التوجيه المستمر ضمن السكرتارية الالكترونية E-Secretary

الـهـدف من الدورة :

• إطلاع المشارك على الأسس الالكترونية الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.

• توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتارية ومدراء المكاتب المعاصرة.

• تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات وتقوية الذاكرة.

• تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للمؤتمرات وإدارة عملية انعقادها.

• تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة إنجازها.

• إلمام المشارك بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.

المحاور العلمية :

المحور الأول:

الإدارة الفعّالة لمكاتب المستقبل (الحكومة الالكترونية )

• تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.

• التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.

• المكاتب العصرية و الإدارة الإلكترونية.

المحور الثاني:

الرقابة الدائمة للتأكد من سير الأمور ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة.

• تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.

• العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.

المحور الثالث:

السكرتارية الالكترونية المعاصرة ودورها المحوري

مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.

المحور الرابع:

مهمات وواجبات وظائف السكرتارية.

• أنواع السكرتارية بالنسبة للأنشطة المتخصصة.

• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية

• تخطيط الأعمال المكتبية إلكترونياً

• التخطيط و جدولة الأعمال المكتبية باستخدام الكومبيوتر.

• تنظيم المكاتب و إعادة تصميمها باستخدام البرمجيات الجاهزة .

• توجيه و تقويم الأعمال المكتبية و إدارتها

المحور الخامس:

أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب الحديثة

والأجهزة والأدوات والتجهيزات المكتبية.

• ضرورة تحديد متطلبات التنمية الذاتية للسكرتير والعمل على متابعتها لمواكبة التغيير.

• مهارات الاتصال الإلكتروني في إدارة المكاتب :

• نظم الاتصالات و أنواعها .

• أنواع الاتصالات الإدارية و عناصرها .

• نظم الاتصالات الإلكترونية باستخدام البرمجيات الجاهزة

المحور السادس:

تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب

• إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب.

• إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية

• إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.

المحور السابع:

إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.

• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.

• ادارة البريد الالكتروني.

المحور الثامن:

مهارات العرض والتقديم .

• امن وسرية المستندات.

• التعرف على الأوامر اللفظية والطباعة اللفظية في برامج MS Office XP .

المحور التاسع:

مهارات الاتصال وأهمية المراسلات وإدارة الملتقىات

• المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات.

• عناصر ومراحل عملية الاتصال.

• وسائل الاتصالات المختلفة.

• عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.

• الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال.

المحور العاشر:

أنواع المراسلات كالمذكرات الداخلية والتقارير.

• أنواع الرسائل: رسالة عادية: نموذج فاكس، رسالة الكترونية.

• مواصفات وأجزاء الرسالة الرسمية .

• تحديد الأهداف والتمويل اللازم.

• تحديد وتنظيم القوى العاملة والأدوات والمعدات والمستلزمات كافة.

• مراحل انعقاد الملتقى (الإعداد، الانعقاد، وما بعده).

• المتطلبات اللازمة لكل مرحلة.

• الإطار التنظيمي واللجان المشكلة للإعداد والتحضير للملتقى.