ادارة المخازن ومراقبة المخزون الكترونيا

مقدمة :

يعتبر بند المخزون السلعي أحد العناصر الرئيسية التي تتألف منها الأصول المتداولة لذلك فإن موضوع قياس تكلفة المخزون السلعي واختيار الطريقة الواجب تطبيقها لمعالجة المخزون تحتاج إلى اهتمام فائق نظراً لما لذلك من أثر هام على تحديد تكلفــة المنتجات وتكلفة المبيعات وبالتالي على قياس الدخل والمركز المالي ويتألف المخزون السلعي مـن عدة حسابات مثل البضاعة المشتراة بغرض البيع في المنشآت التجارية وحساب مخـزون السلع الجاهزة والمواد الأولية والبضاعة تحت الصنع في المنشآت الصناعية.

الاهداف العامة :

• نظام الجرد المستمر

• الفرق بين إدارة المخزون وإدارة المخازن

• تخطيط المخزون

• تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها من وراء الاستثمار في المخزون .

• تقدير الاحتياجات المستقبلية من كل صنف من الأصناف المخزونة .

• تحديد الأوقات أو المواعيد التي يجب أن يتوافر فيها كل صنف .

• تحديـد حجـــم الاستثمار المالي المطلـوب لتوفير هذه الأصنـــاف

• ومصـــادر تمويله .

• تحديــد كيفيــــة تدبير أو توفيــر الأصناف المطلوبــة، وما يرتبط بذلك من

• سـياسات وإجراءات مختلفة .

• تحديد السياسـات والإجراءات والقواعـد الخـاصة بالاحتفـاظ بالمخزون .

• مراقبة المخزون

المحاور الرئيسية :

اليوم الآول(طرق تصنيف المخزون- العملية. وطبقا لهـذا الأسلوب غالبـا ما يتـم تقسيم المخزون إلى الأصناف التالية)

• المواد الخـام Raw Materials .

• المواد تحت التشغيل In Process Inventory .

• الأجزاء والمكونات Components & Subassemblies.

• مواد الإصلاح والصيانة Maintenance, repair, and operating supplies (MRO) .

• مواد التعبئة والتغليف Packaging materials.

• المنتجات النهائية أو تامــة الصنع Finished products .

• المخلفات والمواد غير الصالحة للاستعمال Salvage and scrap.

اليوم الثاني(التصنيف على أساس الغرض من المخزون Purpose of Inventory)

• المخزون التشغيلى Operating inventory

• مخزون الأمان Safety stock .

• التصنيف على أساس طبيعة الطلب Nature of Demand

• الطلب المستقل Independent demand

• الطلب التابع ( المشتق ) Dependent demand.

اليوم الثالث(الفروق الأساسية للتصنيف)

• تستخدم الأصناف ذات الطلب المستقل في إشباع الطلب الذي يأتي من خارج المنشأة التي تمتلك المخزون.

• بالنظر إلى مكونات النظام الإنتاجي في المنشأة (مدخلات ـ تحول ـ مخرجات) يمكننا التمييز بين الطلب المستقل والطلب التابع .

• يتم تقدير الاحتياجات من الأصناف ذات الطلب المستقل باستخدام أسلوب أو أكثر من أساليب التوقع.

• إن الأساليب المستخدمة في تخطيط ومراقبة المخزون من الأصناف ذات الطلب المستقل تختلف عن الأساليب المناسبة للأصناف ذات الطلب التابع .

اليوم الرابع(معايير كفاءة وفعالية الاستثمار في المخزون)

• ضرورة توفير الاحتياجات من المواد بالمواصفات المطلوبة .

• ضرورة توفير الاحتياجات من المواد بالكميات المناسبة .

• ضرورة توافر المخزون في الوقت المناسب .

اليوم الخامس(التصنيف والترقيم لأصناف المخزون السلعي)

• حجم ونوع وقيمة المخزون السلعي لديها والمساهمة في تخطيط سياسات الشراء الحكومي .

• تجنب الوصول بالمخزون السلعي الى مستوى ا لتخزين الحرج خاصة بالنسبة للمواد أو الأصناف الهامة والإستراتيجية .

• سهولة التعرف على الأصناف الزائدة عن الحاجة أو الراكدة مما يساعد على سرعة التصرف

اليوم السادس(العنصر البشرى)

• التدريب المركزى للعاملين بالحقل المخزنى على اعمال التكويد فى مركز تدريب المشتريات والمخازن والمبيعات التابع للهيئة

• عقد لقاءات مركزية وإقليمية للتوعية والتعريف بالمشروع والحصول على البيانات اللازمة .

اليوم السابع(المخازن - ويتم من خلاله بناء الخريطة المخزنية وتكويد المخازن من خلال الآليات الآتية)

• حصر المخازن القائمة حاليا

• تحديد الحالة الراهنة للمخازن

• تطوير المخازن القابلة للتطوير

اليوم الثامن(تطوير اليات العمل)

• التحول من العمل الدفترى اليدوى إلى العمل الالى

• ربط المخازن ببعضها وبالمركز الرئيسى لادارة المخزون الحكومى بالهيئة

• تدريب العاملين بالمخازن على العمل الالى باستخدام الحاسبات الآلية

• وضع خطة حوافز للعاملين بناء على الوفورات التى تتحقق بميكنة العمل

اليوم التاسع(تعديل التشريعات المنظمة للأعمال المخزنية لتتواكب مع التطوير الشامل لرفع كفاءة إدارة المخزون)

• حصر الأصناف من واقع محاضر الجرد الوارد

• تكويد (350) الف صنف تقريبا تم تضمينها قاعدة البيانات الخاصة بدليل التصنيف والترقيم لارقام المخزون السلعى .

• بالنسبة للخريطة المخزنية فان موقف الحصر قد شمل عدد (30000 ) مخزنا .

• اصــدار العديد من الكتــب والمنشــورات العامــة لتحفــيز جــهات الدولة على امداد الهيئة بالبيانات الخاصــة بالمشــروع

• تدريب العاملين بالحقل المخزنى بمختلف جهات الدولة على أعمال التكويد بمركز تدريب المشتريات والمخازن والمبيعات التابع للهيئة .