السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

الأهداف العامة للبرنامج:

• تحسين الإنتاجية من خلال زيادة المهارات التنظيمية وتطوير أساليب العمل.

• مقارنة خطط العمل مع المنظمات الأخرى بغاية تطويرها وتحسينها من خلال تنمية المهارات الفنية والسلوكية .

• تكريس نظم المعلومات و التقنيات الحديثة لخدمة العمل ورفع معدلات الأداء المكتبي .

• تزويد المشاركين بقواعد الاتيكيت والبرتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين

البرنامج موجة إلى:

• مدراء المكاتب والموظفين المناط بهم مساعدة كبار المدراء، ورؤساء مجالس الإدارة.

• جميع موظفي السكرتارية التنفيذية.

المحاور العلمية والعملية للبرنامج:

المحور الأول :

أركان نظم وأساليب العمل وفقا لمفهوم الإدارة لمواجهة المستقبل

• أهداف تطوير نظم وأساليب العمل

• مراحل تطوير نظم وأساليب العمل

• مظاهر الحاجة إلى تطوير نظم وأساليب العمل

• مؤشرات تبين مدى الحاجة إلى تطوير نظم وأساليب العمل

• الرموز المستخدمة فى إعداد خرائط تطوير نظم وأساليب العمل

المحور الثاني :

السكرتارية العالمية المعاصرة ودورها المحوري

• مهمات وواجبات وظائف السكرتارية.

• أنواع السكرتارية بالنسبة للانشطة المتخصصة.

• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.

• أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب الحديثة والاجهزة والادوات والتجهيزات المكتبية.

• تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب

• إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب.

• إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية

• إعداد الرسائل والتقارير الادارية والمحاسبية.

• إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.

• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.

المحور الثالث :

الإلمام بمنهجية وأركان نظم المعلومات .

• المتغيرات الحديثة في الإدارة المكتبية الحديثة .

• التوثيق والاجندة الإلكترونية لحفظ المعلومات

• الإدارة الإلكترونية للسكرتارية العالمية

• البريد الإلكتروني وشبكة الإنترنت وأهميتها في الأرشفة الإلكترونية ونقل المعلومات

• التعرف على التنظيم الإداري للمحفوظات الإلكترونية .

• التعرف على طرق تصميم سجلات الأرشيف ومستنداته إلكترونيا .

• أنواع التصنيف والترقيم والفهرسة .

• التحول إلى الأرشيف الإلكتروني .

• القدرة على حماية المعلومات من الفقدان والتلف .

• الإلمام بالدورة المستندية الإلكترونية .

• استخدام التنظيم الداخلي الأرشيف ووسائل وأساليب تطويره .

المحور الرابع:

التعرف على أهمية الاتصال ، أنواعه ، مكوناته ، معوقاته .

• فهم وتطبيق أسلوب العلاقات التبادلية في الاتصال مع الآخرين .

• إدراك وتطبيق الأساليب الفعالة في الاتصال مع الآخــرين .

• الممارسة الفعالة لقواعد الإتيكيت عند استقبال العملاء والزائرين.

• التعرف على أصول وقواعد المظهر العام وأنواع الملابس التي يفضل استخدامها في المناسبات المختلفة.

المحور الخامس:

إتباع قواعد وآداب التحدث.

• تحديد خصائص الشخصية الهاتفية الجيدة والمهارات اللازمة لها.

• استخدام أساليب فعالة للتعامل مع المحادثات الهاتفية الواردة والصادرة.

• إتباع قواعد الإتيكيت عند التعامل مع الهاتف.

• التدوين الصحيح لنتائج المحادثات الهاتفية، واستخدام أساليب فعالة لإنهاء المحادثة الهاتفية.