التوجيه المستمر والارشاد لتطبيق القدرات الجوهرية لمدراء مكاتب الإدارة العليا والسكرتارية الالكترونية

الـهدف العـام :

تهتم الشركات والمؤسسات العامة والقطاع الحكومي ولا سيما في الوقت الحاضر بالوظائف المتعلقة بإدارة الأعمال المكتبية وخاصة وظائف السكرتارية المتقدمة لما بات لهذه الوظائف من أهمية عظمى في تسيير الأعمال المكتبية وامكانية مساعدة متخذي القرار في المستويات العليا على انجاز الأعمال غير النمطية من خلال القدرة على تحمل بعض العبء والمسئوولية في إدارة العمل المكتبي . ولايتسنى للمشتغلين بهذه الوظائف وظائف السكرتارية مدراء المكاتب أن يقوموا بواجبهم على أكمل وجه إلا إذا توافرت لهم الدراية والمعرفة اللازمة للإلمام بجميع الأمور المتعلقة بتسيير الأعمال المكتبية . وتمثل المعرفة 50 % من النجاح في هذا المجال أما بالنسبة الباقية فتكتسب بالتدريب التطبيقي والصقل المهني لمهارات القائمين على هذه الأعمال فتمزج فاعلية الأفراد بكفاءتهم. والواقع علينا أن نفسح المجال للبحث والاهتمام بدراسة وتحليل الأعمال المكتبية خاصة المتغيرات والمستحدثات التي يواجهها عالم الأعمال المحور وما يسايرها من التمسك والسعي الحثيث وراء استخدام أحدث الأساليب والتنكولوجيا. لذا فإن هذا الملتقى قد سعى إلى تحقيق الجوانب النظرية والجوانب التطبيقية في إدارة الأعمال المكتبية التي تعرض تمثيل القاعدة العملية التي يجب أن يلم بها كل مهتم في هذا المجال .

الأهداف العامة

• إطلاع المشاركين على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.

• توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتاريا المعاصرة.

• تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات.

• تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للمؤتمرات وادارة عملية انعقادها.

• تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة إنجازها.

• إلمام المشاركين بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.

البرنامج موجة إلى

مدراء المكاتب والموظفين المناط بهم مساعدة الوزراء وكبار المدراء، ورؤساء مجالس الإدارة.

المحاور التفصلية

تقديم البرنامج، وأهدافه، ومكوناته الرئيسة

• الإدارة الفعّالة لمكاتب المستقبل

• تحديد غايات واهداف وخطط عمل المكتب كوحدة ادارية في المؤسسة.

• التوجيه المستمر والارشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفه التي تضعها الإدارة.

• الرقابة الدائمة للتأكد من سير الامور ومعالجة المعوقات باقصر مدة ممكنة.

• تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.

• العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.

• السكرتارية المعاصرة ودورها المحوري

• مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.

• مهمات وواجبات وظائف السكرتارية.

• أنواع السكرتارية بالنسبة للانشطة المتخصصة.

• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية

• أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب الحديثة والاجهزة والادوات والتجهيزات المكتبية.

• ضرورة تحديد متطلبات التنمية الذاتية للسكرتير والعمل على متابعتها لمواكبة التغيير.

• تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب

• إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب.

• إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية

• إعداد الرسائل والتقارير الادارية والمحاسبية

• إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.

• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.

• إ دارة البريد الالكتروني.

• مهارات العرض والتقديم .

• امن وسرية المستندات.

• التعرف على الأوامر اللفظية والطباعة اللفظية في برامج MS OfficeXP.

• مهارات الاتصال وأهمية المراسلات وإدارة المؤتمرات

• المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات.

• عناصرومراحل عملية الإتصال.

• وسائل الاتصالات المختلفة.

• عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.

• الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال.

• أنواع المراسلات كالمذكرات الداخلية والتقارير.

• أنواع الرسائل: رسالة عادية: نموذج فاكس، رسالة الكترونية.

• مواصفات وأجزاء الرسالة الرسمية .