المهــــارات المهنيــــة لأعمـــال الســــكرتارية الخاصــــــــة

أهداف الدورة

تزويد المشاركين بالمفاهيم الأساسية للسلوك الإنساني الفعال ، وتنمية مهارات الإتصال ، والنقد البناء والسلوك الجماعي الفعال في بيئة العمل ، والتعامل الفعال مع الرؤساء والزملاء بما ينعكس بشكل إيجابي على الأداء والروح المعنوية .

اكتساب المشاركين مهارات جديدة و صقل المهارات فعليا ًوذلك من خلال اربع محاور رئيسية :

• المهام والمسئوليات

• المهارات الأساسية والشخصية

• التطبيقات الفعلية والعملية

• التطبيقات الإليكترونية والتكنولوجية

• الفهم والتفسير الصحيح للسلوك الإنساني ودوافعه ، الإدراك الواقعي لرؤيتنا لأنفسنا ... ورؤيتنا للآخرين .

• إتباع أساليب فعالة لإرجاع الأثر والنقد البناء .

• إدراك أهمية الإتصال كمهارة سلوكية في مجال العمل .

• تنمية مهارات التحدث والإنصات وتفسير دلالات الإتصالات غير اللفظية .

• تحديد معايير السلوك المناسبة للعمل الجماعي ، وإدراك أهمية فرق العمل والسلوكيات المميزة لعضو الفريق .

• التعامل الفعال مع مواقف النزاع والصراع في العمل .

• إستخدام أساليب فعالة للتعامل مع الرؤساء والزملاء .

• التعامل الفعال مع المشكلات السلوكية في العمل .

• تبني سلوكيات إيجابية وفعالة داخل الإجتماعات .

• إستخدام مهارة العلاقات التبادلية للتعامل الفعال مع الآخرين .

المحتوى للدورة :

الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق :

• أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق .

• خصائص موظفي الحفظ .

• التعامل مع الاتصالات المكتبية .

• نشأة ودورة الوثائق .

• نظم الإشراف على المحفوظات .

• التصنيف والترميز والفهرسة .

• استخدام الحاسب في الأرشفة .

• حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق .

• فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات .

• التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع .

إعداد التقارير والمراسلات

• مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها .

• أهمية التقارير للإدارة .

• القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة .

• خصائص وأجزاء التقرير الجيد .

• أسلوب كتابة المراسلات والتقارير .

• الأشكال التوضيحية في التقارير .

• الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير .

• الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير .

مهارات السكرتارية الحديثة

• دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري

• مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية

• إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات

• تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات

• التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية

• تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف .

• السكرتارية الإلكترونية .

• استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة .

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

• العملية الإدارية المكتبية.

• مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي .

• مهارات الاتصال .

• إدارة الوقت وتحديد الأوليات .

• تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات .

• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين .

• البيئة المادية في المكتب الحديث .

• المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية .

• التجهيزات والتقنيات المكتبية .

• أدلة العمل والإجراءات المكتبية .

السكرتارية الإلكترونية

• الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.

• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.

• إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.

• عرض المعلومات بالحاسب الآلي.

• تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.

• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.

• تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.

• التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.

• الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني) .

التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت

• مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.

• العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي .

• تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية .

• مهارات استخدام الهاتف.

• بناء الشخصية الهاتفية .

• جدولة النشاطات في مكاتب السكرتارية .