المنظومة المتكاملة للسكرتارية ومتابعة الأعمال ومهارات الاتصال

الهدف العام:

• تنمية مهارات المشاركين بمفهوم وأهمية ودور السكرتارية والإدارة المكتبية فى المنظمات الحديثة وتزويدهم بمهارات استخدام الحاسب الآلى فى أعمال السكرتارية وتطبيقاتها الالكترونية والتقنية وطرق استخدام البريد الإلكتروني فى أعمال السكرتارية .

• تنمية مهارات المشاركين فى كيفية التعرف على المفاهيم الحديثة في التعامل مع الجمهور ، وكيفية التعامل الايجابي مع الأنماط المختلفة من المراجعين ، وفن تقديم خدمات ذات جودة عالية للمراجعين، معالجة مشكلات المراجعين والعملاء بفعالية.

المحاور العلمية :

الوحدة الأولى :

مفهوم السكرتارية وأهميتها فى المنظمات الحديثة:

• الإدارة المكتبية الحديثة : دورها ، عناصرها .

• مهام ومسئوليات الإدارة المكتبية الحديثة .

• المهارات اللازم توافرها للعاملين فى السكرتارية والإدارة المكتبية .

• الكمبيوتر واستخدامه فى مجال السكرتارية والإدارة المكتبية .

• استخدام الحاسب الألى فى حفظ واسترجاع البيانات والمعلومات .

• حفظ واسترجاع المستندات والوثائق والتصنيف والترميز والفهرسة .

• الأرشيف الإلكتروني : مفهومه ، أهميته ، أساليب إنشاءه واستخداماته .

• إعداد جداول الأعمال واستخداماتها وإعداد جداول المواعيد وتنظيمها .

• أعمال المتابعة وإعداد وتنفيذ الاجتماعات واللجان والمراسلات والتقارير .

• أساسيات السكرتارية والإدارة المكتبية الإلكترونية وتنظيم العمل بإدارة الوقت .

• الإنترنت واستخداماته فى أعمال السكرتارية والإدارة المكتبية .

• الرسائل اللحظية والمذكرات الداخلية وتبادل الملفات ومراجعتها وتوزيعها .

الوحدة الثانية :

كيفية التعامل مع قواعد البيانات:

• مقومات تصميم قواعد البيانات عالية الكفاءة والفعالية .

• تصميم الجداول المطلوبة فى سرعة ويسر .

• كيفية عمل جداول سابقة الإعداد تبدو وكأنها فصلت خصيصا للغرض المطلوب وأنك أمضيت ساعات فى إعدادها .

• زيادة فعالية إدخال البيانات باستخدام قناع المدخلات .

• التعرف على أساليب البحث والإستعلام السريع فى قواعد البيانات .

• عمل نماذج تفصيلية من الألف إلى الياء تجذب انتباه الجميع .

• عمل نماذج سريعة باستخدام النماذج السابقة التجهيز .

• كيفية إعداد التقارير بإستخدام النماذج المعدة أو التى يتم تفصيلها خصيصا لتناسب الموقف .

• كيفية استخدام المرشحات للحصول على ما تريد من بيانات .

• كيفية الحفاظ على سرية قواعد البيانات ومنع الدخول إليها من غير المخول لهم بذلك .

• كيفية إدقواعد البيانات بشكل فعال .

الوحدة الثالثة :

الإتصال الفعال ودوره فى فعالية الأداء :

• مفهوم وأهمية الإتصال .

• الأنواع المختلفة للإتصال و أساليب الإتصال .

• معوقات الإتصال وطرق معالجتها .

• أداب وسلوكيات العمل بمجال السكرتارية وإدارة المكاتب .

• فن الحديث والإنصات وفن استخدام الهاتف .

• قواعد الإتيكيت وآداب التعامل وأساليب التعامل مع الأنماط الصعبة .

• تخطيط الوقت وتحديد أولويات العمل .

• الإعداد لتخطيط الوقت وتخطيط الوقت وتوزيع الأدوار والمسئوليات .

• منهج ستيفن كوفى فى تحديد الأولويات .

الوحدة الرابعة :

أساليب تقييم وتخطيط الوقت .

• تحليل النتائج والتعرف على مضيعات الوقت .

• وضع الحلول للقضاء على مضيعات الوقت وتجنب لصوص الوقت .

• العملية الإدارية وموقع وظيفة الاتصال فيها .

• عملية الاتصال : مفهومها وأهميتها وعناصرها .

• أنواع الاتصال :

• اللفظي -الكتابي والشفهي .

• غير اللفظي - استخدام الرموز والحركات والإشارات (لغة الجسد).

• مهارات الاتصال .

• التحدث والحوار .

• الاصغاء .

• الاقناع.

• استخدام الاتصالات غير اللفظية (لغة الجسد) .

الوحدة الخامسة :

مهارات التعامل الإنساني :

• حالات الذات : الوالدية، والبالغة، والطفولية.

• التفاعلات الانسانية : المتكاملة والمتقاطعة والخفية .

• أنماط الاتصال مع الجمهور .

• الصريح (الحقاني) (Assertive) .

• العدواني (الهجومي)(Aggressive) .

• الانهزامي (الاستسلامي)(Non Assertive)

• تحليل مواقف في الاتصال مع الجمهور: (صريحة وعدوانية واستسلامية) .

• تحليل أنماط المشاركين في الاتصال والتعامل مع الجمهور.

• الجوانب السلوكية في الاتصال مع الجمهور: الإدراك .

• أنماط الشخصية وأثرها على التعامل مع الجمهور .

• النمط العصبي (Type A) والنمط الهادئ (Type B) .

• النمط العقلاني (المنطقي) والنمط الانفعالي (العاطفي) .

• الذكاء العاطفي في التعامل مع الجمهور .

• معوّقات الاتصال والتعامل الفعّال مع الجمهور، وسبل التّغلب عليها .

• التميز في خدمة الجمهور .

• التعرف على حاجات الجمهور: استطلاع آراء المراجعين .

• معالجة شكاوى المراجعين .

• التعامل مع الأنماط الصعبة من المراجعين: كالغضبان والشرس واللحوح والمتكبّر والثرثار والمتذمر والمنغلق والعصبي والمتردّد والمتهكم وصاحب الواسطة وغيرهم .