السكرتارية الإلكترونية وإدارة مكاتب المستقبل

مقدمة :

يوفر ملتقى السكرتاريا التنفيذية حلاً متكاملاً لإدارة كافة فعاليات المكتب اليومية الخاصة السكرتاريا التنفيذية والعادية من حيث إدارة رسائل البريد الإلكتروني والجداول والمهام والملاحظات وجهات الاتصال والمعلومات الأخرى وتنظيمها. وإدارة جميع الاتصالات وتنظيم العمل والتعامل مع الآخرين الكتروينا بشكل أفضل وإدارة الاتصالات وترتيبها حسب الأولوية كما ويمكن تنظيم المعلومات بشكل أفضل للمساعدة في توفير الوقت وتحقيق إنتاجية أكبر.

أهداف الدورة :

• التعريف بمفهوم إدارة أعمال السكرتاريا الإلكترونية.

• مقارنة بين الأساليب التقليدية والأساليب الإلكترونية في إدارة فعاليات المكتب.

• التعريف بالأدوات الإلكترونية الحديثة المستخدمة في أعمال السكرتاريا الإلكترونية.

• إدارة البريد الإلكتروني الوارد والصادر وحظر الرسائل غبر المرغوبة.

• البرمجيات الجاهزة المستخدمة في إدارة أعمال السكرتاريا.

• تقليص استخدام الورق العادي في تسجيل الملاحظات والمواعيد.

• تحويل كافة الفهارس التقليدية الورقية والاستغناء عنها .

• الاتصالات الادارية بختلف انواعها.

موجه الى :

كافة العاملين في مجال السكرتاريا التنفيذية وادارة المكاتب في جميع الإدارات والأقسام القطاعين العام والخاص.

محاور الدورة :

• إدارة الوقت واعداد جدول الأعمال اليومي والأسبوعي والشهري إلكترونيا.

• إعداد الخطط السنوية باستخدام الكمبيوتر.

• مهارة إعداد وكتابة الرسائل الإلكترونية الجاهزة حسب متطلبات العمل.

• إعداد وتنظيم قائمة العملاء وادخال وتخزين كافة المعلومات عنهم وسرعة الوصول إليهم عند الحاجة.

• مهارات متقدمة في إدارة البريد الإلكتروني الوارد والصادر.

• مهارات الأرشفة لجميع فعاليات وأعمال المكتب والاتصالات ومستندات العمل والعودة لها بشكل فوري.

• مهارات إنشاء النسخ الاحتياطي لأعمال المكاتب الإلكترونية وعملية استعادتها عند حدوث الكوارث والأعطال

• مهارات الاتصال الصامت بين السكرتاريا والمد راء

• مهارات التحضير وإجراء الاجتماعات الإلكترونية

• مهارات متقدمة في معالجة النصوص واستخدام القوالب الجاهزة

• المساعدة في حظر رسائل البريد الإلكتروني غير الهامة