تحديد غايات وأهداف مدراء مكاتب الادارة العليا والسكرتارية التنفيذية

الـهـدف العام :

• تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة الإنجاز.

• إلمام المشارك بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.

• إطلاع المشارك على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.

• توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتارية ومدراء المكاتب المعاصرة.

• تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات وتقوية الذاكرة.

• تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للمؤتمرات وإدارة عملية انعقادها.

• تقوية الذاكرة ، تطوير القراءة , و الثقة بالنفس , مهارات التركيز .

المحاور الرئيسية :

المحور الأول:

الإدارة الفعّالة لمكاتب المستقبل العالمية

• تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.

• التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.

المحور الثاني:

الرقابة الدائمة للتأكد من سير الأمور ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة.

• تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.

• العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.

المحور الثالث:

السكرتارية المعاصرة ودورها المحوري

• مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.

المحور الرابع:

مهمات وواجبات وظائف السكرتارية. أنواع السكرتارية بالنسبة للأنشطة المتخصصة.

• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.

• ضرورة تحديد متطلبات التنمية الذاتية للسكرتير والعمل على متابعتها لمواكبة التغيير

• أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب والأجهزة الحديثة

• تقنيات الحاسوب في أعمال المكاتب

• إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب. إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية

• إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.

• إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.

• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها. ادارة البريد الالكتروني.

• مهارات العرض والتقديم . امن وسرية المستندات.

• التعرف على الأوامر اللفظية والطباعة اللفظية في برامج MS Office XP .

المحور الخامس:

مهارات الاتصال وأهمية المراسلات وإدارة المؤتمرات .

• المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات. عناصر ومراحل عملية الاتصال.

• وسائل الاتصالات المختلفة.عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.

• الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال.

• مهارات التركيز والاتصال والتعامل مع الاخرين ,اساليب تقوية الذاكرة وتنظيم الوقت

• أنواع المراسلات كالمذكرات الداخلية والتقارير.

• أنواع الرسائل: رسالة عادية: نموذج فاكس، رسالة الكترونية.

• مواصفات وأجزاء الرسالة الرسمية . تحديد الأهداف والتمويل اللازم.

• تحديد وتنظيم القوى العاملة والأدوات والمعدات والمستلزمات كافة.

• مراحل انعقاد الملتقى (الإعداد، الانعقاد، وما بعده).المتطلبات اللازمة لكل مرحلة.

موجه الى :

موظفو السكرتارية ومدراء المكاتب والموظفين المناط بهم مساعدة كبار المدراء جميع موظفي السكرتارية التنفيذية. جميع الاداريين والموظفين العاملين على اجهزة الحاسب الالي