتكامل لإدارة في المكتبات

• الجمع بين إمكانات نظم إدارة قواعد البيانات RDBMS، ونظم استرجاع النصوص Text Retrieval Systems حيث يجمع النظام مزاياهم معاً لتحقيق كفاءةالأداء

• التوافق مع المعايير الدولية في مجال المكتبات ونظم استرجاع المعلومات وقواعد البيانات

الوحدة الثانية :

خطوات تصميم قاعدة البيانات بإستخدام Access

• الإلمام بالمعلومات التي تريد الحصول عليها من قاعدة البيانات .

• تحديد المواضيع التي تحتاج إلى تخزين معلومات عنها بالجداول ، والحقائق التي تحتاج إلى تخزينها حول كل موضوع ( الحقول في الجداول) .

• تكلم مع من تتوقع أنه سوف يستخدم قاعدة البيانات .

• أمعن التفكير في الأسئلة التي تريدأن تجيب عنها قاعدة البيانات.

• أجمع النماذج الورقية المستخدمة حالياً لتسجيل البيانات لأنها ستفيدك عندإنشاء ;شاشات النظام .

• دراسة قواعد البيانات ذات التصميم الجيد والمشابهة لتلك التي ستقوم بتصميمها.

• لا يجب أن يتضمن الجدول معلومات مكررة .

• تعريف الحقول بواسطة قيم فريدة

• حتى يتمكنMicrosoft Access من ربط المعلومات المخزَّنة في جداول منفصلة، كربط عميل بجميع الطلبات الخاصة به .

• تحسين التصميم

• بحث عن التكرار غير الضروري للبيانات واستبعده.

• إدخال بيانات وإنشاء كائنات قواعد بيانات أخرى

الوحدة الثالثة :

تحليل نظم المكتبات لأغراض التهيئة للحوسبة

• مدخل وتعريف

• تحديد مسار خطي للعمليات والمهام التي تنجز يدويا، للتعرف على التسلسل المنطقي لها، حسب قاعدة الأولوية في التنفيذ.

• تحديد نوع العلاقة التي تربط الأقسام مع بعضها البعض فيما إذا كانت هرمية أم تسلسلية.

• حساب الزمن اللازم لتنفيذ كل عملية، للكشف عن التوقفات المحتملة ومدى تأثيرها على الانجاز النهائي.

• توصيف دقيق للمهام والوظائف في كل قسم من أقسام مؤسسة المعلومات.

• مقارنة توصيف المهام والوظائف التقليدية على أساس مفاهيم نظم المعلومات المحوسبة (مدخلات ، معالجة ، مخرجات).

• رسم المخطط الإداري للمؤسسة على أساس مفاهيم النظم والنظم الفرعية، وتحديد حدودها، والوسط البيني الفاصل بينها.

تحليل نظام التزويد

• تحديد المهام والوظائف والإعمال التي يتم تنفيذها في قسم التزويد وحسب تسلسل التنفيذ.

• احتساب المدة الزمنية اللازمة لتنفيذ كل عمل من هذه الإعمال.

• الكشف عن مصادر التجهيز والتي يمكن أن تكون،الشراء المباشر من معارض الكتب،طلبات الناشرين،الإهداء، التبادل، الإيداع.

• قياس كفاية خبرة وعدد العاملين في القسم لحجم المهام المطلوبة.

• تحديد نوع المعلومات الخاصة بالمصادر والتي يحتمل تكرارها في الأقسام الأخرى- مثل بيانات التأليف والنشر، وغيرها.

• تحديد المعلومات المطلوب إدراجها في حقول سجل التزويد.

• تحليل نظام الدوريات

• تحليل نظام المراجع

• تحليل نظام الإعارة

• تحليل نظام الرسائل و الاطاريح

• تحليل نظام الإدارة والأفراد

الوحدة الرابعة :

أسس لتطوير المكتبات الرقمية

• توقع التغيير Expect change

• تعرف على محتوياتك Know your content.

• أشرك الناس الملائمينInvolve the right people.

• تصميم نظام يمكن استعماله Design usable system.

• تأكيد الوصول المفتوحEnsure open access .

• كن على علم بحقوق المعلومات Be aware of data rights .

• الأتمتة كلما أمكنAutomate whenever possible .

• تبني والانضمام إلى معايير Adopt and adhere to standards.

• تأكيد النوع / الصفة Ensure quality .

• الإهتمام بالمثابرةBe concerned about persistence .

• تعرف على محتوياتك Know your content

• إشراك الناس الملائمين Involve the rightpeople

• تصميم نظام يمكن استعماله Design usablesystem

الوحدة الخامسة :

الاستنتاجات والتوصيات

• الاستنتاجات

• يمكن الارتباط بشبكة المعلومات الدولية (الانترنيت ) وذلك بتصميم موقع للمكتبة على هذه الشبكة لغرض إتاحة فهارسها للبحث داخل وخارج القطر .

• العمل بنظام يسمح للنظام الفرعي للتزويد بالحصول على قوائم ببليوغرافية في موضوع معين

• يجب ان يكون تصميم النظام الفرعي للدوريات يمكن الحصول على الخدمات الآتية

• يوفر للمستفيدين فرصة التعرف على عناوين الدوريات التي تقتنيها المكتبة فضلاً عن إمكانية الحصول على قوائم بالدوريات في كل موضوع على حدة.

• إمكانية تصميم قاعدة بيانات لمحتويات الدوريات التي قد تكون صادرة عن المؤسسة التي تنتمي إليها المكتبة أو في موضوع معين أو بلغة معينة وتحتوي هذه القاعدة على حقل خاص

• يجب ان يوفر لإدارة المكتبة فرصة متابعة أعمال النظم الفرعية ومعرفة المراحل التي تم إنجازها من العمل من خلال ربط النظم الفرعية مع بعضها بشبكة معلومات محلية (LAN)

• المصادر والمراجع:-

• نظم ادارة قواعد البيانات لاخصائي المكتبات والمعلومات

• تحليل وتصميم النظم والمفاهيم والتطبيقات للنظم الحاسوبية .

• نظم المعلومات مفهومها وتطبيقاتها في المكتبات ومراكز المعلومات

• تقويم النظم العاملة في المكتبات باستخدام نماذج بحوث العمليات

• مبادئ البرمجة لأخصائيي المكتبات والمعلومات و أسس نظرية وتطبيقات عملية