اتخاذ القرارات وقت الازمات - التخطيط الاستراتيجي

مقدمة :

• يعد التخطيط الاستراتيجي أداة إدارية تستخدمها المؤسسة من أجل القيام بعملها بصورة أفضل وذلك من خلال تركيز طاقاتها والتأكد من أن جميع العاملين فيها يسيرون في اتجاه نفس الأهداف، إضافة إلى تقويم وتعديل اتجاه المؤسسة استجابة للتغيرات البيئية.

• وفي ضوء مشروع مركز للتطوير بدأت باعتماد التخطيط الاستراتيجي منهجاً لها وذلك من خلال تشكيل فريق للتطوير يقوده مدير المدرسة ويقع على عاتقه إعداد وتنفيذ وتقويم خطة المدرسة التطويرية. ونظراً لأهمية هذا المشروع فقد بدأ معهد التربية يضمن برامجه التدريبية في أثناء الخدمة - خاصة دورات الإدارة المدرسية والإشراف التربوي- مواد تدريبية ترتبط بالمجمعات التدريبية التي نفذت في إطار مشروع المدرسة مركز للتطوير.

• تسلسل الأحداث اليومية للمنظمة ويؤدي الى سلسلة من التفاعلات ينجم عنها تهديدات ومخاطر مادية ومعنوية للمصالح الاساسية للمنظمة مما يستلزم اتخاذ قرارات سريعة في وقت محدد وفي ظروف يسودها التوتر نتيجة لنقص المعلومات وحالة عدم التيقن التي تحيط بإحداث الازمة ...

أهداف النشاط:

يؤمل بعد الانتهاء من تنفيذ النشاط أن تكون الفئة المستهدفة قادرة على:

• تعرف مفهوم التخطيط، والتخطيط الاستراتيجي.

• تعرف أنواع الخطط وتصنيفاتها.

• التمييز بين التخطيط الاستراتيجي، والتخطيط الإجرائي، والتخطيط بعيد المدى.

• تعرف فوائد التخطيط الاستراتيجي وأهميته.

• تعرف مراحل التخطيط الاستراتيجي.

• توظيف التخطيط الاستراتيجي في إعداد خطة تطويرية.

• تزايد تعرض الدول للأزمات

• التكلفة الاقتصادية والاجتماعية العالية للكوارث والازمات

• تأثير ثورة الاتصالات والتكنولوجيا على اتصالات الازمة

• التأثير على سمعة المنظمة ودورها في تقليل الاضرار

• الاهتمام بتأثيرات الثقافة التنظيمية

المحاور الرئيسية :

الوحدة الأولى :

الإطار النظري للتخطيط الاستراتيجي في إدارة الازمات

• إعداد المدربين وتوزيع المهام على الفئة المستهدفة من أجل قراءتها والاستعداد للمشغل.

• عرض الإطار النظري للنشاط

• تقسيم المتدربين إلى مجموعات وتنفيذ الأنشطة المتضمنة.

• متابعة عمل المتدربين، وإعطاء التغذية الراجعة.

• تقويم النشاط باستخدام أداة التقويم ED/BWP/ET-2

• متابعة أثر النشاط على الفئة المستهدفة من خلال:

• متابعة إعداد المديرين لخططهم التطويرية، وتقديم التغذية الراجعة اللازمة.

• تعميم النشاط على فئات أخرى من المديرين.

• التكلفة الاقتصادية والاجتماعية العالية للكوارث والازمات

• تأثير ثورة الاتصالات والتكنولوجيا على اتصالات الازمة

• التأثير على سمعة المنظمة ودورها في تقليل الاضرار

• الاهتمام بتأثيرات الثقافة التنظيمية

الوحدة الثانية :

التخطيط كعملية- مستقبلية للقرارات:

• التركيز على الأداء المستند إلى الدراسة والتنبؤ بالمستقبل، وكذلك على استمرارية عملية التخطيط وعدم استنادها فقط على مجموعة من الإجراءات والأساليب.

