التميز والأبداع في السكرتارية التنفيذية وتنمية مهارات الإتصال والإبتكار

مقدمة:

يعتبر الاتصال عملية حيوية وضرورية لإقامة أي تعامل بين الإنسان والآخرين... حيث تقع على عاتق فاعلية الاتصال جزء كبير ومؤثر من مهمة إقامة صروح التعاون البناءة والمثمرة فيما بين المؤسسات ومتعامليها وموردّيها ، ولذلك تحرص المؤسسات المتقدمة على جعل موضوع الاتصال في مقدمة جدول أولوياتها ،وتوليه بالغ الاهتمام والرعاية لكي تضمن سلامته من الانقطاع أو سوء الفهم أو الغموض أو خروجه عن نطاق السيطرة ( من حيث تفعيله أو قطعه )، وتقيس مستوى النجاح الذي بلغته عن طريق رصد مدى ما تحقق فيها من اتصال فعّال فيما بين موظفيها ، ومن اتصال فعّال بينها وبين متعامليها ، وكذلك بينها وبين موردّيها ( إضافة إلى معايير أخرى لا تقل أهمية عن الاتصال ) ... إن الاتصال يعتبر من المهارات التي لا يمكن أن يستغني عنها أي فرد في المؤسسة وذلك حسب دوره في عملية إنتاج منتجاتها أو تقــديــم خـدمــاتهـــا

الفئة المستهدفة:

جميع القائمين والمهتمين بأعمال تتعلق بالآخرين ويتطلب الأمر الاتصال بهم وإقناعهم بفعالية ما يقدم إليهم من سلع وخدمات في الشركات التجارية والصناعية والمنظمات الخدمية.

محتـويـات البرنامـج :

التعريف بالإدارة المكتبية وموظف الإدارة المكتبية

• أعمال السكرتير التنفيذي

• المنطلقات الثلاث لتكوين سكرتير تنفيذي فعال

• البيئة التي يعايشها السكرتير

• المراحل المختلفة للمسار الوظيفي للسكرتير

• المتغيرات المؤثرة في أداء شاغلي وظائف السكرتارية

• منظومة التعامل مع البيانات والمعلومات

• أهداف أداء الأعمال المكتبية

• كيفية تحقيق هذه الأهداف

• المتطلبات المختلفة المتوقعة من شاغلي وظائف السكرتارية

• القدرات الشخصية والفنية المطلوب توافرها في شاغلي وظائف السكرتارية والصفات الشخصية لهم.

• أنماط السكرتير

• سلوك السكرتير مع الذات ومع الرئيس ومع الزائرين ومع العملاء

• مهارات وأدبيات التعامل مع الهاتف وكيف ينجح اتصالك الهاتفي

• دور السكرتير في الاجتماعات ( قبل وأثناء وبعد )

• السكرتير والكتابة الإدارية ( الرسائل والتقارير والمذكرات )

• بناء النماذج الخاصة والمتداولة يوميا في العمل لمرة واحدة فقط .

• بناء قاعدة بيانات خاصة يتم من خلالها تعبئة النماذج اليومية .

• وقف تكرار طباعة التقارير .

• حفظ كافة البيانات على نفس النموذج المكرر .

• سهولة استدعاء التقارير المصممة سابقا .

• إمكانية استخدام قاعدة البيانات المستخدمة يوميا في إنشاء الكتابات الدورية في استخراج تقارير متعددة إحصائية ، ورسومات بيانية تساعد في عمليات اتخاذ القرار .

• إلغاء العدد الكبير من الملفات المنفصلة والمبنية على التطبيقات الجاهزة وورد أو اكسل ودمجها ضمن نظام يتم التعامل معه كمجموعة واحدة .

• سهولة استخدام النظام خاصة من قبل الغير متمرسين في أعمال الطباعة .

أنظمة إدارة المكاتب إلكترونيا

• نظام الأرشفة الإلكترونية

• برنامج أوت لوك.

الاتصـــال ( Communication ) :

• تعــريفـــــه.

• أهميتــــــه .

• فــوائــــده .

• أهــدافــــه .

• فـاعليتــه (معـاييـر تحقـق نجـاح عمليـة الاتصـال بشكل عــام ) .

• مكونـاتـه (الـرسـالـة / القنـاة / المـرسـل / المستقبـل / الإرسـال / البيئــة ) .

الرســـالــــة (Message) :

• تعـــريفهـــا .

• الأغــراض (Objectives).

• الأهــــداف (Goals).

• المعلـومــات ( إنشـائيــة / خبـريــة / أمـريــه (طلبية) ) .

• معاييـر الفاعليــة ( الـوضـوح / الـدقـة / الإيجــاز / المصـداقيـة / المـوضـوعيـة / التكـامـل / الارتبـاط (بـرسائـل سـابقـة أو لاحقـة) ) .

• التشفــير (Ciphering) / فك التشفيــر (De-ciphering).

القنـــــاة (Channel) :

• تعـــريفهــــا .

•  

• الطبيعـــة ( مـؤقتـة / دائمـة، سـريــة / علنيــة، عـامــة / خاصـة، بسيطــة / معقـدة، ثـابتـــة / متحـركـة ).

•  

• الـوسيلــة ( شفهيــة / كتــابيــة / رمــزيــة / تصـويـريـــة / إيحـائيــة ) .

• الـوســط ( ورقــي / مـوجــي / كهـربـائــي / رقمــي / جســـدي / تجسيمـــي ).

• معـاييــر الفــاعليـــة ( السعــة / الكفــاءة / المنـاسبــة ) .

المــرســـــل (Transmitter) :

• تعــريفـــه .

• الصفــــــة.

• الـوضــع النفسـي.

• الــوضــع الجســدي.

• معـاييـــر الفــاعليــة ( الإنشــاء / تحـديــد المـوضــوع / التعبيـر / التشفيــر / التـأكيـــد / التـأكـــد / الـتــوضيـح / التبييـــن / المــراجعـــة / التلخيـص ).

•  

المستقبــــل (Receiver) :

• تعـــريفــــه .

•  

• الصفــــــــة .

•  

• الـوضـــع النفســي .

•  

• الـوضـــع الجسـدي.

•  

• معـاييــر الفـاعليــة ( القبـــول / التـواصــل / الإنصــات / فــك التشفيــر / التحليــل / الاستنتـــاج / الاستيضــاح / الاستفهــام / الــرد ) .

•  

الإرســـــال (Transmission) :

تعــريفـــــه .

• المــدة ( قصيــرة / طـويلــة، مستمـرة / متقطعـة ) .

• التــوقيــت .

•  

• الاتجــاه ( اتجــاه واحــد / اتجـاهيـن ).

• النــوع (شعـاعــي / قطبــي / جمـاعــي / إفــرادي، مبــاشــر / غيـر مبـاشـــر ).

• الإشعـــار ( بـدايـــة / نهـــايـــة / استمـــرار / انقطـــاع / توقــف ).

• معــاييــر الفاعليـــة ( التـوثيــق / المـراقبــة / المتــابعـة / الإدارة / السيطـرة ) .

البيئـــــة (Environment) :

• تعـــريفهـــا .

• التجهيـــزات ( الصـــوتيـــة / الضــوئيـــة / المكــانيـــة / المـوقعيــة ).

• معــاييــر الفـاعليــة ( الصـوتيـــة / الضـوئيــة / المكــانيــة / الزمنيـــة / الموقعيــة ).