ادارة الجودة الشاملة وتطوير اداء مسؤولي المخازن والمشتريات

الهدف و الغرض من الوظيفة:

تخطيط وتنظيم كل الأمور المتعلقة بالمخازن (خامات ، منتج نهائي ، منتج تحت التشغيل ، والمساحات التخزينية) وتحديد الاحتياجات المطلوبة وتنظيم دخول وخروج المخزون طبقاً للإجراءات المعتمدة

الرئيس المباشر:

المدير الإداري ممثل الإدارة لنظام الجودة (كجهة إستشارية لأخذ الرأى فقط و كمقيم أداء مباشر)

المهام و المسئوليات:

• المشاركة فى إجتماعات الإدارة العليا و إبداء الرأى فى النتائج و القرارات

• المشاركة و الحضور الفعال فى الإجتماعات الدورية الخاصة بالإدارة

• المشاركة فى صياغة الأهداف و الخطط الرئيسية للمؤسسة

• مسئول عن التخطيط و البرامج التنفيذية الخاصة بالمخازن و التى تصب فى النهاية لتحقيق الأهداف الرئيسية للمؤسسة

• مسئول عن متابعة تنفيذ الخطط الخاصة بإدارة المخازن

• تدريب الأفراد العاملين بإدارة المخازن على أعمالهم و نقل خبرته إليهم بحيث يكونوا مؤهلين للحلول محله فى حالة فراغ المنصب

• مسئول عن تحديد الحدود المخزنية للأصناف وتكويد الأصناف

• مسئول عن إصدار طلبات الشراء لإدارة المشتريات

• المشاركة فى إعداد الإجراءات الخاصة بالمخازن مع ممثل الإدارة لنظام الجودة و مدير تخطيط توكيد الجودة

• مسئول عن إمساك السجلات المخزنية ومتابعة أعمال التخزين وإصدار القرارات بكيفية التخزين

• إقتراح الإجراءات التحسينية و العلاجية و الوقائية التى من شأنها تحسين أداء العمل بإدارته

• إصدار القرارات المناسبة فى حدود سلطاته و التى قد تكون سبباً فى تحسين الأداء المخزني

• إقتراح الميزانية المناسبة لإدارة المخازن فى حدود إمكانيات المنظمة بناءاً على دراسات

• إصدار القرارات المناسبة لكيفية التخزين بما يتوافق مع طبيعة المخزونات

• إجراء جرد دوري للمخازن كل ثلاث شهور ورفع نسخ منه لكل من المدير الإداري ، والمدير التنفيذي ، وممثل الإدارة لنظام الجودة

• رفع تقرير أسبوعى إلى المدير الإدارى لبيان ما تم إنجازه و ما تم تأجيله مع بيان السبب

• جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد لإدارة المخازن

• مدير المخازن مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء المخازن و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

نطاق المسئولية و الإشراف:

مدير المخازن مسئول عن كل ما يخص إدارته و عن سلامة نظام المخازن بالتضامن مع المدير الإدارى و مسئول عن جميع المستندات التى يعتمدها و القرارات التى يتخذها مسئولية كاملة ويجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:

• منسقي المخازن

• أمناء المخازن

• عمال المخازن

السلطات و الصلاحيات:

لمدير المخازن الحق الكامل و السلطة المطلقة فى محاسبة و مراجعة أعمال و توقيع الجزاءات الإدارية و إصدار أمر صرف المكافآت و الحوافز لكل من:

• منسقي المخازن

• أمناء المخازن

• عمال المخازن

• مدير المخازن هو الجهة المسئولة عن إصدار واعتماد طلبات الشراء

المؤهلات الدراسية:

مدير المخازن يفضل أن يحمل أى من المؤهلات التالية:

• بكالريوس تجارة قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة قسم إدارة أعمال (إنجليزى)

• بكالريوس تجارة قسم محاسبة (عربي) - بكالريوس تجارةقسم محاسبة (إنجليزي)

• مدير المخازن يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:

• مفاهيم نظم الجودة

• المراجعة الداخلية

الخــبرات:

مدير المخازن يفضل أن يكون له أى من الخبرات السابقة التالية:

• خبرة بأعمال إدارة المخازن لا تقل عن 10 سنوات منها سنتين على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)

• خبرة ثلاث سنوات كمنسق مخازن (خبرة داخل الشركة)

• خبرة ثلاث سنوات كمدير مشتريات (خبرة داخل الشركة)

اللـغــات:

• اللغة العربية

• بطلاقة تحدثاً و كتابة

• اللغة الإنجليزية

• يفضل جيد على الأقل تحدثاً و كتابة

المهــارات:

• مدير المخازن يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:

• صياغة و تحديد الأهداف

• التخطيط الفعال

• إعداد البرامج التنفيذية للخطط المعتمدة

• إتخاذ القرارات بناءاً على الحقائق

• التعامل الجيد مع برامج الحاسب الآلى و خصوصاً برامج قواعد البيانات

• التعامل مع الأجهزة المكتبية

• مهارات القيادة و الإدارة بشكل عالى

• الدراية بنظم التخزين المتبعة فى المؤسسات الصناعية

• مهارات الإتصال و التواصل مع الأخرين

• مهارات التنسيق و توزيع الأعباء

• مهارات التنبؤ و قوة الملاحظة

السمات الشخصية:

• يجب أن يتحلى مدير المخازن بالسمات التالية:

• الإنضباط فى المواعيد

• التركيز و المنطقية فى التفكير

• معدل ذكاء عالى جداً

• هادىء الطباع و غير إنفعالى

• يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى

• اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه

• حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز

• حسن المظهر والأناقة

• القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة

• تحمل المسئولية و مواجهة تبعات القرارات بثبات

• قوة الشخصية و رباطة الجأش و الحزم

• يفضل ألا يقل السن عند التعيين فى وظيفة مدير المخازن عن 30 سنة و لا يزيد عن 45 سنة