إدارة المخازن و مراقبة المخزون

مقدمة :

شهد العالم في الفترة الأخيرة أزمة مالية شديدة أثرت على كثير من الشركات العالمية وأثرت علي اقتصاديات الشركات التي خططت معدلات إنتاجها على أساس تنبؤات التسويق التي سبق إعدادها قبل الأزمة العالمية مباشرة . كذلك يشهد العالم الآن سباقا متلاحقا في التطور التكنولوجي في كثير من السلع والمنتجات مثل الموبايل واللاب توب وتليفزيون الشاشات الرقيقة ال سى دى والتليفزيون الرقمي عالي الجودة وغيرها من المنتجات التي يحدث فيها التطور بصورة سريعة لا تمكن الشركات من تخطيط إنتاج موديل معين لفترة طويلة ولا الاحتفاظ بمخزون كبير من مكوناته . من اجل ذلك تسعى الشركات لتوظيف أساليب متقدمة لمراقبة المخزون تؤمن مصالحها .

مفهوم مراقبــة المخـزون :

هي كل النظم و الأساليب المستخدمة في حفظ قوائم تفصيلية بأصناف المــواد الخـام و البضائـع الغير مصنـعــة و تامــة الصنع بحيث تكون مستوياتها متناسقة مــع الخطط الإنتاجيـة و احتياجـات العمـلاء التي تم التنبؤ بهــا و هي تهدف إلى :

• أن تكون سياسة طلب البضائع أقرب ما تكون إلى الفاعلية .

• خفض رأس المال المجمد في البضائـع المخزونة إلى أدنى مستوى ممكن .

• تأمين وجـود البضائـع و السلـع بالكميـات المطلوبــة و في المكـان و الوقت الصحيحين .

• تقليل المخاطر المالية الناجمة عن زيادة المخزون وخاصة في حالة التقلبات المالية والأزمات العالمية والتطورات التكنولوجيا المتلاحقة في المنتجات الحديثة .

زيادة المخزون على كفاءة الأداء.

• مفاهيم العمل الجماعي

• الجودة الشاملة

• الصيانة الإنتاجية الشاملة

• تقنيات التحسين المستمر

• مشاكل توريدات وموردين .

• انخفاض كفاءة فرق العمل .

• مشاكل جودة .

• توقف المعدات وأعطالها .

• إعداد وتجهيز طويل للمعدات .

• مشاكل إنتاجية .

زيادة المخزون هو سير في الاتجاه المعاكس لمفهوم خفض الفاقد حيث يؤدى إلى :

• المساحة المخصصة للتخزين .

• أعمال النقل والتداول .

• زيادة في المعدات والأفراد المطلوبين للمخازن .

• زيادة في أعباء المراجعة والحصر .

• زيادة في الوقت والتكلفة .

• زيادة احتمال الخسارة في الأصناف التي لها فترة صلاحية محدودة .

أسباب الاحتياج للمخزون ( زيادة المخزون ) .

• لضمان توافر المواد لكل خطوة من خطوات الإنتاج ( خاصة لمواجهة تغير في طلبات العملاء ).

•  

• نقص في قدرات الموردين ( كضمان احتياطي في حال حدوث تأخير في الواردات ) .

•  

• تنبؤ غير دقيق

•  

• عدم التوازن في قدرات المعدات .

•  

• قدرة عمالة غير كافية .

•  

• تخطيط الإنتاج .

•  

مخاطر زيادة المخزون للمؤسسات الصغيرة

• لا يمكنها تحمل اى خسائر بسبب إدارة سيئة للمخزون .

• تكلفة المال الموقوف في المخزون أعلى من تكلفة التخزين والتامين وغيرها .

• المادة الخام والمواد في العمليات والمنتج التام كلها صور مختلفة للمخزون .

البضائع و السلع من المنتج إلى المستهلك عبر المراحل التالية

• المورد الرئيسي للمــواد

• المصنع أو المنشأة الإنتاجية

• المستــودع

• تاجـر الجملــة

• تاجر التجزئــة

• المستهلك النهائي أو العميل

تخطيط الإنتــاج - وهي المسئولية عن :

• تحديد مستويات عمليات الإنتاج في المستقبل و هي تأخذ في اعتبارهـا حجم المبيعات و كذلك التنبؤات الخاصة بــه .

• توافر الاحتياجات المطلوبة للعمليات الإنتاجية من جميع الموارد ( الخامات الأفراد المعدات .. الخ) .

خرائط التدفق التراكميــة

• تعتبر خرائط التدفق التراكمية وسيلة فعالة لمراقبة المخزون من أي صنف عند أي لحظة زمنيـة حيث يساوى المخزون للفارق بين الكميات السابق توريدها و الكميات السابق صرفها من الصنف حتى اللحظة الزمنية المطلوبة .

• يتم رسم الخريطة التراكمية على نفس المحاور ، الأفقي ( يعبر عن الزمن ) و الرأسي ( يعبر عن الكميات التراكمية الداخلة و الخارجة ) ، يتـم رسم منحنى الواردات ممثلاً

• للكمية الواردة للمخزن تراكمياً ( بإضافة الكمية الواردة عند زمن ( ن ) إلى الكميات السابق توريدها ) و أيضاً رسم منحنى المنصرف التراكمي بنفس الطريقة .

• و تعبر المسافة الرأسية بين المنحنين عن الرصيد الفعلي للمخزون عند أي لحظة زمنية ( ن ) .

• وعند استخدام خرائط التدفق التراكمية في تخطيط الإنتاج فان الخريطة تبدأ برسم منحنى الطلب

أساليب وسياسات مراقبة المخزون حلولا لبعض مشاكل تخطيط الإنتاج ،عن طريق :

• استخدام خرائط التدفق لدراسات خفض المخزون بين مراحل الإنتاج في حالة الإنتاج متعدد المراحل وذلك بعمل دراسات تحسين للعمليات المختلفة وتخطيط انسياب العمل ككل لضمان عدم تراكم المخزون بين المراحل المختلفة وهو ما تقوم به أنشطة الهندسة الصناعية .

• كما تفيد خرائط المخزون التراكمية في متابعة عمليات التوريد والصرف والأرصدة بدلا من قراءة جداول بيانات الوارد والمنصرف ( وسيلة مراقبة بصرية ) .

دور الخرائط التراكمية في رسم سياسات جيدة للتوريد الأمثل:

• متابعة وجود فائض عن سعة المخزن نتيجة لثبات معدل المنصرف وزيادة معدل الوارد .

• متابعة وجود عجز عن الوفاء بطلبات الصرف نتيجة لزيادة معدل المنصرف عن معدل الواردات واستهلاك المخزون الابتدائي .

• الاستفادة بمعلومات المرحلة السابقة في التخطيط للمرحلة التالية .

• الاستفادة بمعلومات المرحلة السابقة في تحديد مستوى المخزون الآمن .

• زيادة عدد مرات التوريد يساعد على خفض مستوى المخزون .

• التزامن بين الكميات الواردة والمنصرفة يساعد علي خفض مستوى المخزون .

عمليات الشحن و التوريد و مستوى المخزون يتم استخدام سجلات لكل العمليات مثل :

• سجل الطلبات التي لم تنفذ ( Order backlog file ) .

• الكميات التي تم شحنها فعلياً و رصيد الغير منفذ في سجل العمليات ( Transaction sheet ) و كذلـك مستوى المخزون و الكمية المطلوبة لسد النقص .

• يتم التعامل مع الطلبات حسب ترتيب وصولها وإرسالها سواء طلبات العميل أو الطلبات من المورد و ذلك من خلال صندوق الطلبات ( Production delay box )