مهارات التكامل الإداري للسكرتارية التنفيذية

الهدف العام:

تنمية قدرات المتدربين على القيام بمهام أعمال السكرتاريا الخاصة بمكاتب المديرين بكفاءة. الأهداف التفصيلية: في نهاية البرنامج يتوقع أن يكون المتدرب قادراً على: معرفة مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح. القدرة على إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة. القدرة على تنظيم الاجتماعات بفاعلية. القدرة على تنظيم سفريات المدير بكفاءة. القدرة على كتابة المراسلات الخارجية والداخلية وفقاً للشروط الشكلية والموضوعية بكفاءة. القدرة على معالجة البريد الصادر والوارد بكفاءة. القدرة تنظيم مواعيد المدير بدقة وكفاءة. القدرة على استقبال زوار المدير بفاعلية ومهارة. القدرة على تنظيم أوراق ووثائق مكتب المدير بفاعلية.

المحاور التفصيلية :

الوحدة الأولى :

مفهوم السكرتارية.

أهميتها. أنواعها. صفات السكرتير الناجح. المهارات الواجب توافرها في السكرتير. الأسس العامة لنجاح السكرتير.

الوحدة الثانية :

إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة.

• هدف الوحدة السلوكي القدرة على استخدام جهاز الهاتف الاستخدام الأمثل لخدمة المدير والمنشأة، وترك انطباع جيد عن المنشأة التي يعمل فيها. مفهوم الاتصالات الهاتفية. قواعد استخدام أجهزة الاتصال الهاتفي.

الوحدة الثالثة:

تنظيم اجتماعات المدير مفهوم الاجتماع.

• مقومات نجاح الاجتماعات. معرفة القدرات والمهارات اللازمة التي يحتاجها السكرتير لتنظيم الاجتماعات. أنواع الاجتماعات. مهام وواجبات السكرتير في تنظيم الاجتماعات. أن يكون للاجتماع هدف يسعى لتحقيقة. أن تتوفر للاجتماع الوسائل المادية المناسبة من مكان وتسهيلات مادية تساهم في إنجاحه. أن يتم الاستعداد المسبق للاجتماع وبالتنسيق مع جميع الأطراف المعنية به.

الوحدة الرابعة:

تنظيم مقابلات زوار المدير مفهوم تنظيم المقابلات.

• مفهوم استقبال الزوار. أهمية تنظيم المقابلات. العوامل التي يجب مراعاتها عند تنظيم المقابلات والزيارات لمكتب المدير. أنواع الزائرين وكيفية التعامل معهم.

الوحدة الخامسة :

كتابة المراسلات وفقاً للشروط الشكلية والموضوعية وتداولها بكفاءة.

• تحرير الرسائل الخارجية التي تتوفر فيها الشروط الشكلية والموضوعية. تحرير المذكرات الداخلية وفقاً للشروط الشكلية والموضوعية. معالجة الاتصالات الكتابية الواردة والصادرة.

الوحدة السادسة :

تداول وسائل الاتصال الكتابي بكفاءة. إجراءات مراسلات البريد الوارد.

• إجراءات مراسلات البريد الصادر. إجراءات متابعة المراسلات الواردة. الوحدة السابعة: تنظيم محفوظات مكتب المدير. مفهوم المحفوظات. أهمية المحفوظات. أنواع المحفوظات. التنظيم الفني للمحفوظات. مفهوم عملية الحفظ وأهميتها. إجراءات عملية الحفظ. أسس الاسترجاع وإجراءاته. أمن وسرية المعلومات.