نظام معالجة الوثائق الآلية وتأمين الوثائق

المقدمــة :

تهدف هذه الدورة إلى تعريف المشاركين بمعنى التنظيم الفنى للمحفوظات والأساليب التقليدية فى الحفظ والتصنيف والفرز والترحيل للأوراق والملفات والبيانات وتزويدهم بالمهارات اللازمة لتطبيق الأساليب الحديثة فى إدارة المحفوظات وتطبيقات الإليكترونية فى الحفظ والتأمين والاسترجاع وتطوير الوسائط والاستراتيجيات وأساليب التأمين والحماية المتبعة.

في نهاية الدورة يتوقع من المشاركين أن يتحاوروا حول:

• تعريف المشاركين بأهمية السكرتارية كعنصر داعم للتطور التكنولوجي العالمي .

• التعرف على كيفية التحول الالكتروني والقضاء على مقاومة التغيير النفسي الذي مازال يعاني منه عدد من العاملين بأقسام السكرتارية وادارة المكاتب .

• تعريف المشاركين على اهمية التكنولوجيا في عملهم .

• تعريفهم على التطبيقات العملية لاستخدامات التكنولوجيا الالكترونية .

• التعرف على اهمية دور السكرتارية ومدى فعاليته في تسريع عملية الانتقال إلى العمل الالكتروني في الادارة .

• تحديد اهمية البيانات ونظم المعلومات و ارشفتها الكترونيا .

• التوثيق و الاجندة الالكترونية لحفظ المعلومات .

• أجهزة نقل المعلومات ونظم الاتصالات الالكترونية .

• البريد الالكتروني و شبكة الإنترنت و اهميتها في الارشفة الالكترونية و نقل المعلومات .

• التعرف على التنظيم الاداري للمحفوظات الالكترونية .

• التعرف على طرق تصميم سجلات الارشيف ومستنداته الكترونيا .

• شرح النظم الحديثة في الحفظ والتداول .

• استخدام التنظيم الداخلي الارشيف ووسائل واساليب وتطويره .

• استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات .

الأهداف العامة للدورة

أهمية البيانات ونظم المعلومات

• تعريف البيانات وأهميتها

• معالجة البيانات الكترونيا و أرشفتها

• الحاسب الآلى

• أنواع البرمجيات المستخدمة

• نظم المعلومات

• اتصالات المعلومات

• الارشفة و الفهرسة الالكترونية باستخدام تقنية OCR -

• إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة و الصادرة . الأرشفة الإلكترونية

• متابعة البريد الوارد و أمن و سرية المعلومات

• أساليب التصنيف و الترقيم عند حفظ المعلومات .

• أساليب الفهرسة و استرجاع المعلومات و طرق حفظها الكترونيا و تقليديا.

• فرز و إتلاف و ترحيل الأوراق - حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات

• الحد من الأعمال الورقية في المكاتب .

النظم الحديثة فى الحفظ والتداول

• مفهوم حفظ وتداول السجلات والمستندات

• حفظ الملفات بالطريقة التقليدية و الالكترونية

• الحفظ على أساس استخدام الفهرسة

• استخدام برمجيات الحاسب فى الحفظ

• معالجة الكلمات

• الأجندات الإلكترونية

النظم الحديثة فى استرجاع المعلومات

• استخدام المصغرات الفيلمية للحفظ

• المركزية واللامركزية فى نظام الحفظ

• مزايا وعيوب كل منهما

• تداول البيانات ( نظم الاتصالات )

• الشبكات المحلية

• البريد الإلكترونى

• البريد الصوتى و الفاكسميلى

الأرشفة الإلكترونية

• مفهوم نظام معالجة الوثائق الآلية

• طرق حفظ الملفات

• تصنيف وفهرسة الملفات

• الأهداف الإستراتيجية للأرشفة الإلكترونية

• أهداف الأرشفة الإلكترونية داخل المنظمة

• كيف يعمل نظام معالجة الوثائق والملفات

• مميزات نظام معالجة الوثائق والملفات الآلي

• أتمتة المكتب

• المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي إلى أرشيف الكتروني

• حالة عملية فى مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية

تطبيقات الحاسب الألى فى وسرية المعلومات

• حماية البيانات من خلال نظام التشغيل ويندوز XP

• حماية البيانات من خلال مجموعة البرامج المكتبية Microsoft Office

• أساليب الحفظ الاحتياطى Backup

• تشفير البيانات Pretty Good Privacy - PGP(( PGP

• حماية البريد الإلكترونى e-mail

• الحماية من الفيروسات Antivirus

• الأرشفة باستخدام Microsoft Access

• التعامل مع الماسح الضوئى Scanner

• التعامل مع الكاميرا Camera

• التعامل مع الطابعات Printer

• حفظ البيانات على الاسطوانات الضوئية

الاساليب الحديثة لتنظيم العمل المكتبي :

• طرق استعمال الانترنت لتحقيق اهداف مديرك او قسمك .

• E-mail والفائدة من استخدامه داخل الشركات .

• تسخير التكنولوجيا المستحدثة لما فيه فائدة لقسم السكرتارية.

• معالجة البريد الوارد والصادر الكترونياً.

• طرق الحفظ والتصنيف والفهرسة الكترونياً .

• اعداد وصياغة المراسلات والتقارير وطرق عرضها الكترونياً .

اهمية الانترنت والe-mail في بيئة العمل العصري :

• القضاء على مقاومة التغيير لدى الموظفين .

• تسخير محركات البحث على الانترنت من اجل مشروع العمل .

• الرسائل الالكترونية واهميتها بالتواصل السريع .