التوثيق و الاجندة الالكترونية واستخدام الانترنت للسكرتارية العالمية

الـهـدف العــام :

تهدف هذه الدورة إلى تعريف المشاركين بمعنى التنظيم الفنى للمحفوظات والأساليب التقليدية فى الحفظ والتصنيف والفرز والترحيل للأوراق والملفات والبيانات وتزويدهم بالمهارات اللازمة لتطبيق الأساليب الحديثة فى إدارة المحفوظات وتطبيقات الإليكترونية فى الحفظ والتأمين والاسترجاع وتطوير الوسائط والاستراتيجيات وأساليب التأمين والحماية المتبعة.

في نهاية الدورة يتوقع من المشاركين أن يتحاوروا حول :

• تعريف المشاركين بأهمية السكرتارية كعنصر داعم للتطور التكنولوجي العالمي .

• التعرف على كيفية التحول الالكتروني والقضاء على مقاومة التغيير النفسي الذي مازال يعاني منه عدد من العاملين بأقسام السكرتارية وادارة المكاتب .

• تعريف المشاركين على اهمية التكنولوجيا في عملهم .

• تعريفهم على التطبيقات العملية لاستخدامات التكنولوجيا الالكترونية .

• التعرف على اهمية دور السكرتارية ومدى فعاليته في تسريع عملية الانتقال إلى العمل الالكتروني في الادارة .

• تحديد اهمية البيانات ونظم المعلومات و ارشفتها الكترونيا .

• التوثيق و الاجندة الالكترونية لحفظ المعلومات .

• أجهزة نقل المعلومات ونظم الاتصالات الالكترونية .

• البريد الالكتروني و شبكة الإنترنت و اهميتها في الارشفة الالكترونية و نقل المعلومات .

• التعرف على التنظيم الاداري للمحفوظات الالكترونية .

• التعرف على طرق تصميم سجلات الارشيف ومستنداته الكترونيا .

• شرح النظم الحديثة في الحفظ والتداول .

• استخدام التنظيم الداخلي الارشيف ووسائل واساليب وتطويره .

• استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات .

الأهداف العامة

أهمية البيانات ونظم المعلومات

• تعريف البيانات وأهميتها

• معالجة البيانات الكترونيا و أرشفتها

• الحاسب الآلى

• أنواع البرمجيات المستخدمة

• نظم المعلومات

• اتصالات المعلومات

• الارشفة و الفهرسة الالكترونية باستخدام تقنية OCR -

• إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة و الصادرة .الأرشفة الإلكترونية

• متابعة البريد الوارد و أمن و سرية المعلومات

• أساليب التصنيف و الترقيم عند حفظ المعلومات .

• أساليب الفهرسة و استرجاع المعلومات و طرق حفظها الكترونيا و تقليديا .

• فرز و إتلاف و ترحيل الأوراق - حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات

• الحد من الأعمال الورقية في المكاتب .

النظم الحديثة فى الحفظ والتداول

• مفهوم حفظ وتداول السجلات والمستندات

• حفظ الملفات بالطريقة التقليدية و الالكترونية

• الحفظ على أساس استخدام الفهرسة

• استخدام برمجيات الحاسب فى الحفظ

• معالجة الكلمات

• الأجندات الإلكترونية

النظم الحديثة فى استرجاع المعلومات

• استخدام المصغرات الفيلمية للحفظ

• المركزية واللامركزية فى نظام الحفظ

• مزايا وعيوب كل منهما

• تداول البيانات ( نظم الاتصالات )

• الشبكات المحلية

• البريد الإلكترونى

• البريد الصوتى و الفاكسميلى

الاساليب الحديثة لتنظيم العمل المكتبي :

• طرق استعمال الانترنت لتحقيق اهداف مديرك او قسمك .

• E-mail والفائدة من استخدامه داخل الشركات .

• تسخير التكنولوجيا المستحدثة لما فيه فائدة لقسم السكرتارية.

• معالجة البريد الوارد والصادر الكترونياً.

• طرق الحفظ والتصنيف والفهرسة الكترونياً .

• اعداد وصياغة المراسلات والتقارير وطرق عرضها الكترونياً .

اهمية الانترنت والe-mail في بيئة العمل العصري :

• القضاء على مقاومة التغيير لدى الموظفين .

• تسخير محركات البحث على الانترنت من اجل مشروع العمل .

• الرسائل الالكترونية واهميتها بالتواصل السريع .