إدارة المخازن ومقاييس اداء ورقابة المخزون

مقدمة :

تعتبر الرقابة الإدارية عنصراً مهماً وأساسياً من عناصر الإدارة التي يجب أن تمارس في جميع المستويات وعلى صعيد كل الأنشطة والأعمال في المنظمة ومن ضمنها نشاط التخزين الذي يعد من الأنشطة الرئيسية في المشروع إذ لا يمكن تسيير الأعمال المخزنية بشكل يضمن توفير المواد بصورة مستمرة ويمنع توقف الإنتاج وتجميد رأس المال وحدوث تلاعب في المخزون إلا إذا توفرت الرقابة الجيدة التي تعتمد على الأسس العلمية في متابعة وتقويم الأعمال المخزنية وتصحيح أي خطأ يحدث أثناء ممارسة هذه الأعمال أو تلافيه قبل حدوثه .

مفهوم وأهمية الرقابة على المخزون:

يمكن تعريف الرقابة على المخزون بأنها ذلك النشاط الذي يعني بمتابعة سير الأعمال المخزنية والتأكد من أن ما يتم أو تم في الواقع العملي مطابق لما اريد اتمامه ويهدف هذا النشاط بشكل عام إلى التأكد من سلامة وضع وتنفيذ الخطط والبرامج والسياسات المتعلقة بالتخزين وسلامة إجراءات الإستلام والصرف وضمان إستمرارية تدفق المواد بما يلبي إحتياجات المشروع والتأكد من أن تكاليف التخزين عند أدنى حد لها وأن المخزون لا يتعرض للتلف أو السرقة أو التقادم وأن حفظ المواد تتم وفقاً للنظام المعد لذلك . وتنبع أهمية الرقابة من كونها الإدارة الفعالة التي يمكن من خلالها متابعة أعمال الأخرين وضبطها وتقويمها ومعالجة الظواهر السلبية كالسرقة والإختلاس والإسراف في استخدام المواد ، وتصحيح الأخطاء التي قد يقع الإنسان العادي فيها أثناء العمل والمساعدة في تحقيق الأهداف من خلال ضبط الجهود وتحديد مسارها ومعالجة تخلف أشكال التسيب و الإنحرافات التي قد تعرقل وتثبط الهمم وتنشر التراخي بين العاملين ، وتوفير البدائل والأساليب الحديثة لحل المشاكل القائمة وتلافي المشاكل المتوقع حدوثها وضمان سلامة إتخاذ القرارات وتنفيذها بأفضل صورة ممكنة والتأكد من أنها محل إحترام الجميع هذا بالإضافة إلى ما للرقابة من دور في إكتشاف الحاجة لتطوير العمل أو الأفراد أو الإمكانات المتعلقة بالنشاط المخزني .

أنواع الرقابة على المخزون :

تتعدد وتختلف أنواع الرقابة على المخزون وفقاً لما تهدف إليه الرقابة فمثلاً تصنف الرقابة على أساس الزمن إلى رقابة قبلية أو وقائية ورقابة أثناء التنفيذ ورقابة بعد التنفيذ وعلى أساس المصدر إلى رقابة داخلية ورقابة خارجية وعلى اساس الأهداف إلى رقابة سلبية ورقابة إيجابية وعلى أساس مجال الرقابة إلى رقابة إدارية ورقابة مالية ورقابة فنية ولكن ما يهمنا هنا هو ما يسمى بالرقابة النوعية ، والرقابة الكمية ، ورقابة التكلفة ، والرقابة الزمانية

الأهداف العامة :

• الرقابة النوعية .

• الرقابة الكمية .

• رقابة الكلفة .

• الرقابة الزمانية .

• مراحل الرقابة على المخزون.

