نظم المعلومات الإدارية المعتمدة على تكنولوجيا الحاسبات

مقدمة :

يمكن أن نعرف نظام المعلومات information system بأنه مجموعة من العناصر المتداخلة والمتفاعلة مع بعضها set of interrelated component والتي تعمل على جمع البيانات والمعلومات، ومعالجتها، وتخزينها، وبثها وتوزيعها، بغرض دعم صناعة القرارات، والتنسيق وتأمين السيطرة على المنظمة، إضافة إلى تحليل المشكلات، وتأمين المنظور المطلوب للموضوعات المعقدة. ويشتمل نظام المعلومات على بيانات عن الأشخاص الأساسيين، والأماكن، والنشاطات والأمور الأخرى التي تخص المنظمة، والبيئة المحيطة بها. أما استخدام مصطلح نظام المعلومات المحوسبة computerize information system ، والذي كثيراً ما يصطلح على تسميته نظام المعلومات المعتمدة على الحاسوبComputer-based information systems ، ويرمز له اختصاراً (CBIS) ، فهو النظام الذي يعتمد على المكونات المادية أو الأجهزة Hardware ، والمكونات البرمجية Software للحاسوب، في معالجة البيانات، من ثم وبث واسترجاع المعلوماتInformation processing and disseminating . وعموماً، فإن نظام المعلومات هو عبارة عن آلية وإجراءات منظمة، تسمح بتجميع، وتصنيف، وفرز البيـانات data ومعالجتها، ومن ثم تحويلها إلى معلومـات information يسترجعها الإنسان عند الحاجة، ليتمكن من إنجاز عمل أو اتخاذ قرار أو القيام بأية وظيفة تفيد حركة المجتمع، عن طريق المعرفة التي سيحصل عليها من المعلومات المسترجعة من النظام. وقد يتم استرجاع المعلومات، في نظام المعلومات يدوياً، أو ميكانيكياً، أو إلكترونياً، وهو، أي هذا الأخير هو الغالب في نظم المعلومات المعاصرة. ونستطيع الذهاب إلى اتجاه أكثر تحديداً فنعرف نظام المعلومات بأنه مجموعة من العناصر البشرية والآلية، التي تعمل معاً على تجميع البيانات ومعالجتها وتحليلها وتبويبها، طبقاً لقواعد وإجراءات مقننة لأغراض محدد، بغرض إتاحتها للباحثين وصانعي القرارات والمستفيدين الآخرين،، على شكل معلومات مناسبة ومفيدة.

أهداف الدورة :

• نشاطات وإجراءات نظام المعلومات Information Systems Activities

• تأمين المدخلات المطلوبة من البياناتdata input .

• تأمين المخرجاتoutput من المعلومات المطلوبة، لصناع القرار أو المستخدمين الآخرين.

• التغذية الراجعة feedback ، حيث أن العديد من البيانات ، المخرجة من الحاسوب لنشاط محدد قد تكون هي الأخرى مدخلات، ثانية، بغرض إعادة معالجتها، مع بيانات أخرى

• إدخال موارد البياناتInput of data resources

• معالجة البيانات إلى معلومات Processing of data into information

• إضافة إلى مجموع حالي لنتائج جملة المبيعات

• مقارنة مع معايير لتحديد مدى أحقيتها في خصم المبيعات

• تفرز بنظام رقمي مستند على أرقام التعريف الإنتاجية

• يلخص ليزود مدير المبيعات بمعلومات عن شتى أصناف المبيعات

• و. تحديث سجلات المبيعات

• إخراج نتاجات المعلوماتOutput of information products

• خزن موارد البيانات Storage of data resources

المحاور الرئيسية :

موارد نظم المعلومات وعناصرها

Information Systems Resources and Components

• موارد الأفرادPeople Resources : فالأفراد هم متطلب ضروري للعمليات والإجراءات في كل نظم المعلومات.

• المستخدمين النهائيين، أو المستخدمين users: هم الأفراد الذين يستخدمون النظام، أو المعلومات التي ينتجها النظام

• موارد الأجهزةHardware Resources : والتي تشتمل على كل ومختلف أنواع المكونات والوسائط المادية المستخدمة في العمليات التي تمر بها البيانات والمعلومات.

