السكرتارية الإلكترونية وأعمال الأرشفة والتوثيق الإلكتروني

أهداف البرنامج:

الإنهاء على الكم المتراكم من الملفات والمستندات والتحول إلى الأعمال الإلكترونية الكاملة.

المحاور الرئيسية :

مدخل عام الى السكرتارية الإلكترونية.

• تعريف السكرتاريا الإلكترونية.

• أهداف تطبيق السكرتاريا الإلكترونية.

• أنواع السكرتايا.

• فوائد السكرتارية الإلكترونية.

• المهارات والفنون التي يتحلى بها السكرتير.

عـالــم الأعـمــال الإلكتـرونيــــــة

• سمات وملامح عصر المعلومات :تكنولوجيا المعلومات.

• ثورة المعلومات وأدواتها ..

• ثورة مجال الأعمال .

• التبادل الإلكتروني للوثائق التجارية

تـنظيـم المحفوظـات والأرشيف الإلكتروني

• إدارة المحفوظات

• تعريف المحفوظات

• أقسام المحفوظات

• أسس تصنيف المحفوظات

أثر تطبيق السكرتاريا الإلكترونية على تقليص الروتين والعمل الـورقــي

• لماذا نهتم بالورق والملفات إلى هذا الحد

• أنواع المعلومات وأهميتها

• مصفوفة الأوراق من حيث أهميتها

• تكاليف الأعمال الزائدة غ.م

• التكاليف المباشرة

• ادعاءات ومقولات الموظف الورقي

• مشكلات تراكم الأوراق

• التعامل مع المدير الوراق.

• آليات تقليص العمل الورقي والروتين في المكاتب.

• التوجه نحو الأرشيف الآلي من خلال عمل شبكات بين الإدارات.

• استخدام المستندات الإلكترونية بدلا من الورقية.

تنظيم البريد الإلكتروني.

• أنواع البريد الإلكتروني.

• الاستفادة المثلى من البريد الإلكتروني.

• تقسيم البريد الإلكتروني.

• كيفية إنشاء الرد الآلي.

• عمل قوالب للبريد الإلكتروني.

• النشرات البريدية وكيفية إدارتها.

تنظيم المواعيد والاجتماعات بالحاسب الآلي.

• تنظيم الاجتماع باستخدام برنامج Outlook

• إعداد الأجندة الإلكترونية باستخدام برنامج Outlook

• مشاركة الأجندة عبر البريد الالكتروني.

• إنشاء قواعد بيانات جهات الاتصال باستخدام برنامج Outlook

• الاجتماعات عن بعد.

• التواصل الالكتروني باستخدام برامج المحادثة.

الأرشفة والحفظ.

• مسئولية الأرشفة الإلكترونية.

• متابعة الأخطاء وتحليل الكم المتراكم.

• حفظ الوثائق والمستندات في قواعد البيانات.

أشكال الفهارس.

• ماهية الفهرسة الإلكترونية.

• أنواع الفهارس.

• كيفية اختيار الفهرس المناسب.

• كيفية اختيار تصنيف الفهارس ( التصنيف الجغرافي- التصنيف الزمني).

كيف يتم تصميم الفهارس الإلكترونية.

• الترميز الرقمي المركب.

• الترميز الهجائي المركب.

• الترميز المزدوج.

• الترميز العشري.

أمن وسرية المعلومات المحفوظة.

• مـا المقصـود بأمـــن المعلومات وما هـي عناصره؟

• كيفية تشفير البيانات.

• عناصر أمن المعلومات.. ومنطلقات خطة حماية المعلومات.

• عناصر حماية البيانات المشفرة داخل الشركة.

• أين تتجه المخاطر والاعتداءات في بيئة المعلومات ؟؟

تطبيقات عملية :

• إنشاء قاعدة بيانات باستخدام برنامج Access .

• تطبيق عملي على أحد البرامج الخاصة بالأعمال المكتبية ( وسيحصل كل مشارك على نسخة من البرنامج ).