المحاور الرئيسية :

المرحلة الأولى:(تحديد المعايير)

• قياس العمل الفعلي الكمية أو النوعية أو هما معاً والتي تستخدم في معرفة مستوى أداء المنظمة أو الإدارة أو الفرد وعادة ما تتعدد هذه المعايير وتختلف بإختلاف النشاط المراد قياسه

• أهم المعايير الكمية التي يمكن إستخدامها في مراقبة المخزون بمعيار مستوى التخزين الذي يحدد بعدد الوحدات المطلوب

• تحديد مواصفات وخصائص الأصناف التي يتم شرائها وتخزينها ومن أمثلة هذه المعايير مستوى الجودة المطلوبة والإنتاجية والكفاءة و أبعاد ومكونات الأصناف والخصائص الطبيعية والكيماوية القابلة للقياس

• تحدد المعايير الكمية وإنما لا بد من تحديد معايير نوعية تتمثل في مواصفات الصنف مثل المظهر العام للسلعة واللون المناسب ودرجة التفضيل من قبل المستخدم أو المشتري والمنفعة من السلعة وسهولة الاستخدام والكفاءه في الأداء

• تستخدم عدة طرق في وضع المعايير منها طريقة تحديد مستوى الأداء المتوقع وهي التي تعتمد على تحليل التجارب السابقة وتسمى بالمعايير

• الإحصائية وطريقة وضع المعايير على اساس تقويم النتائج وطريقة المعايير الهندسية التي تستند على التحليل الكمي لعمل أو نشاط معين .

المرحلة الثانية

:(قياس الأداء - وبناءً على وحدات القياس المختارة تتم عملية قياس الأداء الفعلي من خلال استخدام أحد أو بعض الأساليب الأتية)

• الجرد.

• حساب النفقات الفعلية ومقارنتها بالنفقات التخطيطية في الميزانية التقدرية لأعمال إدارة المخازن .

• معدل النمو في تكاليف التخزين من أجل معرفة التغيرات التي تحدث من أجل إتخاذ قرار بالترشيد وضبط أي إنحراف .

• قياس مدى إلتزام إدارة المخازن بالتكاليف المخططة للتخزين خلال فترة زمنية معينة .

• الأساليب الأخرى لقياس الأداء .

تحديد معدل دوران المخزون من خلال :

• تلافي تجميد رأس المال في شراء مثل هذه الأصناف بقدر أكبر من حاجاتها .

• قياس نسبة التالف من المخزون حيث يحدث لبعض المواد تلف إما نتيجة لعدم توفر المواصفات الفنية أو لعدم مناولة المواد وحفظها بشكل سليم

• يمكن قياس كفاءة التخزين في تخفيض معدل الفاقد الذي يعد من أهم العوامل التي تؤثر على التكاليف المتعلقة بإنتاج السلعة أو الخدمة في المنظمة .

• كفاية المخزون من المواد حيث يستخدم هذا المؤشر للدلالة على مدى توفر المخزون بشكل كافي ويتم إحتسابه من خلال قسمة كمية المواد

• المستخدمة فعلاً خلال فترة زمنية معينة على مستوسط الإستخدام الشهري .

المرحلة الثالثة :(تصحيح الإنحراف)

• تعديل خطط وسياسات التخزين محل التنفيذ وذلك في حالة ما يكون سبب الإنحراف هو عدم سلامة هذه الخطط والسياسات .

• القيام بإجراءات تعديل في المخزون سواء فيما يتعلق بأنواعها أو مصادرها أو طريقة الحصول عليها أو اسلوب حفظها .

• إجراء تعديل في أساليب وطرق تخزين المواد وتشغيل المعدات المستخدمة في العمل المخزني.

• إتخاذ إجراءات تعديل في نظام الاختيار والتعيين والتدريب والتنمية والترقية والنقل أو في نظام الإشراف أو نظام الأجور والحوافز وذلك عندما يتضح من الدراسة أن أسباب الإنحراف هي سوء التنفيذ .

المرحلة الرابعة :(الأنظمة والقوانين والإجراءات المعمول بها في إدارة المخازن)

• الصرف أو الصيانة أو غير ذلك من الأمور التي قد تكون سبباً في حدوث الإنحرافات .

• أن تتم إجراءات التصحيح بالقرب من مواقع التنفيذ وبسرعة وأن يحدد القائمين على عملية تنفيذ هذه الإجراءات وترصد الإمكانات اللازمة

• تنفيذ الأثار التي تنجم عن عملية التصحيح قبل إجراءها .