المنظومة المتكاملة لمدراء المكاتب (المهارات الادارية والسلوكية)

الهدف العام :

• تزويد المشاركين بالمفاهيم الأساسية للسلوك الإنساني الفعال ، وتنمية مهارات الاتصال، والنقد البناء والسلوك الجماعي الفعال في بيئة العمل ، والتعامل الفعال مع الرؤساء والزملاء بما ينعكس بشكل إيجابي على الأداء والروح المعنوية .

• التعرف على المهارات المطلوبة لتعزيز أسلوب إدارة وقيادة الأعمال ومواجهة العوائق الإدارية وتخطيها. يهدف إلى تزويد المشاركين بالأساليب الابتكارية و التفكير الإبداعي الذي يهدف إلى الارتقاء بأساليب العمل المتبعة داخل المؤسسة و التي من شانها أن تساهم في تكوين و صقل للأفكار الجديدة مما يساعد على خلق بيئة عمل أفضل.

المحتوى العلمي

• الفهم والتفسير الصحيح للسلوك الإنساني ودوافعه لدى مدراء المكاتب، الإدراك الواقعي لمدراء المكاتب اتجاه الآخرين .

• إتباع أساليب فعالة لإرجاع الأثر والنقد البناء .

• إدراك أهمية الاتصال كمهارة سلوكية في مجال العمل .

• تنمية مهارات التحدث والإنصات وتفسير دلالات الاتصالات غير اللفظية .

• تحديد معايير السلوك المناسبة للعمل الجماعي ، وإدراك أهمية فرق العمل والسلوكيات المميزة لمدير المكتب.

• التعامل الفعال مع مواقف النزاع والصراع في العمل .

• استخدام أساليب فعالة للتعامل مع الآخرين.

• التعامل الفعال مع المشكلات السلوكية في العمل .

• تبني سلوكيات إيجابية وفعالة داخل الاجتماعات .

• استخدام مهارة العلاقات التبادلية للتعامل الفعال مع الآخرين .

• التعرف على طبيعة الوظيفة الإشرافية ومكونات العملية الإدارية .

• تحديد أوجه التشابه والاختلاف بين المدير والقائد .

• التعرف على الأنماط المختلفة للقيادة وتحديد نمطه القيادي .

• تحليل مشكلات العمل ووضع خطة متكاملة لحلها ومتابعة تنفيذها .

• تطبيق المنهـج العلمي لاتخاذ القرارات في مجال العمـل.

الأساليب الفعالة للمشاركة في اتخاذ القرارات .

• تنمية مهارات مدراء المكاتب من خلال استخدام أســـاليب فعالة لإدارة الوقت والاجتماعات .

• تنمية مهارات مدير المكتب لبناء فريق عمل فعال ومواجهة الصراعات في مختلف الأعمال.

• ممارسة دور مدير المكتب في تطوير وإدارة التغيير في موقع العمل .

• أهمية الإبداع في نسق العمل

• أدوات وأساليب التفكير الابتكاري

• التفكير كمهارة التفكير الابتكاري

• تهيئة البيئة الملائمة للتفكير والتحفيز الإبداعي الوظيفي

• الإستراتيجية والمنافسة

• سمات الإبداع الوظيفي

• تحديد القوى المحركة للأوضاع الإستراتيجية

• التفكير والتصرف للوصول للإبداع الوظيفي

• الإبداع الوظيفي والعقل الاستراتيجي

• مفهوم التفكير الإبداعي وأهميته للإدارة الحديثة.

• ملائمة التفكير الإبداعي للمؤسسة ، و المجتمع و البيئة المعيشية.

• لماذا الإبداع و الابتكار؟

• كيف نتغلب على التفكير التقليدي و المعوقات البيروقراطية في العمل.

• تقوية الذاكرة ، تطوير القراءة و الثقة بالنفس .

• اثر الإبداع و الابتكار في تطوير المؤسسات .