• ابرز أهداف السيطرة على الازمة .

• عوامل رئيسية لنجاح الاتصالات في ظروف الازمة.

• الازمات المفاجئة .

• الازمات ذات المقدمات المحسوسة .

• الازمات المزمنة .

• التخطيط الاستراتيجي والتخطيط بعيد المدى.

الوحدة الثالثة :

الخطوات الأساسية في عملية التخطيط الاستراتيجي

• تحديد القضايا المهمة والخيارات التي يجب ان يناقشها التخطيط الاستراتيجي.

• تحديد الأدوار (من يعمل ماذا ؟....)

• تشكيل لجنة للتخطيط.

• تطوير صورة مستقبلية للمؤسسة.

• تحديد المعلومات التي يجب جمعها لاتخاذ قرارات صائبة.

• ويعني لماذا تتواجد المؤسسة، وما الذي تسعى لتحقيقه.

• ويعني الطريقة أو النشاط الرئيس الذي تحاول المؤسسة من خلاله تحقيق الغرض.

• وتعني المبادئ والمعتقدات التي تقود أفراد المؤسسة أثناء سعيهم لتحقيق غرض المؤسسة.

• ما المشكلة أو الحاجة التي تحاول المؤسسة معالجتها؟

• ما الذي يجعل مؤسستك فريدة؟

• من المستفيد من عملك؟

الوحدة الرابعة :

المهــــــام التــي يتحملهــا فريـــق في إدارة الازمات:

• تجميع وفحص وتحليل المعلومات

• حصر كل المعلومات

• تحديد درجة خطورة الازمة المحتمله

• التوصية بالاجراءات الوقائية

• وضع خطة لمواجهة الازمة في حال وقوعها

• تحويل الخطة الوقائية الى علاجية بعد وقوعها

• تنفيذ خطة اداره الازمة

• عقد اجتماعات لتقييم عملية ادارة الازمة بعد انتهائها

الوحدة الخامسة :

المهارات الاساسية المطلوبة لإدارة الازمة

• الادارة الفعالة للأزمة لاتعتمد على قائمة من الادوات والآليات فقط ، وانما على حالة مزاجية عامه

• الجهود المطلوبة لإدارة فعالة للازمة تتعدى مجرد الاهتمام الشخصي

• صفاء الذهن وصناعة القرارات بشكل عقلاني منطقي

• الاخذ في الاعتبار اهتمامات المساهمين والحلفاء

• مشاركه اخرين في عملية صناعة القرارات

• الاتصال بوضــــــوح + تجنب اتخاذ الجانب الدفاعـي

• كن اميناً وقادرا على الاعتراف بانك لاتعرف جميع الاجابات

• حافظ على كونك المصدر الرئيسي للاخبار

• اجعل استجابتك سريعة + استخدام الموارد المتاحه للمنظمة على الوجه الامثل

• القدره على اقامة صلات مع الاخرين + الحاجة الى المرونة والتفكير الابداعي

• القدرة على ادراك الضغوط التي تفرضها الازمة

مدى مواكبة المنظمة لأنواع التغيير الناتج عن الازمة

• الازمة في حقيقتها عباره عن تغيير رئيسي يؤثر عن كيان المنظمة والافراد الذين يعملون بها ويقع بشكل مفاجئ وغير مخطط له مسبقاً

• تجميع المعلومات وتحليلها + توقع ردود الفعل

• اعداد الدراسات المتكاملة + تطوير اجهزه صنع القرار

• الدراسة المستمره للراي العام + التنسيق المستمر للرأي العام

• التنسيق المستمر مع الاجهزة المختصه + التنسيق مع المراكز المتخصصه بإداره الازمات

• اعداد دراسات متكاملة على المستوى الدولي + العمل المستمر لتنمية مهارات العاملين وقدراتهم