اسس تنسيق السكرتارية الالكترونية E-Secretary

المقدمة

تتميز مكاتب الألفية الثالثة بالسرعة والإنجاز للأعمال المكتبية وذلك في ظل التكنولوجيا الحديثة في المؤسسات العامة والخاصة في مجتمع مستمر بالتسارع،ويأتي هذا المؤتمر تلبية ملحة للعاملين في مجال إدارة المكاتب والسكرتارية للاطلاع على أفضل الاستراتيجيات للوصول إلى مكاتب الكترونية والتعرف على البرمجيات اللازمة لذلك. فرض علينا عصر المعلوماتية والنظم الإلكترونية تحديات لا بد من مواجهتها لنكون قادرين على مسايرة التطورات التكنولوجية التي أسدلت الستار على النظم الإدارية القديمة باعتبارها نظم لا تلبي متطلبات التعامل مع الكم الهائل من المعلومات التي تعتمدها الإدارة الحديثة في عملية اتخاذ القرار. وتعد تقنيات إدارة المكاتب إلكترونياً أحدى النظم التي فرضت نفسها بقوة على الإدارة لتساند متخذي القرار على الاستخدام الأمثل لمواردها المادية والبشرية

الأهداف

تعريف المشاركين بالأساليب و الاستراتيجيات الحديثة في الإدارة و الأجهزة المستخدمة في أعمال السكرتارية وأنظمتها وتزويدهم بالمهارات والمعلومات اللازمة لعلمهم وإكسابهم مهارات التعامل مع مختلف مجريات العمل والتعامل مع الآخرين ، وأيضا تعريف المشاركين بكيفية استخدام السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب إلكترونياً والبرامج اللازمة لذلك. تزويد المشاركين بالمهارات السلوكية والإدارية لأعمال السكرتاريا وإدارة المكاتب إلكترونياً ، وإكسابهم مهارات متقدمة في كيفية إستخدام النظم الإلكترونية في تطبيقات إدارة المكاتب وأعمال السكرتاريا العامة والتنفيذية.

المحتويات

• السكرتارية الالكترونية مفهومها و تطبيقاتها.

• تعريف الإدارة الإلكترونية وتطبيقاتها العملية Ms Outlook, Outlook express

• تطبيقات الاتصالات الإلكترونية Phone dialer, Net2Phon- Msn Messenger, Yahoo Messenger

• تحديد المواعيد إلكتروني Appointments

• تطبيقات الاجتماعات الإلكترونية E-mail, Net meeting, appointment

• تطبيقات المراسلات الإدارية إلكترونياً E- Management correspondance

• الاتصال الإلكتروني Dial up Connection

• تطبيقات البريد الإلكتروني Inbox, Out box, Draft, Notes

• الأرشفة الإلكترونية وضغط الملفات Win Zip, Sent Item, Delete Item, Journal

• إدارة الوقت إلكترونياً E-Time Management calendar

• تطبيقات المراسلات الإدارية إلكترونياً Ms-word-templates

• الأدوات والمعدات الالكترونية اللازم تواجدها بمكتب السكرتارية

• اسس تنسيق المكتب واستغلال المساحة

• الاتصال الإلكتروني الناجح والناذج الإدارية وتحليل وتوصيف الأعمال

• كتابة الرسائل والتقارير الكترونيا

• ادارة السجلات الكترونية

• الاساليب المتقدمة في إعداد التقارير الإلكترونية

• تنظيم السفريات الكترونيا والامن والسلامة وصيانة مكتب السكرتارية

• مهارات تنظيم المواعيد والمقابلات الكترونيا واجراءات وآداب استقبال الزوار من داخل وخارج المؤسسة

• الانترنت والبحث عن المعلومات من خلال الشبكة والأرشفة الالكترونية

• Outlook واستخدامه بفعالية في مجال التراسل والمخاطبات والمواعيد

• إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة و الصادرة الأرشفة الإلكترونية

• تقنيات متقدمة في الحفظ ( الأرشفة الضوئية , النظم الإلكترونية ).

• متابعة البريد الوارد و أمن و سرية المعلومات .

• أساليب التصنيف و الترقيم عند حفظ المعلومات .

• أساليب الفهرسة و استرجاع المعلومات و طرق حفظها .

• فرز و إتلاف و ترحيل الأوراق - حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات

• الحد من الأعمال الورقية في المكاتب .

• عرض فيلم : ( ميكننة المكاتب )

• عرض و مناقشة ملاحظات المجموعة .

• أهم التّكنولوجيّات الجديدة و المتطوّرة المستخدمة لزيادة فاعليّة أداء العمل و تحسين إنتاجيّة الموظّف.

• القواعد التي يفرضها عصر تكنولوجيا المعلومات.

• خصائص وعناصر وتوجهات الإدارة الإلكترونية.

• الأنظمة الإلكترونية اللازمة للإدارة الإلكترونية.

• سمات الإدارة الإلكترونية وعناصرها وتوجهاتها

• خصائص الإدارة الإلكترونية وامكانية تنفيذ المعاملات إلكترونيا

عناصر الإدارة الإلكترونية:

• إدارة بدون ورق- إدارة بلا تنظيمات جامدة-إدارة بلا مكان- إدارة بلا زمان

• ما هي مواصفات مدير المكتب والسكرتير الإليكتروني ؟

• العلاقة بين الإدارة الإلكترونية والعلاقات الإنسانية ؟

• التحديات التي تواجه تطبيق الإدارة الإلكترونية ؟

المستفيدون

مدراء المكاتب والعاملون في مجال السكرتارية بمختلف مستوياتها وشؤون الموظفين والعاملون في مجال الاستعلامات والاستقبال في مؤسسات القطاعين العام و الخاص.