المفاهيم الأساسية في إدارة المكاتب

• أهمية وأبعاد وظيفة سكرتير مدير المكتب.

• الفرق بين السكرتارية وإدارة المكتب (المفهوم الشامل)

• وظائف واختصاصات سكرتير مدير المكتب.

• دور سكرتير مدير المكتب في تنسيق وتنظيم علاقات العمل مع الإدارات الأخرى بالمنظمة.

المهارات الفنية لمديري المكاتب

• نظم المعلومات المكتبية ودور سكرتير مدير المكتب في تحديثها.

• مهارات إعداد وصياغة المراسلات والتقارير.

• معالجة البريد الصادر والوارد.

• جدولة وتنظيم المواعيد والمقابلات.

• فن استخدام الهاتف.

• مهارات حفظ وتوثيق وأرشفة وفهرسة وأمن المعلومات.

• تنظيم الاجتماعات وإعداد المحاضر.

المهارات السلوكية لسكرتارية مديري المكاتب

• مهارات الاتصال ( فن الاتصال والحديث )

• مهارات التعامل مع الآخرين ( الإتيكيت والبروتوكول)

• مهارات التعامل في مواجهة المشكلات.

• أنماط المديرين وكيفية التعامل معهم.

المهارات الإدارية لسكرتارية مديري المكاتب

• مهارات إدارة الوقت بفاعلية.

• مهارات إدارة فرق العمل ( العاملون في مكاتب الإدارة العليا (.

مهارات استخدام الحاسب والشبكات

• تطبيقات الحاسب الآلي في حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.

• تطبيقات الحاسب الآلي في جدولة المواعيد والمقابلات.

• تطبيقات الحاسب الآلي في البريد الإلكتروني.

• استخدام الإنترانت والإنترنت في خدمة مدير المكتب.

الإدارة المكتبية الحديثة

• المفهوم الواسع لمدير المكتب .

• أهمية وظيفة مدراء المكاتب.

• أنواع السكرتارية

• متطلبات العمل فى وظيفة مدراء المكاتب.

• مواصفات القائمين بأعمال السكرتارية ومدراء المكاتب:

• مدير المكتب الفعال كيف نستدل عليه ؟

• نصائح للاستمتاع بجو هادئ فى العمل.

التوثيق والأرشفة الإلكترونية

• مفهوم نظام معالجة الوثائق الآلية

• الأهداف الإستراتيجية للأرشفة الإلكترونية

• أهداف الأرشفة الإلكترونية داخل المنظمة

• كيف يعمل نظام معالجة الوثائق والملفات

• مميزات نظام معالجة الوثائق والملفات الآلي

• المراحل العامة لتنفيذ مشروع تحويل أرشيف ورقي إلى أرشيف الكتروني

• تجربة بلدية دبي في مجال التوثيق والأرشفة الإلكترونية

الاتصـــالات الإداريــــة

• مفهوم الاتصال ووظيفته

• عناصر عملية الاتصال

• معوقات الاتصال

• شبكات الاتصال

• تفصيل العوامل التنظيمية التي تؤثر في عملية الاتصال

• تأثير التكنولوجيا الحديثة على عملية الاتصال .

إدارة الوقـــــت

• مفهوم إدارة الوقت

• أمور تساعدك على تنظيم وقتك

• معوقات تنظيم الوقت

• خطوات تنظيم الوقت

• كيف تستغل وقتك بفعالية

• مدير المكتب الفعال وهندرة المكاتب

• كيف تتعامل بحزم مع الأوراق

• مدير المكتب ومهارات تفعيل الوقت

التقاريـــــــر

• الاتصال الكتابي الفعال بالتقارير

• أهمية التقارير

• تعريف التقارير

• أغراض ووظائف التقارير

• أنواع التقارير

• كيفية إعداد التقارير ومصادرها

• خصائص التقرير الفعال