إدارة الوقت والاجتماعات وتفويض الصلاحيات للسكرتارية ومنسقي المكاتب ‫‬

مقدمة :

يناقش هذا البرنامج الإدارة المكتبية بمفهومها الحديث .. فيبين نوعية المهارات التي يجب ان تتوافر فى منسقى المكاتب وطاقم السكرتارية ثم يرشد الى الاساليب العلمية فى تحديد أولويات العمل وإدارة الوقت بطريقة سهلة التطبيق بحيث نصبح اسلوبا لك فى الحياه وثم المساهمة فى تحقيق التقدم المحترف فى حياتك العملية. وعلى الجانب الأخر يناقش البرنامج دور الأدارة المكتبية أثناء عقد الاجتماعات واللجان المختلفة وذلك بهدف الاستخدام الامثل للمعلومات المتاحة واستغلال الوقت المتاح دون تعطيل او تأخير لسير العمل.

أهداف البرنامج:

• التعرف على المفاهيم الحديثة للادارة المكتبية والسكرتارية.

• الإلمام بالمهارات السلوكية لمديري المكاتب والسكرتارية.

• تطبيق الآليات والاساليب العلمية والعملية الحديثة لادارة الوقت.

• التعرف على اساليب التفويض الفعال.

• الاعداد الجيد لاعمال الاجتماعات واللجان.

• تحديد أهم مشاكل الاجتماعات وطرق حلها.

• تحديد دور منسقى المكاتب والسكرتارية فى الاجتماعات واللجان.

• متابعة اعمال الاجتماعات بما يفعل نتائجها.

• دور نظم المعلومات فى تطوير العمل الإدارى.

المحتويات الرئيسية :

الوحدة الأولى : (المفاهيم الحديثة للإدارة المكتبية)

• طبيعة عمل السكرتارية فى عصر هندسة المعرفة.

• وظائف المكتب ومهامه.

• مسئوليات السكرتير العربى )تجارب عربية وعالمية ناجحة(

• الخدمات التي تقدمها السكرتارية

• تطوير نمط الاتصالات

• تطوير نمط اعمال السكرتارية بتحسين الاداء

الوحدة الثانية : (المهارات السلوكية لمنسقى المكاتب والسكرتارية)

• مهارات التحدث

• مهارات الكتابة

• مهارات القراءة

• مهارة الاتصال

• مهارة الاستماع

• مهارة التفكير

الوحدة الثالثة:(ضغوط العمل مفاهيم أساسية)

• تزايد ضغوط العمل

• ماذا يقصد بالضغوط

• مسببات الاجهاد الصحى

• استقصاء هل نعانى التوتر العصبى

الوحدة الرابعة : (ضغوط العمل وتأثيرها على الفرد والمنظمة)

• الضغوط والعمل )نموذج عملى(

• مصادر الضغوط

• مراحل الضغوط

• الإدارة الذاتية كأساس للتعامل مع الضغوط

الوحدة الخامسة : (قياس ضغوط العمل)

• قياس مستوى الضغوط

• مدى التعرض للضغوط

• قيم نفسك كمدير للتأقلم مع التغيير والإجهاد.

• خطوات إدارة الضغوط

• مواجهة ضغوط الحياة الإدارية.

• تخفيف التوتر والتكيف مع الشدة.

الوحدة السادسة : (إدارة الوقت مفاهيم أساسية )

• ما هية وأهمية إدارة الوقت

• اساسيات إدارة الوقت للتخلص من الضغوط

• مضيعات الوقت فى البيئة العربية : نظرة عامة.

الوحدة السابعة : (قواعد تنظيم الوقت وتحديد الأولويات)

• تحديد الأهداف

• التخطيط

• تصميم وتحديد الأولويات

• فوائد تحديد الأولويات

• الممارسات الخاطئة فى تحديد الأولويات

• استقصاء تخطيط وتحديد الأولويات.

الوحدة الثامنة : (مضيعات الوقت)

• مضيعات الوقت فى التخطيط والتنظيم

• فى التوظيف والتوجيه

• فى الرقابة والاتصالات وصنع القرار

• تمرين مصيدة الوقت

• كيف يستغل المدير وقته

الوحدة التاسعة : (تسجيل وتحليل الوقت)

• مبادئ تسجيل الوقت

• استقصاء تسجيل الوقت

• الساعة الهادئة

• استقصاء قواعد تنظيم الوقت

• حلل موقفك من تنظيم الوقت

• كيف تنظم وقتك

الوحدة العاشرة :

تفويض السلطة وإدارة الوقت

• مفهوم التفويض

• مبادئ التفويض

• نصائح لتحسين عملية التفويض

• مزايا التفويض

• رد فعل المرؤوسين تجاه التفويض

• احذر عند تفويضك للسلطة

• من أجل تفويض فعال

• مختبر تفويض الأعمال واستثمار الوقت

• استقصاء مهارات التفويض الفعال

الوحدة الحادية عشر : (إدارة وقت الاجتماعات واتخاذ القرار تحت الضغوط)

• طرق توفير وقت الاجتماع

• كيف تحصل على مزيد من الوقت

• اتخاذ القرار تحت الضغوط

• مختبر الإدارة الذاتية المفتاح لإدارة وقتك

الوحدة الثانية عشر : (دور السكرتارية فى تنظيم الاجتماع)

• انواع الاجتماعات

• الاجتماعات المشاكل والحلول

• دور منسقى المكاتب والسكرتارية فى الاجتماعات واللجان.

الوحدة الثالثة عشر : (دور نظم المعلومات فى تطوير العمل الادارى)

• نظم المعلومات

• البيانات والمعلومات

• خصائص البيانات وتصنيف المعلومات

• المعلومات الرسمية

• مصادر المعلومات

• المعلومات الإدارية والإدارة المكتبية الحديثة

• حالات وتطبيقات عملية

موجه إلى :

العاملون فى إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية والمرشحون لشغل تلك الوظائف وكافة المهتمين بإدارة الوقت والاجتماعات بفاعلية.