تنمية مهارات مدراء المكاتب للإدارة العليا

مقدمة :

هذا البرنامج التدريبي موجهة لمدراء مكاتب الإدارة العليا و من ترى الإدارة أهمية حضوره ويهدف هذا البرانامج التدريبي لتنمية مهارات مدراء المكاتب و إمدادهم بالمعونة الفنية اللازمة لأداء العمل بالكفاءة الإنتاجية العالية و تزويدهم بالخبرات و المهارات التي تتطلبها مسئوليات و واجبات الوظيفة . ونقدم في هذا البرنامج التدريبي للمشاركين الوحدات المعرفية والمهاريه التي تعرفهم بإختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب . و المفهوم العلمي للإتصالات الإدارية و أساليبها و فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين . و إدارة الوقت و الإستخدام الأمثل له . و فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها ( الخطاب / المذكرة / التقارير ) . و الفهرسة و الحفظ ( تطبيقات عملية ) . و المهارات السلوكية المتصلة بالوظيفة و الجوانب السلوكية في الأداء .

موجه الى :

• المشرف التربوي و المشرفة التربوية

• مشرف ومشرفة التدريب التربوي

• مدير الموارد البشريه

• رئيس قسم شؤون الموظفين

• مراقب دوام

• رئيس قسم التدريب وتنمية الموارد

• مدير العلاقات العامة

• أخصائي الموارد البشرية

أهداف البرنامج :

الوحدات المعرفية والمهارية للبرنامج التدريبي

• إختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب .

• المفهوم العلمي للإتصالات الإدارية و أساليبها .

• فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين .

• إدارة الوقت و الإستخدام الأمثل له .

• فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها ( الخطاب / المذكرة / التقارير ) .

• الفهرسة و الحفظ ( تطبيقات عملية ) .

• المهارات السلوكية المتصلة بالوظيفة و الجوانب السلوكية في الأداء .

• الأجهزة الحديثة و الإدارة المكتبية الحديثة .

• أسس تبسيط إجراءات العمل .

المحاور الرئيسية :

الوحدة الأولى :

مفهوم السكرتارية :

• الفرق بين السكرتارية وتنسيق العمل .

• التطور التاريخي لإدارة السكرتارية .

• المفاهيم العامة للعاملين في مجال السكرتارية و المحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة

• أهمية الإدارة الفعالة لأعمال السكرتاريا في نجاح العمل الإداري .

• أنواع السكرتاريا .

• المكتب الحديث .

• و ظائف المكتب الحديث .

• أهداف المكتب الحديث .

• أهمية إدارة المكاتب الحديثة .

• تنظيم أعمال السكرتارية والمحفوظات بالمكاتب الحيثة .

الوحدة الثانية :

برتكول العمل بالسكرتاية :

• مفهوم البرتوكول .

• عناصر فعالية تصرفات السكرتير .

• مهارات السكرتير في إدارة برتكولات التعامل

• إدارة الإنطباع الأول لدى المستفيد من خدمات السكرتاريا

• مهارات الاتيكيت في اللبس وأثرها في نجاح عمل السكرتير الفعال .

• مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة للسكرتارير الفعال .

• مهارات النظرة الشمولية .

• المهارات اللغوية

• قواعد الإتيكيت ( آداب المعاملة و اللياقة )

• مفهوم الإتيكيت .

• أهمية معرفة معايير الإتيكيت العالمي والمحلي لنجاح السكرتير في مهامه .

• المعايير العالمية للإتيكيت المتفق عليه في مجال السكرتاريا .

• تطبيقات عملية على قواعد الإتيكيت في مجال السكرتاريا .

• تنمية مهارات الإتصال من منظور العلاقات التبادلية

• مفهوم الأنماط السلوكية البشرية .

• العوامل المؤثرة في تشكيل الأنماط السلوكية البشرية .

• مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة .

الوحدة الثالثة :

الإدارة العليا :

• أهم المسؤوليات

• وضع السياسة العامة للهيئة.

• اختيار المدراء التنفيذيين.

• التعامل مع التمويل والبيئة الخارجية.

• حل المشاكل الكبرى.

• التمثيل الخارجي للهيئة.

الوحدة الرابعة :

تطبيقات الحكومة والتعاملات الإلكترونية

• تطبيق الأدوات والتكنولوجيات الحديثة التي يمكن أن تعزز الإنتاجية والكفاءة لمدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية

• تطوير استراتيجيات إدارة التغيير في عصر تطبيق مفاهيم الحكومة والتعاملات الإلكترونية

• المفاهيم الأساسية للتخطيط الإستراتيجي لمشاريع الحكومة الإلكترونية: الصعوبات، المتابعة والتنفيذ

• إعادة هندسة الإجراءات والعمليات الادراية لضمان نجاح مشاريع الحكومة الإلكترونية

• تطوير ودعم المهارات الإبداعية الإلكترونية لمدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية

• رفع المستوى الإداري لمدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية باستخدام التكنولوجيا الحديثة

• بناء الفكر القيادي الإلكتروني لمدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية داخل المؤسسات

• إستراتيجيات مدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية لإنجاح وقيادة مشاريع الحكومة والتعاملات الإلكترونية

• الدروس المستفادة من تطبيقات إدارة المعرفة والحكومة والتعاملات الإلكترونية

• العلاقة بين إدارة المعرفة وتقنية المعلومات لدى مدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية

الوحدة الخامسة :

المفاهيم والاستراتيجيات الحديثة لادارة مكاتب الغد.

• تنمية المهارات التخطيطية والإدارية.

• المهارات السلوكية للعاملين في إدارة المكاتب والسكرتاريا .

• حل المشكلات المكتبية بطرق ابتكاريه.

• مهارات التعامل مع الرؤساء والزملاء والزوار والعملاء والمراجعين.

• مهارات الاتصال والتواصل مع الآخرين.

• مهارات استخدام الهاتف.

• مهارات إعداد المذكرات والتقارير الفنية والإدارية .

• مهارات استخدام التقنيات التكنولوجية في إدارة المكاتب الحديثة والسكرتاريا الإلكترونية.

• مهارات تنظيم الوقت ومهارات التعامل مع ضغوط العمل.