• موارد البرامجياتSoftware Resources : والتي تشتمل على كل ومختلف أنواع الإيعازات والتعليمات المطلوبة في معالجة البيانات

• موارد البياناتData Resources

• موارد الشبكاتNetwork Resources

نظام المعلومات؟ ما هي تحدياته الإدارية

information system? What are its Management challenges

• السرعة.

• الدقة.

• توفير الجهود

• كمية المعلومات

• الخيارات المتاحة في الاسترجاع.

التكامل Integration بين نظم المعلومات

• هنالك نظم متعددة تخدم شتى أنواع الوظائف. وهذا ما سنوضحه في الصفحات القادمة

• صعوبة الربط بين المستويات المتعددة للمنظمة

• التكاليف المالية التي تتحملها المنظمة، في بناء نظم المعلومات

توسيع مديات وآفاق التفكير الإداري

Enlarging scope of management thinking

• استثمارات هائلة لنظم المشاريع في المنظمة

• التمييز بين نظام الحاسوب، وبرنامج الحاسوب، ونظام المعلومات:

• الأجزاء والمعدات المادية المستخدمة في نشاطات إدخال البيانات، ومعالجتها، واسترجاعها في نظام المعلومات

البيانات والمعلومات والمعرفة

data, information, and knowledge

• البيانات Data:

• المعلومـات Information:

• المعرفة Knowledge:

• هي بيانات تمت معالجتها بواسطة نظام الحاسوب.

• هي بيانات جرت معالجتها فأخذت شكلاً مفهوماً، يقود إلى المعرفة.

• هي بيانات جرت معالجتها للاستخدام والمعرفة.

• هي مجموعة من البيانات تحتوي على معنى.

• هي الشيْ الذي يغير الحالة المعرفية للشخص في موضوع ما أو مجال ما.

المنظمة Organization

أبعاد وأحجام المنظمة، والإدارة، والتكنولوجيا في نظم المعلومات

Organization, management, and technology dimensions of information systems

• بالنسبة إلى المنظمة organization فإن نظم المعلومات هي جزء متكامل مع المنظمة، وإن العديد من المنظمات التي هي من دون نظام للمعلومات فإنه لا يوجد فيها أعمال تقريباً.

• خطط العمل التي تشكل التحرك والعمل على حل مشكلات المنظمة.

• دور الإدارات يختلف باختلاف المستويات الإدارية في المنظمة.

• صنع القرارات الإستراتيجية بعيدة المدى المتعلقة بالخدمات والمنتجات الخاصة بالمنظمة.

الاتجاه السلوكي، والاتجاه التكنولوجي لنظم المعلومات، ودورهما في البيئة التنافسية المعاصرة للأعمال

Behavioral and technical approach to information systems, and its role in today s competitive business environment

• الاتجاه الفنيtechnical approach لنظم المعلومات

• الاتجاه السلوكي behavioral approach

دور نظم المعلومات في البيئة التنافسية المعاصرة للأعمال

• نظم المعلومات تزود الشركات بالاتصالات وأدوات التحليل التي تمكنها من أداء دورها التجاري وأداء أعمالها على المستوى العالمي

• نظم المعلومات هي الركيزة الأساسية للمنتجات والخدمات المعتمدة على المعرفة الجديدة، في اقتصاد المعرفة وتساعد الشركات على إدارة موجوداتها المعرفية

• نظم المعلومات جعلت ممكناً تبني بنى أكثر جاذبية لمؤسساتها. كما وجعلت من الممكن التوسع في اللامركزية، وتأمين ترتيبات أكثر مرونة للعاملين والإدارات على حد سواء

العلاقة بين المنظمة وبين نظام المعلومات

Relationship between organization and information systems

• العلاقة الإعتمادية التبادلية متزايدة بين استراتيجية الأعمال، وكذلك والأنظمة والإجراءات في المنظمة، من جهة، وبين البرامجيات، والأجهزة، وقواعد البيانات، المطلوبة لنظم المعلومات، من جهة أخرى.

