الدليل المتكامل لأعمال السكرتارية وادارة المكاتب لتطبيق معايير الجودة الشاملة

المقدمة :

• تهتم الشركات والمؤسسات العامة والقطاع الحكومي ولا سيما في الوقت الحاضر بالوظائف المتعلقة بإدارة الأعمال المكتبية وخاصة وظائف السكرتارية المتقدمة وادارة المكاتب الالكترونية لما بات لهذه الوظائف من أهمية عظمى في تسيير الأعمال المكتبية وامكانية مساعدة متخذي القرار في المستويات العليا على انجاز الأعمال غير النمطية من خلال القدرة على تحمل بعض العبء والمسئوولية في إدارة العمل المكتبي .

• ولايتسنى للمشتغلين بهذه الوظائف – وظائف السكرتارية – مدراء المكاتب – أن يقوموا بواجبهم على أكمل وجه إلا إذا توافرت لهم الدراية والمعرفة اللازمة للإلمام بجميع الأمور المتعلقة بتسيير الأعمال المكتبية .

• وتمثل المعرفة 50 % من النجاح في هذا المجال أما بالنسبة الباقية فتكتسب بالتدريب التطبيقي والصقل المهني لمهارات القائمين على هذه الأعمال فتمزج فاعلية الأفراد بكفاءتهم.

• والواقع علينا أن نفسح المجال للبحث والاهتمام بدراسة وتحليل الأعمال المكتبية خاصة المتغيرات والمستحدثات التي يواجهها عالم الأعمال المحور وما يسايرها من التمسك والسعي الحثيث وراء استخدام أحدث الأساليب والتكنولوجيا.

• لذا فإن هذا البرنامج قد سعى إلى تحقيق الجوانب النظرية والجوانب التطبيقية في إدارة الأعمال المكتبية التي تعرض تمثيل القاعدة العملية التي يجب أن يلم بها كل مهتم في هذا المجال .

لكي تتحقق الاستفادة القصوى سوف نقسم البرنامج الى قسمين :

• القسم الاول : السكرتارية المحترفة وادارة المكاتب المتطورة .

• القسم الثاني : الادارة الكترونية الحديثة ومهارات الفهرسة والارشفة وامن المعلومات .

المحاور الرئيسية :

السكرتارية المحترفة وادارة المكاتب المتطورة:

• السكرتارية المعاصرة ودورها المحوري

• الإدارة الفعّالة لمكاتب المستقبل

• تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.

• استخدام تكنولوجيا الانترنت في مجال السكرتارية وادارة المكاتب

• التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة

• مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.

• مهمات وواجبات وظائف السكرتارية.

• أنواع السكرتارية بالنسبة للأنشطة المتخصصة.

• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.

• أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب الحديثة والأجهزة والأدوات والتجهيزات المكتبية.

• ضرورة تحديد متطلبات التنمية الذاتية للسكرتير والعمل على متابعتها لمواكبة التغيير.

• تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب

• إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.

• إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.

• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.

• مهارات الاتصال وأهمية المراسلات وإدارة المؤتمرات

• المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات.   عناصر ومراحل عملية الاتصال.   وسائل الاتصالات المختلفة.

• عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.

• الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال.

• أنواع المراسلات كالمذكرات الداخلية والتقارير.

• أنواع الرسائل: رسالة عادية: نموذج فاكس، رسالة الكترونية.

• مواصفات وأجزاء الرسالة الرسمية .

• مراحل انعقاد المؤتمر (الإعداد، الانعقاد، وما بعده).

الادارة الكترونية الحديثة ومهارات الفهرسة والارشفة وامن المعلومات :

• ما هي الإدارة الإلكترونية .

• إيجابيات وسلبيات الإدارة الإلكترونية

• الإدارة التقليدية والإدارة الإلكترونية . مراحل الإدارة الإلكترونية . منظومة الإدارة الإلكترونية

• ( حكومة إلكترونيّة, التّجارة والصحة الإلكترونيّة, التّعليم الإلكترونيّ ).

• هل بيئة الشّرق الأوسط جاهزة للإدارة الإلكترونيّة و التّجارة الإلكترونيّة ؟

• ماذا تعني عناصر الإدارة الإلكترونية ؟( إدارة بدون ورق بلا تنظيمات جامدة- إدارة بلا مكان و زمان )

• ما هي مواصفات المدير الإليكتروني ؟

• العلاقة بين الإدارة الإلكترونية والعلاقات الإنسانية

• كيفية تطبيق الإدارة الإلكترونية في الوطن العربي والأساس القانوني لتطورها ؟

• أثر الإدارة الإلكترونية علي البطالة ؟

• التحديات التي تواجه تطبيق الإدارة الإلكترونية ؟

• إجراءات التعامل مع المراسلات الواردة و الصادرة . "الأرشفة الإلكترونية "

• تقنيات متقدمة في الحفظ ( الأرشفة الضوئية, النظم الإلكترونية ).

• متابعة البريد الوارد و أمن و سرية  المعلومات .

• أساليب التصنيف و الترقيم عند حفظ المعلومات.

• أساليب الفهرسة  و استرجاع المعلومات و طرق حفظها .

• فرز و إتلاف و ترحيل الأوراق - حالات عملية في تصنيف وفهرسة المستندات

• الحد من الأعمال الورقية في المكاتب .

• عرض فيلم : ( ميكننة المكاتب )

• عرض و مناقشة ملاحظات المجموعة .

• أهم التّكنولوجيّات الجديدة و المتطوّرة المستخدمة لزيادة فاعليّة أداء العمل و تحسين إنتاجيّة الموظّف.

• القواعد التي يفرضها عصر تكنولوجيا المعلومات.

• خصائص وعناصر وتوجهات الإدارة الإلكترونية.

ادارة الجـــودة الشاملة وتطبيقاتها في السكرتارية التنفيذية وادارة المكاتب الفعالة  :

• التطـور التاريخـي لإدارة الجـودة .

• المفـاهيـــم الأساسيــة للجــودة .

• أســاسيــات إدارة الجــودة الشاملــة وتطبيقاتها السكرتارية .

• التـوجــه نحــو العميــل  ,القيــــــــــادة .الاتصـــال بالآخــريــن  .

• مــدخـــل العمليـــات .مــدخـــل النظـــــــم .التحسيـــن المستمـــــر

• مدخـــل نظــريـــة القـــرارات .المنــافـــع المتبـادلـــة مع المـوردين .

• النظــم الحـديثــة لتــوكيــد الجـــودة  في ادارة المكاتب .

• الأطــراف المشتركـــة في المشــروع ودور كل منهـم في المراقبـــة على الجــودة .

• أساليــب الرقـابــة على الجـــودة في المنظمات .

• نمـاذج إدارة الجــودة الشــاملــة .

• المـدخـــل الأمـريكــي .

• التطبيــق العملــي في الولايــات المتحـدة الأمريكيــة .