التميز الأدائى في إدارة المكاتب وتقنيات الاتصالات وتحقيق الجودة الادارية للسكرتارية ومدراء المكاتب

مقدمة

سواء كنت تعمل كمعاون ادارى ام مدير مكتب فثمة حقيقة واحدة يجب ان تعلمها ألا وهى انك تمثل احد الاعمدة الرئيسية التي تقوم عليها المنظمة فلكى يشهد لك بالنجاح فى عملك لابد وان تكون قادرا على تحديد اولويات المهام وتنسيق المشروعات وتنظيم الموارد علاوه على ذلك ينبغى ان تتعلم كيفية قيادة فريق عمل السكرتارية والتواصل مع الأخرين بصورة فعالة وكيفية تكوين علاقات قوية فى العمل والقيام بالعديد من المهام. كل ذلك فى أن واحد. ويتسنى لك تحقيق هذا كله بمساعدة هذا البرنامج. كما انه سيقدم لك كل ما تحتاج اليه من ادوات لتقييم وتحسين صورتك داخل العمل كمدير محترف بالاضافة الى الاساليب التي ستساعدك على تقبل التغيير الايجابى والذى سيعود بالنفع عليك وعلى المنظمة.

أهداف البرنامج:

• التعرف على اساليب التميز فى إدارة المكاتب.

• تعلم كيف تكسب مهارات التخطيط وإدارة الوقت.

• تعلم كيف نتعامل مع النزاعات وضغوط العمل بكل ثقة واحتراف.

• تعلم كيف تحسن مهارات اتخاذ القرارات وترتيب اولويات المهام

• .

• بناء وقيادة فريق عمل السكرتارية.

• تطوير فرق العمل عالية الاداء وذاتية التوجه.

المحتويات الرئيسية :

الوحدة الأولى :

المناهج الحديثة فى العمل المكتبى والاحتراف

• اثبات الذات فى صفاف المحترفتين

• الرؤية العامة لاسباب النجاح فى العمل

• الانماط السلوكية فى العمل

• العلاقة بين السلوك والوظيفة

• ما المقصود بكلمة محترف

• المكتب والاتجاهات الحديثة فى الاعمال المكتبية.

• اتخاذ الاجراءات وادخال التغيرات خطوة بخطوة.

الوحدة الثانية :

تحسين وصفك كموظف محترف

• Šتقييم وصفك فى العمل

• Šتقييم الاهداف الشخصية

• Šفوائد الصورة المعروفة عنك فى الناحية المهنية

• Šتطوير المهارات المكتبية

• Šكيف تصبح اكثر احترافا

• Šالتواصل غير الشفهى أو لغة الجسد

الوحدة الثالثة :

التميز الإدارى والتميز الإدائى فى إدارة المكاتب

• ما هى أبعاد التميز

• مهارات المدير والتوازن الإدارى

• الفعالية الكفاءة التميز

• إدارة الأخرين والتميز الإدارى

• تحديد الأولويات أحد أسلحة التميز الإدارى

• التميز فى إدارة المكاتب

الوحدة الرابعة :

ضغوط العمل مفاهيم أساسية

• Šتزايد ضغوط العمل

• Šماذا يقصد بالضغوط

• Šمسببات الإجهاد الصحى

• Šاستقصاء هل تعانى التوتر العصبى

الوحدة الخامسة :

ضغوط العمل وتأثيرها على الفرد والمنظمة

• Šالضغوط والعمل (نموذج عملى)

• Šمصادر الضغوط

• Šمراحل الضغوط

• Šالإدارة الذاتية كأساس للتعامل مع الضغوط

الوحدة السادسة :

قياس ضغوط العمل

• Šقياس مستوى الضغوط

• Šمدى التعرض للضغوط

• Šقيم نفسك كمدير للتأقلم مع التغيير والاجهاد.

• Šخطوات إدارة الضغوط

• Šمواجهة ضغوط الحياة الإدارية

• Šتخفيض التوتر والتكيف مع الشدة.