• وهذه العلاقة تصبح حرجة عندما تخطط الإدارة للمستقبل. فما تريد أن تفعله إدارة الأعمال في خمس سنوات مثلا يعتمد على ما ستستطيع النظم أن تفعله

• العلاقة بين نظم المعلومات والمنظمات نتيجة للوصول والمدى المتنامي لمشاريع النظام وتطبيقاته.

الإنترنت والشبكة العنكبوتية وما يستطيعان فعله للمنظمات

The Internet and the Web, what they do to organization

• الإنترنت، وكما هو معروف، هو الشبكة الأوسع والأكثر استخداماً في العالم. فهي شبكة الشبكات عبر العالم كله

• ملكية الإنترنت هي تجارية وعامة، في نفس الوقت فهي تربط مئات الألوف من مختلف أنواع الشبكات، من أكثر من (200) دولة من دول العالم

• استخدام الإنترنت لتبادل المعلومات أو أداء الأعمال التجارية مع المنظمات الأخرى حول العالم

• الإنترنت تتصف بالمرونة العالية. فإذا ما أضيفت شبكات جديدة أو شبكات أزيحت عنها، فان البقية مستمرة في عملها وأداءها

• نظام الاتصالات الفعال وتكنولوجيا معيارية فان أي حاسوب يستطيع الارتباط والتواصل مع آي حاسوب آخر مرتبط بالإنترنت، باستخدام الخطوط الهاتفية الاعتيادية

• تبادل التعاملات التجارية، ونصوص الرسائل، والرسومات، والصور، وحتى الأفلام الفيديوية والتراسلات الصوتية

تأثير الشبكة العنكبوتية على نظم المعلومات في المنظمة

نظام مهم في الإنترنت، له معايير تخزين، واسترجاع، وتشكيل، وعرض المعلومات في بيئة شبكية مقبولة عالمياً صفحات الويب يمكن أن ترتبط إلكترونياً بصفحات ويب أخرى، بصرف النظر عن موقعها الجغرافي، ومن ثم بالإمكان عرض مثل هذه الصفحات، بواسطة أي نوع من أنواع الحواسيب

تغييرات رئيسية لنظم المعلومات

information systems are bringing to organizations.

• جعلت نظم المعلومات المنظمة أكثر (تسطيحاً) وأقل تعقيداً، وأتت بتغييرات في إجراءات الإدارة

• أن تكنولوجيا الاتصالات، المرتبطة بنظم المعلومات المحوسبة، قد حدت وقصرت المسافات لكل أنواع الأعمال في الإدارات المختلفة.

• إعادة التنظيم في انسيابية العمل Reorganizing work flows.

• زيادة المرونة في المنظمات Increasing flexibility of organizations .

• إعادة تعريف حدود المنظمة وإيجاد طرق جديدة للتعاون Redefining organizational boundaries: New avenues for collaboration .

التحديات الأساسية التي تواجه الإدارة وتتشابك مع بناء، وتشغيل، وإدارة نظم المعلومات المعاصرة

• استثمارات كبيرة، وتغيرات في مراحل العمل، وسلوكية المنظمة، والاستغناء عن الهياكل غير الكفوءة في المنظمة.

• تطوير الأجهزة والبرامجيات في أنظمة المعلومات في المنظمة، لكي تواكب المعايير العالمية

• التحدي الإستراتيجي لإدارة الأعمال The strategic business challenge،

• تحدي العولمة The globalization challenge، وكيف تستطيع الشركة من فهم متطلبات الأعمال والنظام اللذان تتطلبهما بيئة الاقتصاد العالمي .

• تحدي معمارية المعلومات وبنيتها التحتية The information architecture and infrastructure challenges

• تحدي استثمار نظم المعلومات The information systems investment challenges.

• التحدي الذي تواجهه المنظمة في مجال المسؤولية والسيطرة The responsibility and control challenge .

تطوير نظم المعلومات

• التحريات الأولية preliminary investigation)

• تحليل النظام (systems analysis)

• تصميم النظام (systems design)

• تطوير النظام (systems development)

• تنفيذ النظام (systems implementation)

• إدامة وحفظ النظام (systems maintenance)