مهارات توفير الخدمات الإدارية والمساندة للسكرتير الإداري لعمل المدير

أهـداف البرنامـج :

• تحديد السياسات العامة و التوجه الإستراتيجي.

• الإشراف على وضع و اعتماد الخطة الإستراتيجية للإدارة و البرامج التنفيذية لها و متابعة انجازها..

• الإشراف العام على سير العمل بلإدارة و اعتماد القرارات المنظمة لذلك، و متابعة تقارير الإنجاز.

• الإشراف العام على إعداد السكرتير . و متابعة تنفيذيه للأعمال الجدير ضمن الاعتمادات المقررة له. أية اختصاصات أخرى يعهد بها إليه بمقتضى قوانين أو قرارات صادرة من مجلس الإدارة. و يجوز للمدير تخويل بعض صلاحياته إلى السكرتير التنفيذي أو من يراه مناسباً من المختصين في الإدارة.

المحاور الرئيسية :

الوحدة الأولى:

• الوحدات التنظيمية التابعة يتيع السكرتير الوحدات التنظيمية التالية المكتب الإداري مكتب التدقيق الداخلي مستشارو المدير إدارة التخطيط الإستراتيجي وتقييم الأداء إدارة الإتصال الحكومي المدير العام

الوحدة الثانية:

• تنفيذ خدمات الاتصالات و تنسيق الاجتماعات و كافة أعمال السكرتارية، و يختص المكتب بما يلي: توفير المعلومات التي يطلبها المدير، و التحضير لكافة اجتماعات و زيارات المدير ومتابعاتها. تنظيم الاتصالات و المراسلات الرسمية مع مختلف الجهات. القيام بمختلف أعمال السكرتارية و تأمين إعداد و طباعة المراسلات و التقارير الخاصة بالمدير. أية اختصاصات أخرى يكلف بها من قبل المدير.

الوحدة الثالثة:

• مكتب التدقيق الداخلي بالتعاون مع السكرتير التفيذي : القيام بأعمال التدقيق الداخلي وفقاً للأسس و القواعد و المعايير المتعارف عليها قانونياً ومالياً و إدارياً، للتحقق من مدى التزام كافة الوحدات التنظيمية بتطبيق النظم و اللوائح المالية و الإدارية المعمول بها تقديم تقرير شامل للوزير حول نتائج التدقيق، و تقديم الاقتراحات و التوصيات المناسبة. أية اختصاصات أخرى يكلف بها من قبل المدير.

الوحدة الرابعة:

• مستشارو الإدارة للخدمات المساندة إدارة التخطيط الاستراتيجي و تقييم الأداء وضع منهجية محددة لرسم الخطط الإستراتيجية و التشغيلية و وضع السياسات و أولويات تنفيذها و آلية قياسها . إعداد و تطوير الخطط الإستراتيجية و التشغيلية وبرامج العمل و تقييم نتائج تطبيقها. تحقيق التوافق بين خطط و برامج العمل في الوزارة و معايير برامج الجودة والتميز الحكومي. . التنسيق لوضع خطط لتطوير الأداء في الوزارة وفقاً لنتائج تقييم الأداء. تصميم مؤشرات القياس و رفع تقارير الأداء لكافة الوحدات التنظيمية في الإدارة و الجهات التابعة. أية اختصاصات أخرى يكلف بها من قبل المدير التنفيذي لشؤون الخدمات المؤسسية و المساندة

الوحدة الخامسة:

• إدارة الاتصال الحكومي وضع و تنفيذ إستراتيجية متكاملة للاتصال الداخلي و الخارجي وفقاً للتوجيهات الحكومية. بحث مجالات التواصل و الشراكة مع مختلف المؤسسات و الدوائر. القيام بمختلف الأنشطة الإعلامية و تطوير أدوات التواصل الفعال. القيام بمختلف أنشطة العلاقات العامة ذات العلاقة بعمل السكرتيرة.. أية اختصاصات أخرى يكلف بها السكرتير من قبل المدير التنفيذي لشؤون الخدمات المؤسسية و المساندة.

الوحدة السادسة:

• الإشراف على قطاعات عمل الإدارة، و يمارس بصفة خاصة السكرتيرما يلي: المشاركة في رسم سياسات الإدارة و خططها الإستراتيجية و برامجها و الإشراف على تنفيذها بعد اعتمادها. الإشراف العام على المستويات التنظيمية التابعة له و تطويرها، و تمكينها ومتابعة نتائج أدائها. اقتراح ما يلزم من نظم و إجراءات للإسهام في تحسين الأداء و تطويره.. متابعة إعداد مشروعي الموازنة السنوية و الحساب الختامي و رفعها. اقتراح مشروعات القوانين و اللوائح، و الأنظمة المتعلقة بالإدارة و عرضها على الجهات المختصة لاتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها. رفع تقارير دورية للمدير عن نشاطات الإدارة و منجزاتها و سير العمل فيها. أية اختصاصات أخرى يعهد بها إليه بمقتضى قوانين أو قرارات. و يجوز للمدير العام تخويل بعض صلاحياته إلى المدير التنفيذي أو من يراه مناسباً من المختصين في الإدارة. و يجوز للمدير تخويل بعض صلاحياته إلى السكرتير التنفيذي أو من يراه مناسباً من المختصين.

الوحدة السابعة:

• تنسيق الاجتماعات و كافة أعمال السكرتارية، و يختص المكتب بما يلي: التحضير لكافة الاجتماعات و اللقاءات الخاصة بالمدير العام. تنظيم الاتصالات و المراسلات الرسمية مع مختلف الجهات. القيام بمختلف أعمال السكرتارية وتأمين إعداد و طباعة المراسلات والتقارير الخاصة بالمدير العام. أية اختصاصات أخرى يكلف بها من قبل المدير العام.

الوحدة الثامنة:

• إدارة التميز المؤسسي تطبيق أنظمة الجودة و نماذج و متطلبات تطوير الأداء المؤسسي و التميز الحكومي بما يعزز ثقافة التميز و الخدمة المتميزة للمتعاملين. تطوير أدلة و لوائح و إجراءات العمل و إعادة هندستها و إعداد مختلف الدراسات الخاصة بتطوير العمل وفقاً لنتائج قياس الأداء. . تطبيق معايير و تقنيات تطوير الخدمات الحكومة وفق الاستراتيجيات و المشاريع المعتمدة. أية اختصاصات أخرى يكلف بها من قبل المدير التنفيذي لشؤون الخدمات المؤسسية و المساندة.

الوحدة التاسعة:

• الخدمات المساندة ووضع الخطط الإستراتيجية و الإشراف على تنفيذها ضمن قطاع الخدمات المساندة الذي يشرف عليه. وضع خطط العمل والبرامج الرئيسية لقطاع الخدمات المؤسسية و المساندة و الإشراف على تنفيذها بعد اعتمادها. التنسيق بين الوحدات التنظيمية التابعة له و الإشراف على أدائها و رفع تقارير الإنجاز إلى المدير العام. متابعة و تطوير الأداء في الوحدات التنظيمية التابعة له.

الوحدة العاشرة:

• الوحدات التنظيمية التابعة للمدير التنفيذي لشؤون الخدمات المساندة إدارة الموارد البشرية. إدارة الموارد المالية. إدارة الشؤون القانونية إدارة تقنية المعلومات. إدارة الخدمات و التجهيزات