الوحدة السابعة :

إدارة الوقت مفاهيم أساسية

• Šما هية وأهمية إدارة الوقت

• Šاساسيات إدارة الوقت للتخلص من الضغوط

• Šمضيعات الوقت فى البيئة العربية : نظرة عامة.

الوحدة الثامنة :

قواعد تنظيم الوقت وتحديد الأولويات

• تحديد الأهداف

• التخطيط

• تصميم وتحديد الأولويات

• فوائد تحديد الأولويات

• الممارسات الخاطئة فى تحديد الأولويات

• استقصاء تخطيط وتحديد الأولويات

الوحدة التاسعة :

مضيعات الوقت

• Šمضيعات الوقت فى التخطيط والتنظيم

• Šفى التوظيف والتوجيه

• Šفى الرقابة والاتصالات وصنع القرار

• Šتمرين مصيدة الوقت

• Šكيف يستغل المدير وقته.

الوحدة العاشرة :

تسجيل وتحليل الوقت

• مبادئ تسجيل الوقت

• استقصاء تسجيل الوقت

• الساعة الهادئة

• استقصاء قواعد تنظيم الوقت

• حلل موقفك من تنظيم الوقت

• كيف تنظم وقتك

الوحدة الحادية عشر :

تفويض السلطة وإدارة الوقت

• Šمفهوم التفويض

• Šمبادئ التفويض

• Šنصائح لتحسين عملية التفويض

• Šمزايا التفويض

• Šرد فعل المرؤوسين تجاه التفويض

• Šاحذر عند تفويضك للسلطة

• Šمن أجل تفويض فعال

• Šمختبر تفويض الأعمال واستثمار الوقت

• Šاستقصاء مهارات التفويض الفعال.

الوحدة الثانية عشر :

إدارة وقت الاجتماعات واتخاذ القرار تحت الضغوط

• طرق توفير وقت الاجتماع

• كيف تحصل على مزيد من الوقت

• اتخاذ القرار تحت الضغوط

• مختبر الإدارة الذاتية المفتاح لإدارة وقتك

الوحدة الثالثة عشر :

الفريق وتوحيد الفريق

• ما هو الفريق

• اسباب تكوين الفريق

• مزايا العمل ضمن فريق

• النتائج السلوكية والعاطفية

• تحديد الاحتياجات السيكولوجية المشتركة

• المساهمة والكفاءة وتحقيق النتائج

• بناء الترابط والانسجام بين أعضاء الفريق

الوحدة الرابعة عشر :

أعضاء الفريق

• أنماط أعضاء الفريق

• احتياجات اعضاء الفريق )فيلم تدريبى(

• خطة عمل لبناء الفريق

• المقابلة لاختيار اعضاء الفريق

• اجتماع الفريق

• تطبيق عملى

الوحدة الخامسة عشر :

القائد ونجاح الفريق

• دور القائد فى نجاح الفريق

• قادة الفريق وتوازن الفريق

• كيف تكون قائدا ناجحاً

• تطوير الفريق

• كيف تكون قائداً مؤثراً

• مكافآت القائد

• تطبيق عملى

الوحدة السادسة عشر :

التفويض وتقييم أداء أعضاء الفريق

• Šفوائد التفويض فى فرق العمل

• Šلماذا يفشل التفويض

• Šالتكليف بالواجبات وكيف توزع الوظائف

• Šالتفويض خطوة بخطوة

• Šكيف تقيم أعضاء فريقك )فيلم تدريبى(

• Šقائمة السلوك الخاص بتقييم الأداء

• Šمختبر عملى فى تقييم الأداء

الوحدة السابعة عشر :

تحفيز وتشجيع الفريق

• التحفيز وتقييم الأداء

• التحفيز والمكافآت غير التقدير

• كيف تشجع فريقك بشكل جيد

• ماذا يريد أعضاء الفريق

• إرشادات سلوكية لنجاح فريق العمل

• مختبر عملى فى بناء فرق العمل وتقييم الأداء

موجه إلى:

مديرو ومكاتب الإدارة والمرشحون لشغل تلك الوظائف وكذلك الافراد الذين تطلب طبيعة عملهم